Żeby zbudować skuteczny i etyczny system oceniania należy przyjąć odpowiednie zasady, których będziemy przestrzegać przy projektowaniu oraz, których będziemy używać w praktyce.

Podstawowe zasady o uniwersalnym znaczeniu

- zasada systemowości – poszczególne elementy systemu oceniania powinny być ze sobą spójne, a cały system oceniania powinien zawierać się w procesie zarządzania zasobami ludzkimi

- zasada systematyczności – ocenianie powinno mieć stały charakter

- zasada powszechności – ocenie podlegają wszystkie osoby zatrudnione

- zasada elastyczności – zakłada dostosowywanie kryteriów i technik oceniania do konkretnej sytuacji i celów oceniania

- zasada konkretności – należy dążyć do stosowania jasnych, mierzalnych i powiązanych z wykonywana pracą kryteriów oceniania

- zasada jawności – oceniani pracownicy powinni być zapoznani z celami, kryteriami i procedurą oceniania

- zasada prostoty – stosowany system oceniania powinien być zrozumiały dla wszystkich podmiotów uczestniczących w procesie oceniania.

Kryteria oceniania wynikają przede wszystkim z celu, któremu to ocenianie ma służyć oraz momentu, w którym się ono dokonuje.

Momenty dokonywania oceny:

-przy przyjmowaniu kandydatów

-w okresie zatrudnienia ludzi w firmie

-przy odchodzeniu ludzi z firmy.

W każdym z tych przypadków inne będą cele, warunki i kryteria oceny.

Ogół możliwych do zastosowania kryteriów oceniania można podzielić na trzy główne grupy:

-kryteria kompetencyjne – obejmują cechy i właściwości pracowników, które są powiązane z osiąganymi przez nich wysokimi efektami pracy. Obejmują swoim zakresem: motywy, cechy osobowości, postawy i wartości, zdolności, wiedzę oraz umiejętności. Przykładami kryteriów kompetencyjnych mogą być: wykształcenie, wiedza fachowa, znajomość języków obcych, a także specjalistyczne umiejętności: praca w zespole, rozwiązywanie problemów, przywództwo.

Stosowanie kryteriów kompetencyjnych w ocenianiu daje możliwość lepszej integracji systemów oceniania z innymi elementami zarządzania zasobami ludzkimi, np. z procesem rekrutacji, wynagradzaniem czy rozwojem personelu.

-kryteria efektywnościowe – obejmują wyniki pracy w ujęciu rzeczowym i wartościowym. Zdefiniowanie ich jest możliwe w odniesieniu do konkretnych stanowisk pracy, komórki organizacyjnej, procesu biznesowego i organizacji jako całości. Najczęściej stosowane kryteria efektywnościowe oceniania to: ilość wykonanej pracy w wymiarze rzeczowym lub wartościowym oraz jakość i terminowość wykonywanych czynności, ponadto koszty realizacji powierzonych zadań, uzyskane oszczędności, jako wynik pracy osoby ocenianej, wartość sprzedaży, pozyskiwanie nowych klientów.

Kryteria efektywnościowe powinny być stosowane, jeżeli ocenianie ma służyć sprawdzeniu przydatności pracownika na zajmowanym przez niego stanowisku, nagradzaniu i premiowaniu, a także zwalnianiu.

-kryteria behawioralne – służą do oceniania zachowań pracowników lub zespołów. Przykładowe kryteria behawioralne to: wytrwałość i systematyczność w działaniu, staranność w wykonywaniu powierzonych zadań, profesjonalizm w działaniu, uczciwość, lojalność, gotowość doskonalenia zawodowego, przestrzeganie dyscypliny pracy, stosunek do klientów.

Ważną sprawą jest wyważony sposób stosowania kryteriów zachowań w praktyce oceniania pracowników. Tam, gdzie możliwe jest stosowanie kryteriów efektywnościowych, kryteria zachowań powinny pełnić role uzupełniającą.