Małgorzata Leszczyńska

Na wstępie mojej pracy chciałabym omówić pojęcie zmian organizacyjnych. Jest wiele definicji zmian w zarządzaniu, przytoczę kilka wybranych. Zmiana jest pojęciem bardzo ogólnym, oznacza planowane i nieplanowane, pożądane i niepożądane zdarzenia czy procesy. Podam najpowszechniejszą definicję zmiany organizacyjnej. Jest to każda istotna modyfikacja jakiejś części organizacji . Jest jeszcze wiele innych ciekawych określeń. Zmiana organizacyjna może dotyczyć każdego aspektu organizacji i może pociągnąć za sobą skutki daleko wykraczające poza obszar, w którym się odbywa . Zmiana jest to też przekształcenie istniejącego układu według ustalonych procedur przemieniające równocześnie rezultaty tego przekształcenia ukierunkowane przez celowość działań organizacji . Zmianą można nazwać także komplementarne do samej zmiany działania i techniki wspierające proces zmiany, których celem jest akceptacja zmiany w organizacji . Reformy w organizacji czasami przebiegają dosyć szybko i niespodziewanie, co może wpłynąć na działalność przedsiębiorstw. Zmiany są nieodłącznym elementem związanym z prawidłową działalnością każdego przedsiębiorstwa. Firmy muszą się zmieniać, gdyż zmienia się otoczenie, w którym funkcjonują. Wiele organizacji dostrzega potrzebę zmian wtedy, kiedy zmienia się coś, co jest z nimi bezpośrednio związane. W takich sytuacjach organizacjom nie pozostaje nic innego jak dostosować się do otaczających ich reform. Brak przewidywania zmian czy brak właściwego rozwiązania i odpowiedniej odpowiedzi na zmianę warunków otoczenia w organizacji to główne przyczyny problemów, których można byłoby uniknąć. Organizacja, która nie potrafi się zmieniać i jest oporna na jakiekolwiek zmiany czy też napotyka coraz więcej problemów w prawidłowym rozwoju i efektywnej działalności przestaje się „liczyć” i zanika w dzisiejszym świecie .

W dalszej części referatu chcę przedstawić ogólny podział na rodzaje zmian organizacyjnych i nieco bardziej szczegółowo opisać obszary ich występowania.

Zmiany organizacyjne dzielą się na makrosystemowe i mikrosystemowe. Te pierwsze polegają między innymi na odgórnym wprowadzaniu reform, natomiast drugie mikrosystemowe oznaczają zmiany dokonujące się oddolnie. Zmiany makrosystemowe obejmują reformy systemowe, strukturalne oraz programowe. Mikrosystemowe zmiany dzielimy na innowacje, modyfikacje oraz usprawnienia. Jest to ogólny podział na rodzaje zmian organizacyjnych.

Można jeszcze dokonać podziału na zmiany wynikające z przyczyn wewnętrznych i zewnętrznych, na zmiany dostosowawcze i planowane czy też na radykalne i inkrementalne. Występują także zmiany, które są ukierunkowane na poprawę efektywności i skuteczności oraz zmiany wynikające ze wzrostu czy fazy cyklu życia organizacji. Kolejnymi, które można wymienić są zmiany, które rodzą się wraz z wprowadzeniem nowej technologii. Warto też wspomnieć o zmianach odnoszących się do zasobów ludzkich, zmianach politycznych oraz zmianach związanych ogólnie z zarządzaniem. Wypisane wyżej przemiany to z pewnością nie wszystkie, które występują, gdyż jest ich bardzo wiele. Zmiany organizacyjne mogą dotyczyć wszystkich aspektów danej firmy, najczęściej w organizacji wiążą się ze zmianami struktury, technologii oraz ludzi . Reformy przebiegają często w sposób gwałtowny i dynamiczny, więc w ten sposób mają wpływ na efektywność i całą działalność organizacji. Uważam, że najistotniejsze zmiany zostały wymienione.

Drugą częścią mojego referatu są obszary zmian organizacyjnych. Jak już wcześniej wspominałam zmiany organizacyjne mogą dotyczyć niemal wszystkich części organizacji. Jednak ja skupię się na opisaniu czterech głównych obszarów reform w organizacji. Większość przypadków wprowadzania zmian dotyczy strategii organizacji, jej struktury i projektu, techniki oraz operacji, czy też ludzi.



Pierwszą zmianą jest zmiana strategii w organizacji. Jest to próbna zmiana ustawienia całej organizacji względem otoczenia. Zmiana może dotyczyć na obszarze strategii na przykład odchodzenia od wzrostu na drodze cięć. Organizacja, która składa się z wielu niezależnych jednostek może zmienić swój portfel w drodze zakupu lub sprzedaży. Może też zmienić strategię dla wybranej jednostki przez odejście od strategii zróżnicowania i przyjęcie strategii przewodnictwa pod względem kosztów. Może również zmienić strategię na poziom funkcjonalny czy też swoje stanowisko w różnych sprawach związanych z działalnością firmy. Organizacja może podjąć też decyzję o wspólnym przedsięwzięciu lub wkroczeniu na rynki międzynarodowe. Każda reforma przykładowo wymienionych powyżej decyzji jest odzwierciedleniem zmiany strategii.

Drugą zmianą jest zmiana struktury i projektu organizacji. Organizacja może zmienić sposób projektowania stanowisk pracy oraz podstawę ich grupowania. Może także wprowadzać zmiany w układach stosunków podporządkowania czy we władzy formalnej. Zmiany mogą dotyczyć również mechanizmów koordynacji oraz wzajemnych proporcji między liniową i sztabową. Organizacja ma prawo do zmiany ogólnego projektu. Może zmienić dowolną część swojego systemu zarządzania.

Trzecią, przedostatnią zmianą są zmiany techniki i operacji. Zmiany techniczne w dzisiejszych czasach nabierają dla wielu organizacji coraz większego znaczenia. Najważniejsze są zmiany w zakresie sprzętu. Organizacje są zmuszane do kupna nowych modeli sprzętu i maszyn, by nie przegrać z konkurencją. Z wprowadzeniem nowego sprzętu wiążą się zmiany w procesie pracy. Zdarza się też, że dla wprowadzenia powyższych zmian towarzyszą zmiany sekwencji pracy, czyli zmiany kolejności lub sekwencji stanowisk roboczych objętych określonym procesem wytwórczym. Przykładem mogą być różne sposoby kolejności przyjmowania wniosków ubezpieczeniowych, składania czeków, uzyskiwania kontrasygnaty i wysyłania czeków. Można zestawić dwa pierwsze etapy czy też dla jednego pracownika powierzyć wnioski, a innemu czeki. Inną zmianą techniczną są zmiany w systemach informacyjnych. Postęp komputerowy wprowadził duże zmiany na stanowiskach roboczych. Główny cel użycia komputerów w organizacji to możliwość przetwarzania informacji pracownikom.

Czwartą i ostatnią z omawianych przeze mnie zmian jest zmiana ludzi. Każda organizacja ma możliwość podejmowania decyzji o poziomie kwalifikacji swoich pracowników. Owe zmiany mogą wynikać ze zmian technologii czy po prostu z chęci podwyższenia poziomu jakości siły roboczej. Organizacje muszą się liczyć z zapewnieniem szkoleń i odpowiednim doborem ludzi. W takich sytuacjach może także wprowadzić nowy system wynagrodzeń. Jeśli stanowiska kierownicze napotykają problemy z siłą roboczą, często wtedy muszą uświadamiać im o względnej wartości otrzymywanych dochodów oraz o innych świadczeniach w porównaniu z innymi miejscami pracy. W wielu współczesnych organizacjach stanowiska kierownicze próbują utrzymywać dobre stosunki z robotnikami poprzez ukierunkowanie na postawy i wartości pracowników. Jest to bardzo trudne, ale możliwe .

Podsumowując całość mojej pracy, mogę stwierdzić, że zmiany organizacyjne dotyczą każdego aspektu organizacji. Głównym podziałem zmian jest podział na zmiany makrosystemowe oraz mikrosystemowe. To nie wszystkie rodzaje, jest ich bardzo dużo, ale występują znacznie rzadziej niż wymienione wyżej. Do obszarów zmian organizacyjnych należą zmiany strategii, struktury i projektu, techniki oraz operacji i ludzi. Są to cztery najważniejsze obszary. Każda organizacja w dzisiejszych czasach powinna wprowadzać zmiany, by rozwijać się i prawidłowo prowadzić swoją działalność. Organizacje, które stawiają opór zmianom z pewnością tracą znaczenie na rynkach międzynarodowych, przez co popadają w problemy i zadłużenia, a to prowadzi do „wyeliminowania z gry”.

Bibliografia:

1. Ricky W. Griffin: Podstawy zarządzania organizacjami. Warszawa, Wydawnictwo Naukowe PWN, 1998.