Zarządzanie jest sposobem efektywnego gospodarowania zasobami w celu osiągniecia zamierzonego celu. To także umiejętny sposób kierowania grupą ludzi, tak by wykonali oni zamierzony cel. Inne definicje: „zarządzanie to działalność kierownicza polegająca na ustalaniu celów i powodowaniu ich realizacji w organizacjach podległych zarządzającemu, na podstawie własności środków produkcji lub dyspozycji nimi (wg Gilińskiego)” , „Zarządzanie to działanie polegające na dysponowaniu zasobami (wg prof. T. Pszczołowskiego” , „Zarządzanie to porządkowanie chaosu (wg prof. B.R. Kuca)” . Organizowanie jest jedną z czterech charakterystycznych funkcji procesu zarządzania obok planowania, motywowania i kontrolowania. To tworzenie stanowisk pracy, grupowanie ludzi i zasobów materialnych w jednostki organizacyjne oraz kształtowanie więzi współpracy i podległości między pracownikami. To decydowanie o tym, w jaki sposób możliwie najlepiej pogrupować działania i zasoby organizacji. W innym ujęciu jest to proces porządkowania, przydzielania, koordynowania działań i zasobów poszczególnym członkom organizacji. Dzięki procesom organizowania nawiązuje się współpraca w ramach określonej struktury stosunków, wprowadzony zostaje ład. Organizowanie jest to takie gospodarowanie ludźmi (pracownikami) i innymi zasobami, które w najlepszy sposób umożliwia zrealizowanie określonych planów (wizji, misji, strategii). W efekcie organizowania powstają struktury systemów społecznych i materialnych, dzięki którym pracownicy wiedzą co maja robić, komu przekazują informacje i przed kim odpowiadają.

Organizowanie jest procesem wieloetapowym, którego złożoność zauważył już na początku XX wieku Henri Le Châtelier – sformułował tzw. cykl działania zorganizowanego, składający się z następujących etapów następujących po sobie: określenie celu działania, zbadanie środków koniecznych dla zrealizowania celu, planowanie działania, gromadzenie i porządkowanie koniecznych środków materialnych, zasobów ludzkich i informacji, .realizacja przedsięwzięcia zgodnie z planem oraz kontrola uzyskanych efektów.

Do dziś te założenia nie uległy znacznym modyfikacjom i mimo upływu wielu lat funkcjonują w niezmienionej formie. Dzieje się tak być może dla tego, iż warunki i zasady towarzyszące rozwojowi organizacji pozostają zawsze aktualne. Rozpisanie celów organizacji na konkretne zadania elementarne polega na tym, że aby osiągnąć cele organizacji, trzeba najpierw wyznaczyć jej zadania jako całości, a następnie rozczłonkować na mniejsze zadanie przypisane poszczególnym „podwykonawcom”. Czyli między innymi zorganizować wszystkie potrzebne materiały i zasoby. Organizację tworzy się wtedy, gdy wyznaczona praca nie jest możliwa do wykonania przez jednego człowieka. Trzeba ją zatem odpowiednio podzielić między członków organizacji. Przez „odpowiedni podział” rozumiemy: przydział zadań poszczególnym osobom na podstawie ich kwalifikacji, nikomu nie przydzieli się ani zbyt dużej, ani zbyt małej ilości pracy. Kolejny krok to grupowanie zadań i przydzielenie stanowisk pracy, tak by najefektywniej wykorzystać wszystkie dostępne środki czyli przydzielenie zasobów do stanowisk. Dalej należy pogrupować stanowiska w komórki organizacyjne, które odpowiedzialne są za poszczególne działania. Wyróżniamy także etap zbudowania struktur wyższego rzędu oraz określenie mechanizmów kierowania, współpracy i kontroli zapewniające sprawne funkcjonowanie oraz wprowadzanie korekt w ramach dostosowania się do zmiennych, gdyż organizowanie jest procesem ciągłym.

Postępowanie według tych reguł ma na celu:

• zapewnienie ładu wewnętrznego poprzez podział zadań i odpowiedzialności

• zapewnienie harmonizacji czasu, miejsca i sposobu działania

• zapewnienie uzyskania założonych wyników

• zmniejszenie poziomu konfliktów na tle kompetencyjnym

• zmniejszenie poczucia niepewności i miejsca w organizacji

• zmniejszenie niesprawiedliwości przy ocenie pracy

Istotną rolę odgrywają też zasady projektowania stanowisk pracy, czyli określanie obowiązków poszczególnych jednostek w procesie pracy. Najbardziej powszechną formą jest ich specjalizacja - obok centralizacji, hierarchii i formalizacji, jest jednym z wymiarów struktury organizacyjnej. Specjalizacja określa podział pracy między komórki i stanowiska w strukturze organizacyjnej, a przez to charakter i siłę więzi podziału pracy (więzi specjalizacyjnych). Specjalizacja strukturalna polega na uporządkowaniu stanowisk i komórek w strukturze organizacyjnej wg jakiegoś kryterium i połączenia jednorodnych stanowisk w większe jednostki organizacyjne, np.: działy, departamenty, zakłady, strategiczne jednostki biznesowe. Łączenie to ma na celu zapewnienie koordynacji pracy przez poddanie zróżnicowanych działań wspólnemu nadzorowi, wspólne korzystanie z zasobów i tworzenie specjalistycznych procedur i zasad działania. Ma ona zarówno wady takie jak pojawienie się znużenia i monotonii oraz brak wyzwań dla pracownika, i zalety – skrócenie czasu potrzebnego do wykonania danego zadania, robotnik może osiągnąć wprawę, lepsza możliwość wyposażenia danego stanowiska. Po zaprojektowaniu stanowisk pracy są one grupowane w wydziały. Najbardziej rozpowszechnione kryteria takiego grupowania to wyrób, funkcja, klient i lokalizacja. Większe organizacje stosują wielorakie podstawy grupowania na różnych szczeblach, co ściśle wiąże się hierarchizacją. Ustalenie relacji kierownik – - podwładny, rozpoczyna się od wytyczenia linii podległości oraz procesem delegowania. Delegowanie jest pojęciem związanym ze specyfiką pracy kierowniczej, oznacza powierzenie podwładnemu realizacji konkretnych celów, pozostawiając mu pewną swobodę i samodzielność podejmowania decyzji, wyboru środków i metod. Jest procesem, w toku którego kierownik przekazuje część swoich obowiązków innym. Systematyczne delegowanie obowiązków i uprawnień w całej organizacji przybiera postać decentralizacji. Centralizacja natomiast oznacza zachowanie władzy i autorytetu formalnego na najwyższym szczeblu organizacji. Jego przyczynami są dążenie do zwiększenia ilości wykonywanej pracy oraz próba zwiększania kwalifikacji pracowników. Wiążą się z tym także problemy jak niechęć kierowników do takiego procesu, oraz zmniejszenie ich zorganizowania, obawa o utratę pozycji, brak wiary w możliwość dobrej pracy przez pracownika, brak odwagi do podejmowania ryzyka przez podwładnego czy obawy przed kompromitacją .

W wyniku organizowania powstaje:

• struktura organizacji – sieć stanowisk pracy, podział, uprawnień i odpowiedzialności oraz formalne współdziałanie

• Role organizacyjne – stanowiska pracy składające się z wykonywanych zadań, uprawnień niezbędnych do wykonania zadań oraz motywatorów ukierunkowujących działania, tak by cała praca była o wiele sprawniej prowadzona

• Więź organizacyjna – rozumiana jako wyróżniony rodzaj stosunków między częściami instytucji (ludźmi i składnikami zasobów). Więzi organizacyjne wyrażają się przepływem nośników informacji albo innych rzeczy między częściami instytucji.

Każde przedsiębiorstwo ma sformalizowaną strukturę organizacyjną. Jednak struktury te czasami znacząco różnią się od siebie. Są to układy złożone z poszczególnych elementów organizacji i ich zależności. Podstawową jednostką jest tu pojedyncze stanowisko pracy, które stopniowo łącząc się z innymi tworząc szczebel wyższy. Więzi pomiędzy poszczególnymi elementami można podzielić na:

• służbowe, czyli łączące kierowników poszczególnych komórek i ich podwładnych w sposób umożliwiający sprawne kierowanie • technologiczne - łączą stanowiska pracy uczestniczące w procesie technologicznym, czy świadczenia usługi • funkcjonalne- łączące stanowiska pracy wykonujące tę samą funkcję (księgowość, marketing, obsługa klienta), • informacyjne- przekazywanie niezbędnych informacji do realizacji zadań i podejmowania decyzji.

Zaś formalizacja organizacji polega na ograniczeniu dowolności zachowań w instytucji jej pracowników przez ustanawianie obowiązujących w niej przepisów organizacyjnych ( statutu, instrukcji), które zawierają wzorce tych zachowań, zasady, reguły i procedury postępowania. Jest to proces polegający na określeniu w formie pisemnej zakresu zadań i odpowiedzialności poszczególnych elementów oraz organizacji jako całości.

Cele formalizacji precyzuje się następująco:

• zapewnienie ładu wewnętrznego w przedsiębiorstwie w drodze określenia podziału zadań i odpowiedzialności miedzy jego komórkami organizacyjnymi i osobami

• zapewnieni zgodności współdziałania części organizacyjnych przedsiębiorstwa

• ograniczenie konfliktów kompetencyjnych przez ścisłe określenie kompetencji komórek i osób

• umożliwienie oceny wpływu poszczególnych ludzi na funkcjonowanie przedsiębiorstwa

W praktyce formalizacja oznacza opracowanie takich dokumentów jak:

• schemat organizacyjny, regulamin, opis stanowiska pracy, zakres czynności, instrukcja organizacyjna, zarządzenia, polecenia służbowe, okólnik, itp.

Proces formalizacji jak dowodzi praktyka przebiega w trzech etapach:

• zalegalizowanie przedsiębiorstwa, określenie jego misji, celów, przedmiotu działania oraz zasad funkcjonowania. Efektem pierwszego etapu jest powstanie takich dokumentów jak: statut, schemat i regulamin organizacyjny

• opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych oraz wzorców zachowań w konkretnych sytuacjach organizacyjnych

• ciągłe doskonalenie dokumentacji organizacyjnej (posiada charakter permanentny), ma na celu dostosowywanie zasad do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych organizacji

Podsumowując, organizowanie jest bardzo złożonym procesem, na który składa się wiele czynników. To jedna z czterech podstawowych funkcji procesu zarządzania. Choć dzięki jej skomplikowaniu wydaje się w praktyce bardzo trudna do opanowania, w rzeczywistości istnieją specjaliści w tej dziedzinie służący swą pomocą organizacją co bardzo ułatwia ich funkcjonowanie zwiększając ład i porządek, tym samym zwiększając efektywność.