Najważniejsze funkcje dotyczące dokumentów magazynowych:

• możliwość prowadzenia dokumentacji dla wielu magazynów - opcja metody FIFO,

• wprowadzanie dokumentów typu: PZ, PZ, PW i RW,

• wprowadzanie dokumentów inwentaryzacji IN - tylko metoda FIFO,

• wprowadzanie dokumentów przesunięcia międzymagazynowego MM - tylko metoda FIFO z opcją wielu magazynów,

• sporządzanie zestawień dokumentów magazynowych dla wybranych kontrahentów, towarów i z wybranego okresu czasu,

• automatyczne tworzenie dokumentów PZ i WZ do wpisanych dokumentów zakupu lub sprzedaży,

• tworzenie faktury sprzedaży na podstawie dokumentów WZ dla wybranego kontrahenta, nierozliczonych fakturami poprzednio,

• tworzenie dokumentu zakupu na podstawie dokumentów PZ dla wybranego kontrahenta, nierozliczonych uprzednio dokumentami zakupu,

• szybkie wyszukiwanie towarów według barkodu lub dowolnego fragmentu nazwy,

• możliwość przygotowania własnych wzorców pism związanych z dokumentami magazynowymi.

DOKUMENTY MAGAZYNOWE:

 PZ – Przyjęcie towaru z zewnątrz

 PW – Przyjęcie towaru wewnętrzne

 WZ – Wydanie na zewnątrz

 MM – Przesunięcie międzymagazynowe

 RW – Rozchód do wewnątrz

 WP – Wydanie na produkcje

PZ- Przyjęcie towaru z zewnątrz

Przyjęcie zewnętrzne, przyjęcie towaru z zewnątrz – dokument występujący w gospodarce magazynowej, potwierdzający przyjęcie danego towaru, surowca, produktu lub materiału do jednostki gospodarczej lub jej jednostki organizacyjnej (np. magazynu, składu konsygnacyjnego lub sklepu). PZ wystawia się na podstawie dokumentu potwierdzającego dostawę, zwykle na podstawie faktury dokumentującej dokonanie zakupu lub dokumentu WZ dostawcy. Jednostki prowadzące ewidencję magazynową wprowadzają do niej dane przyjętego towaru (materiału). Dokument PZ może być zarejestrowany w księgach rachunkowych jako zdarzenie gospodarcze obrazujące zmiany w sytuacji finansowo-rzeczowej jednostki gospodarczej (zmiana stanu zapasów).

W większości przypadków nie ma obowiązku wystawiania i rejestracji dokumentu PZ. Dokumentacja magazynowa może się opierać na dokumentach handlowych, np. fakturze VAT opisującej m.in. ilość, cenę jednostkową oraz całkowitą wartość zakupu. Dokument PZ jest istotny szczególnie przy tzw. dostawach niefakturowanych (najpierw następuje dostawa, a później wystawiana jest dokumentująca ją faktura),

zwłaszcza w przypadku rozbieżności wartościowych (pomiędzy wartością dostawy wynikającą z dokumentu PZ a wartością faktury).

PW- Przyjęcie towaru wewnętrzne

Przyjęcie wewnętrzne- dokument umożliwiający korektę stanów magazynowych, zwiększa ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, od którego pochodzi towar może to być wyprodukowany towar.

Można korzystać z modułu Dostawy, aby uporządkowania dokumentacji, szybkiego odnajdywania dostaw. Są dwa rodzaje dostaw towaru:

• Dostawa otwarta - to gotowy zapisany dokument dostawy, która nie została jeszcze przyjęta na magazyn. Główną korzyścią ustawienia tego statusu jest możliwość wprowadzania zmian wszystkich parametrów. Edycja wybranej dostawy pozwala uzupełniać np. listę towarów o dodatkowo brakujące towary, które doszły w ostatniej chwili. Dzięki czemu nie ma konieczności tworzenia nowej dostawy.

• Dostawa zamknięta - to gotowy zapisany dokument dostawy, która fizycznie została przyjęta na magazyn. System automatycznie ustawia ten status wszystkim zamkniętym dokumentom dostawy, blokując jednocześnie możliwość ich edycji. Brak możliwość wprowadzania zmian zapewnia przejrzystą ewidencję tego, co, kiedy, przez kogo i na jaki magazyn zostało przyjęte.

WZ – Wydanie na zewnątrz

Zmniejsza ilość towaru na stanie, wymaga podania kontrahenta, dla którego wydawany jest towar.

Operację wydania towarów z magazynu realizowana jest poprzez dokument WZ. Dokumenty

te możemy wystawiać albo z poziomu Faktur VAT, po wybraniu z menu opcji Dokument WZ, albo

podobnie jak to miało miejsce w przypadku dokumentów PZ po wybraniu odpowiedniej pozycji z

menu programu. W tym celu w menu odnajdujemy pozycję Towary/Usługi--> Dokument Wydania

(WZ) i tworzymy nowy dokument. Dokument WZ tworzony jest dwuetapowo: najpierw użytkownik

ustala listę towarów, które mają zostać wydane z danego magazynu, a następnie odpowiednie

procedury analizują stany magazynowe i dokumenty PZ oraz MM w celu wygenerowania

właściwego dokumentu i jego pozycji.

Istnieje możliwość wystawiania dokumentów WZ do wybranej faktury, albo bez wybierania

faktury. W tym celu należy wybrać odpowiednią pozycję z listy Typ dokumentu WZ.

W przypadku wystawiania dokumentu WZ do wybranej faktury użytkownik musi jedynie

zdefiniować:

- datę dokumentu, nie wcześniejszą niż data ostatniego dokumentu WZ dla wybranego

magazynu.

- magazyn, z którego chcemy wydać sprzedane towary

- numer faktury, do której wystawiamy dokument wydania towarów; można go wybrać albo

z rozwijanej listy, albo po naciśnięciu klawisza z lupą, z listy faktur

- strategię wydawania towarów; do wyboru mamy strategię FIFO, która podczas

generowania pozycji dokumentu WZ w pierwszej kolejności wydaje najstarsze towary z

magazynu, oraz strategię LIFO, która w pierwszej kolejności wydaje ostatnio przyjęte

towary.

- notatki, pole opisowe, niekoniecznie muszące być wypełniane, może ono zawierać

przyczynę i okoliczności sprzedaży towarów

MM – Przesunięcie międzymagazynowe

Dokument ten wykorzystywany jest w przypadku posiadania przez firmę wielu magazynów i umożliwia przesunięcie towarów z jednego do drugiego. Przesunięcie nie wpływa na sumę ilości towarów dostępnych we wszystkich magazynach, a jedynie na ilość towaru w magazynach, które występują w tym dokumencie. Przesunięcie zazwyczaj wykorzystywane jest, aby przenieść jakąś partię towaru z tego magazynu, w którym została ona złożona po zakupie, do innego, odpowiedniego dla właściwości danego towaru.

Wyceny rozchodu zapasu należy dokonywać taką samą metodą, bez względu na liczbę posiadanych magazynów. Jeżeli spółka stosuje metodę FIFO, to rozchód następuje od najstarszego towaru danego rodzaju, bez względu na to, jaką odbył on drogę w firmie. W związku z tym trzeba bardzo uważać, aby w wyniku tych przesunięć nie zafałszować ciągłości stosowania danej metody rozchodu zapasów. Oznacza to, że bez względu na to, z jaką datą przyjęto towar do magazynu w wyniku przesunięcia, zawsze liczy się data jego przyjęcia do pierwszego magazynu.

Podstawą ewidencji operacji gospodarczych rejestrowanych za pomocą kasy fiskalnej jest raport fiskalny kasy (dobowy lub okresowy). Nie ma przeciwwskazań do ewidencji na podstawie miesięcznego raportu. Z raportu tego powinny wynikać zbiorcze dane w zakresie płatności dokonanych gotówką oraz uregulowanych z użyciem kart płatniczych.

RW – Rozchód do wewnątrz

Materiały należą do kontrolowanych przez jednostkę rzeczowych składników aktywów obrotowych (zapasów), które w przyszłości powinny spowodować wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Materiały charakteryzują się tym, że zużywają się całkowicie w jednym cyklu produkcyjnym, przekazując swoją substancję i wartość na wytwarzane produkty. Posiadanie i odnawianie zapasów materiałów jest niezwykle istotne dla utrzymania ciągłości procesu produkcji.

Ze względu na to, że materiały występują w przedsiębiorstwach pod różną postacią, dzielimy je na kilka grup rodzajowych:

• materiały podstawowe, tj. materiały zużywane w procesie produkcji wyrobów gotowych (surowce, półfabrykaty) oraz opakowania bezpośrednie,

• materiały pomocnicze, tj. materiały nadające produkowanym wyrobom określoną cechę (np. farba), narzędzia, środki czystości, materiały biurowe,

• paliwo zużywane na cele technologiczne, transportowe, opałowe (np. węgiel, koks, brykiety, olej napędowy, benzyna, gaz),

• części zamienne do maszyn i urządzeń zużywane w czasie remontów i konserwacji, a także opakowania niezwiązane bezpośrednio z wyrobami gotowymi,

• odpady użytkowe, które zostały przyjęte do magazynu (np. złom).

Wydanie materiałów do zużycia wewnątrz jednostki dokumentuje się dowodem "RW - Rozchód wewnętrzny". Rozchody wewnętrzne występują przy wydaniu materiałów, m.in.:

• do produkcji,

• na rzecz środków trwałych w budowie,

• na potrzeby administracyjno-gospodarcze.

WP- Wydanie na produkcje

Magazyn w firmie, jest samodzielną komórką zarówno pod względem organizacyjnym, jak I funkcjonalnym. Zatem aby mógł w pełni sprawnie realizować swoje zadania w przedsiębiorstwie, musi być dobrze zorganizowany, zarządzany i przede wszystkim, zaopatrzony w odpowiednią dokumentację.

Ewidencjonowanie wszystkich wydarzeń związanych z wydawaniem i przyjmowaniem towarów, raportowanie ich stanów ilościowych i jakościowych, to podstawowe źródło wiedzy o tym, jaka jest wielkość zapasów, gdzie aktualnie się znajdują, czy możliwe jest ich użycie lub wydanie. Ma to zasadnicze znaczenie dla odpowiedniego zarządzania magazynem, oraz racjonalnego gospodarowania posiadanymi przez firmę zapasami.

Wydanie towarów z przedsiębiorstwa odbywa się standardowo w dwóch kierunkach. Wydanie na zewnątrz firmy obsługiwane jest dokumentem WZ, natomiast wydanie do wewnątrz przedsiębiorstwa – może być oznaczone w zależności od sytuacji jako RW, czyli rozchód wewnętrzny lub jako wydanie na produkcję (WP).

Przekazywanie towarów do innego miejsca w ramach tego samego przedsiębiorstwa, nie wymaga tworzenia specjalnie do tego celu faktury. Takie operacje dokumentuje się właśnie przez przesunięcie międzymagazynowe, w przypadkach kiedy towar przenoszony jest na przykład z jednego magazynu do innego, lub przez wydanie na produkcję WP, kiedy składowano materiały, półprodukty, które następnie mają być użyte w celu ich przetworzenia (dotyczy to tylko przedsiębiorstw produkcyjnych).