Środowisko ma silny wpływ na działanie organizacji. Działania organizacji zależą i muszą zawsze zważać na poszczególne cechy środowiska. To właśnie umiejętne czytanie otoczenia może doprowadzić organizacje do spełnienia i realizacji swoich celów.

Aby lepiej poznać jak środowisko odziałowuje na organizacje i jakie zachodzą między nimi relacje, należałoby zapoznać się najpierw z definicją otoczenia organizacji. Encyklopedia PWN informuje, że otoczenie to wszystko to, co znajduje się poza układem rozważanym i co może wywierać na

niego wpływ lub na co dany układ oddziałuje. Otoczeniem jest więc zbiór wszystkich

składników nie należących do rozważanego systemu, których zmiany mogą spowodować

przejście systemu w stan odmienny od istniejącego1. Po przeanalizowaniu definicji można zauważyć, że środowisko i otoczenie silnie na siebie odziałowuja. Należy więc dodać bardzo ważną zależność zachodzącą pomiędzy organizacją i otoczeniem. Otóż otoczenie może funkcjonować bez żadnej konkretnej organizacji natomiast organizacja nie może funkcjonować bez otoczenia. Dla tego też dla osób zarządzających organizacjami, otoczenie jest źródłem niepewności gdyż ulega ono ciągłym zmianom. Taka sytuacja nakazuje do konieczności opisu i charakterystyki otoczenia organizacji. Otoczenie można podzielić na otoczenie zewnętrzne(wszystko to, co na zewnątrz organizacji) i wewnętrzne(składa się z warunków i sił wewnątrz organizacji). Otoczenie zewnętrzne może być ogólne(obejmujące elementy znane i bliżej nie sprecyzowane, aczkolwiek wpływające na działanie organizacji) bądź celowe(obejmujące elementy wpływające bezpośrednio na działanie organizacji w zależności od jej rodzaju). Otoczenie zewnętrzne-ogólne to są tak zwane wymiary. Wyróżnia się takie wymiary jak : polityczno-prawny, ekonomiczny, socjologiczno-kulturowy, techniczno-technologiczny i międzynarodowy. Krótka charakterystyka wymiarów przybliży ich wpływ na działanie organizacji. Wymiar polityczno-prawny to nic innego jak wszelkie relacje, stosunki jakie zachodzą pomiędzy organizacją a państwem. W te relacje wchodzą normy, przepisy, regulacje prawne oraz ich jakość. Tak więc ten wymiar reguluje działanie organizacji na tle prawnym, normuje w jaki sposób należy przeprowadzać wszelkie operacje zgodnie z prawem.

1Włodzimierz Kryszewski,Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1983 czerwiec

Organizacje muszą bezwzględnie przestrzegać wymiaru polityczno-prawnego aby wogóle istnieć.Wymiar ekonomiczny to wymiar, na który organizacje muszą szczególnie zwracać uwagę, ponieważ określa on system finansowo-bankowy, podatkowy, system gospodarczy, cechy gospodarki, bezrobocie, inflację, stopy procentowe itd. A więc żeby organizacja odniosła sukces musi dobrze zbadać wszelkie składniki tego wymiaru a następnie dobrze je odczytywać, gdyż ulegają ciągłym zmianom. Wymiar socjologiczno-kulturowy odnosi się do społeczności otaczającej organizacje. Opisuje normy, wartości, wierzenia, religie, style życia, zwyczaje, nawyki, wartości, demograficzne cechy społeczeństwa itp. Nie jest może tak samo ważny jak poprzednie ale należy się z nim liczyć żeby działania organizacji nie spotkały się z sprzeciwem społeczeństwa. Wymiar techniczno-technologiczny określa poziom innowacyjności, nowe surowce, produkty, maszyny, procesy technologiczne, rozwiązania techniczne, postęp, patenty, wynalazki itp. Badania tego wymiaru mogą polepszyć przyszłość organizacji i wpłynąć na ich dalszy rozwój. Wymiar międzynarodowy obejmuje te elementy środowiska organizacji, które występują w skali międzynarodowej i globalnej1. A mianowicie dotyczy porozumień i sojuszy międzynarodowych oraz globalnych infrastruktur informacyjnych, komunikacyjnych i finansowych. Wymiar ten jest ważny ze względu na rozszerzanie choryzontów organizacyjnych poza granice państwa. Dokładna analiza wymiaru międzynarodowego może doprowadzić do rozbudowy organizacji i do znalezienia nowego rynku. Drugi rodzaj otoczenia zewnętrznego to otoczenie celowe. Ze względu na to, że wpływ ogólnego otoczenia jest często niejasny i długofalowy, większość organizacji koncentruje się raczej na otoczeniu celowym. Chociaż jest ono również dość złożone, dostarcza więcej użytecznych informacji niż otoczenie ogólne, albowiem menedżer może rozpoznać czynniki otoczenia szczególnie interesujące organizację, a nie zajmować się bardziej abstrakcyjnymi wymiarami otoczenia ogólnego. Otoczenie celowe może obejmować konkurentów, klientów, dostawców, regulatorów i sojuszników strategicznych. Głównym zagrożeniem dla organizacji ze strony otoczenia celowego są regulatorzy. Te jednostki mają możliwość kontrolowania działań i polityki organizacji. . Istnieją dwa typy regulatorów. Pierwsze to agencje regulacyjne powoływane przez rząd w celu regulacji działalności organizacyjnej, np. chroni prawa jednostek. Otoczenie regulacyjne nakłada na organizacje wiele ograniczeń. Drugi typ regulatora to grupa interesu.

Podsumowując otoczenia zewnętrzne organizacji należy powtórzyć, że oddziaływuje ono silnie na organizacje i dużo od tego zależy. Jest wiele wymiarów, na które trzeba zwracać uwagę, ponieważ jedynie prawidłowe odczytanie przyszłych stanów otoczenia może wywołać sukces. Oczywiście organizacja nie zostaje bierna wobec otoczenia, gdyż ciągle usiłuje

___________________________________________________________________________

1Koźmiński,1999; Nowakowski,1999;Zorska,1998

wpływać na otoczenia w zależności od swoich potrzeb. Zachodzi między nimi interakcja. Jednak nie na wszystkie wymiary otoczenia zewnętrznego organizacja ma wpływ. Jest to tak zwane otoczenie niesterowalne. Mogą to być na przykład zmiany prawne, polityczne, demo-graficzne czy klimatyczne.

Otoczenie może być także wewnętrzne. Są to wszelkie warunki i siły tkwiące w organizacji. W skład otoczenia wewnętrznego wchodzą cztery podstawowe elementy, którymi są: zarząd(z całą polityką, którą realizuje), pracownicy, kultura organizacji(czyli system podstawowych norm i wartości, które w organizacji zostały uznane za ważne i zostały uznane przez pracowników) oraz tożsamość organizacji(czyli ugruntowany, dobrze spozycjonowany wizerunek). Otoczenie wewnętrzne ma ogromny wpływ na działanie organizacji ponieważ jest jej szkieletem. Brak jednego z powyższych składników może spowodować upadłość organizacji. Te składniki są podstawą i bez nich nie ma organizacji, bo trudno jest sobie wyobrazić jakąkolwiek działalność bez pracowników czy zarządu.

Gdy już wiemy jak wygląda otoczenie, z czego jest zbudowane, jakie są rodzaje i jak funkcjonuje należy omówić główny wątek pracy, a mianowicie jak otoczenie wpływa na organizacje. Aby wszystko dobrze zrozumieć, należy mieć świadomość umowności wyraźnego rozgraniczenia pomiędzy otoczeniem a organizacją. Umowność tego rozgraniczenia polega na tym, że otoczenie ciągle przenika do sfer działania organizacji i to na wiele sposobów1. Jako przykład może tutaj służyć uczelnia wyższa jako organizacja. Uczelnia kieruje się własnymi zasadami i interesami ale jednak jej kultura jest częścią polskiej kultury akademickiej(otoczenie wewnętrzne kulturowe). Kieruje się także wyposażeniem uczelni na tle technologicznym w własnym, możliwym zakresie ale jest zobowiązana do udostępnienia internetu w swoich pracowniach, gdyż jest to standard technologiczny(otoczenie zewnętrzne, techniczno-technologiczne). Tak więc otoczenie zawsze w pewien sposób oddziaływuje na organizacje. Ten fakt jest odwiecznym problemem i zmartwieniem ludzi zarządzających i kierujących organizacjami. Podleganie wymogom otoczenia jest czasami dosyć trudne. A zauważyć trzeba, że te wymogi ciągle się zmieniają i są często nieprzewidywalne. Talent właścicieli organizacji, które odniosły sukces polega właśnie na umiejętnym czytaniu zmian otoczenia i przewidywaniu ich dalszej ewolucji. . Organizacja musi zdawać sobie sprawę z wpływu, jaki wywiera na nią otoczenie, musi

___________________________________________________________________________

1 Andrzej K.Koźmiński, Włodzimierz Piotrowski ,Wydawnictwo Naukowe PWN, Zarządzanie -teoria i praktyka, Warszawa 1998

rozumieć podstawowe elementy swego otoczenia, by mogła wśród nich prawidłowo manewrować. Zagrożenia ze strony otoczenia nie występują tylko w formie umownej granicy między otoczeniem a organizacją ale także w formie konkurentów na rynku. Pojawiające się coraz to młodsze przedsiębiorstwa chcą się jakoś zaznaczyć na rynku i wejść w całe otoczenie bez jakichkolwiek kłopotów. Dlatego zawsze oferują wiele promocji, zniżek i nie kładą zbyt dużego nacisku na własne dochody. Tworzą takim zachowaniem zagrożenie dla starych organizacji odbierając im klientów. Dlatego kierujący organizacjami muszą bacznie obserwować konkurentów i dostosowywać swoją politykę działania do innych przedsiębiorstw. Istotą działań organizacji są starania wymanewrowania konkurentów dla spełnienia własnych korzyści. Innymi zagrożeniami mogą być zaburzenia na przykład nieoczekiwany kryzys, którego doświadczamy obecnie. Jego wpływ na przedsiębiorstwa jest znaczny. Na naszym przykładzie w Polsce działa 3400 dużych firm. Zatrudniają one ponad 40 procent pracujących w całym sektorze przedsiębiorstw i wytwarzają ponad jedną trzecią PKB a kryzys spowodował to , że jedna trzecia firm będzie musiała ograniczyć produkcję i sprzedaż. Bardzo duża niepewność dotyczy planów zatrudnienia, bo prawie 28 procent dużych przedsiębiorstw już podjęło decyzję o zwolnieniach, a dalsze 27 procent jest gotowe na taki krok, jeżeli sytuacja będzie rozwijała się źle1. Skutki takiej sytuacji mogą być niszczące dla organizacji, zwłaszcza kiedy menedżerowie nie są przygotowani na ich pokonywanie. Dlatego większość przedsiębiorstw powołuje do życia sztaby kryzysowe, które mają za zadanie przewidywać ewentualne zaburzenia i działać możliwie szybko aby je zniwelować. Kiedy otoczenie przynosi wiele zagrożeń podobnych do wymienionych powyżej, organizacje muszą się odpowiednio przystosować. Służą temu zarządzania informacjami, reakcje strategiczne, fuzje, przejęcia i sojusze. W obecnych czasach organizacja ma nikłe szanse na skuteczne funkcjonowanie bez jakiejkolwiek pomocy z zewnątrz. Ciągle swoje działania musi opierać na współpracy z innymi organizacjami.

Podsumowując należy przypomnieć, że otoczenie ma wielki wpływ na organizacje i jej działanie. Bardzo często ten wpływ ma charakter negatywny i powoduje niepewność wśród osób zarządzających firmami. Dlatego muszą oni dołożyć wszelkich starań aby to otoczenie nie ingerowało zbyt mocno w interesy organizacji. Otoczenie organizacji jest składnikiem rzeczywistości, w której ona funkcjonuje i który wywiera na nią znaczny wpływ. Szczególnie dzisiaj przedsiębiorstwa działają w tak zwanych ciężkich czasach – czasach

___________________________________________________________________________

1 badania PKPP Lewiatan i firmy Deloitte umieszczone na www.gazeta.pl

powolnego wzrostu gospodarczego, intensywnej konkurencji krajowej i zagranicznej,

ograniczeń surowcowych, cięć w polityce finansowej państwa, rosnących wymagań ekologicznych, zmniejszającej się liczby miejsc pracy, przyspieszonego starzenia wyrobów, swoistej konkurencji w zakresie wzrostu jakości i wydajności pracy, obniżania się kosztów produkcji i tym podobnych. Są to więc czasy rosnącej niepewności i podwyższonego ryzyka. Przedsiębiorstwo, by móc działać w takich czasach, w takim otoczeniu, musi dokonywać jego ciągłej analizy, poszukiwać nowych możliwości działania i odpowiadać na jego wyzwania nowymi technologiami, wyrobami i formami marketingu. Musi stworzyć sobie system obserwacji otoczenia, studiować na bieżąco wykrywane zmiany i trendy, siły, wydarzenia i zjawiska, uwzględniać pojawiające się szanse i zagrożenia i odpowiednio na nie reagować. Tylko wtedy przedsiębiorstwo będzie mogło sprawnie funkcjonować, rozwijać się i umacniać swoją pozycję rynkową.