Polskie formy dyplomatyczne w czasach nowożytnych różniły się od tych, które stosowane były na początku średniowiecza. Od X w. państwo polskie należało do wpływów kultury rzymskiej. Miało to nie bagatelny wpływ na rozwój polskiej dyplomacji, ponieważ wszelkie wzory i nauki czerpano właśnie stamtąd. Zatem koncepcja dworu piastowskiego opierała się na organizacji państw zachodnich. Główny ciężar prowadzenia polityki zagranicznej spoczywał na królu, który wysyłał i przyjmował poselstwa. Wcześniejszy zwyczaj zbierania się wiecu ograniczono, rada monarsza mogła jedynie odgrywać większą rolę, o ile zezwalał na to słaby autorytet danego władcy . W okresie rozbicia dzielnicowego wzrósł wpływ możnych na działalność książąt, którzy nie mogli samodzielnie zajmować się polityką zewnętrzną. Wówczas pojawiła się instytucja dostojników, obecnych przy boku księcia podczas zawierania umów międzynarodowych. Po zjednoczeniu nie przywrócono już nigdy takiego autorytetu władcy, jaki miał Chrobry. Również bezpotomna śmierć Kazimierza Wielkiego, wstąpienie na tron Jagiellonów wzmocniło możnowładztwo. Społeczeństwo potrzebowało trochę czasu, by oswoić się z obcą dynastią.

Służba dyplomatyczna od początku miała charakter dorywczy. Korzystano z niej przy rozwiązywaniu konkretnego problemu międzynarodowego. Król nie zawsze konsultował się osobiście z obcym poselstwem czy władcą, często wyznaczał duchownych do wypełnienia zadania. Dopóki państwo nie wykształciło własnych księży, wysługiwano się duchownymi cudzoziemcami. Zamysł ten doskonale się sprawdził, dlatego pomoc księży służyła aż do rozbiorów. Tylko w XVIII w. nie pozwolono im załatwiać spraw państwowych w Rzymie, ponieważ zbyt łatwo ulegali papieżowi.

W XII w. pojawiły się kancelarie, rozumiane jako organy aktotwórcze oraz urzędy. Nieco wcześniej zaczęto korzystać z pomocy kanclerzy, potem podkanclerzy, którzy na zlecenie monarchy spisywali po łacinie „przywileje, nominacje, nadania, wyroki i przykładali na nich pieczęć panującego”. W XV w. zastąpiono ich ministrami spraw zagranicznych, do których zadań należało przyjmowanie obcych poselstw, odbieranie obcej korespondencji, redagowanie listów do monarchów, wystawianie polskim dyplomatom instrukcji. Ale ich działalność była ograniczona przez sejm. Tym samym podlegali takim samym restrykcjom, co król, bowiem byli jedynie wykonawcami jego woli. Pod koniec XVI w. kanclerze coraz bardziej się usamodzielniali. Gdy poselstwo z zagranicy przybywało w okresie między sejmami, tylko zgoda kanclerza, marszałka lub senatora rezydenta umożliwiała królowi jego przyjęcie.

Dla innych państw niezrozumiała mogła się wydawać znacząca znacząca rola hetmana. Pełnił on funkcję ministra wojny i naczelnego wodza. Posiadał on w krajach południowo-wschodnich, takich jak Turcja, Mołdawia, Siedmiogród, Krym, swoich własnych rezydentów, dzięki czemu mógł on utrzymywać z nimi stosunki dyplomatyczne. Poza tym tytuł hetmana przysługiwał dożywotnio. Stanowił on poważne zagrożenie dla jedności polityki zagranicznej. W 1717 r. sejm zakazał im prowadzenia korespondencji z innymi państwami.

Okres od 1492 do 1506 r. uchodzi w polskiej dyplomacji za przełomowy, ze względu na pojawienie się zmian, które wcześniej ukazały się na zachodzie. Już na początku XVI w. pojawili się senatorzy- rezydenci, którzy mieli stale przebywać w towarzystwie króla. Dzięki temu mógł on w razie potrzeby skonsultować się z nimi w sprawach polityki wewnętrznej i zagranicznej. Byli oni wybierani podczas sejmu walnego. Jako pierwszy skorzystał z ich pomocy Aleksander, podczas podróży do Prus Królewskich. Poza tym, coraz większą rolę zaczyna odgrywać pierwszy sekretarz. Nie bez znaczenia jest tu fakt, że ani Jan Olbracht, ani Aleksander nie mieli wielkiego autorytetu w społeczeństwie. Jan uchodził za zbyt impulsywnego, Aleksander miał przeciętną osobowość. Niestety w samej kancelarii tego czasu również brak było wybitnych osobistości. Zwłaszcza Czesław Kurozwęcki , mimo talentu fiskalnego, okazał się być karierowiczem. Wyjątek stanowił Jan Łaski, wyróżniający się talent prawniczy, od 1486 r. pracował w kancelarii koronnej, od 1502 r. jako pierwszy sekratarz. Miał decydujący wpływ na politykę zagraniczną tamtych lat. Również doradcy królewscy, mimo że nie mieli styczności z kancelarią, mogli się wówczas wyróżnić. Z okazji skorzystał m.in. Kallimach. To właśnie on namówił Olbrachta do zorganizowania wyprawy antytureckiej.

Wyprawy poselskie lat 1492 - 1506 były organizowane dosyć często. W sumie odbyło się ich 99, 53 za Olbrachta, 46 za Aleksandra. Brały w nich udział minimum 63 osoby. Niektórzy wyprawiali się kilkakrotnie, np. arcybiskup Andrzej Róża Boryszewski aż 8 razy. Największa liczba posłów wywodziła się ze średniej szlachty: 30, następnie z możnowładztwa: 20, z mieszczaństwa :9, z członków rodziny jagiellońskiej:1, nie określono trzech osób.

Z lat 1492 – 1505 zachowały się trzy pierwsze „Księgi poselstw”, zawierające m.in. korespondencję oraz wpisy instrukcji. Jan łaski bądź Maciej Drzewicki spisywali dwie pierwsze od r.1502. Erazm Ciołek spisał trzecią księgę, w której skopiował układy z XIV – XV w. Świadczyło to o istnieniu solidnego warsztatu polskiej dyplomacji. System spisywania instrukcji dla posłów był już w tamtym czasie w pełni utrwalony. Zawierały one wskazówki, w jaki sposób przekazywać posłom zalecenia królewskie oraz same żądania władcy. Podczas spotkania nie od razu ujawniano wszystkie polecenia. Część z nich przeznaczano na sekretne audiencje, jak np. podczas pobytu Ciołka w Rzymie, w sprawie przeniesienia Zakonu Krzyżckiego . Kontakt z krajem utrzymywano poprzez dworzan królewskich, uczestniczących w poselstwach. Jan Bot pełnił tę funkcję u boku Piotra Kmity, goszczącego na dworze budzińskim w 1500 r . Pewne specyficzne zwyczaje utrwaliły się w kontaktach z Turcją. Wyjazd do tego kraju poprzedzało wysłanie przez sułtana glejtu. Następnie w podróż udawał się niższy rangą poseł, znający języki wschodnie. On też towarzyszył Turkom podczas powrotu do ich kraju, by dopilnować wydanie jeńców. W związku z częstymi kontaktami z państwami południowo-wschodnimi wzrosła rola tłumaczy, zwłaszcza znających język tatarski, turecki i węgierski. Mogli oni pełnić jednocześnie funkcje poselskie, ale nie było to konieczne. Jakub Pieczek, znający język węgierski, pomagał Firlejowi, udającego się do Konstantynopola w 1502 r., ponieważ trasa wiodła przez Węgry .

Misje, które przeciągały się przez dłuższy okres należały do wyjątków. Większość miała charakter jednorazowy, dorywczy. Jeśli sytuacja międzynarodowa tego wymagała, trzeba było zostać w danym kraju trochę dłużej. Mikołaj Rozemberski witał w Rzeszy ponad półtora roku, ponieważ sejm nie mógł się zebrać ze względu na prowadzone wojny przez Maksymiliana I. Nie znaczyło to bynajmniej, by w ten sposób miała powstać stała polska „ambasada” w Rzeszy. Również w kurii rzymskiej interesy Rzeczpospolitej nie były reprezentowane przez stałych reprezentantów. Albo wykorzystywano opłacanych urzędników kurialnych, albo wysługiwano się polskimi duchownymi, przebywającymi w Rzymie. Po raz pierwszy w tym czasie zaczęto nazywać Polskę „przedmurzem”, mającym osłonić Europę Zachodnią przed najazdem tatarskim. Rozpowszechni tę metodę Jan Łaski.

Zanim poseł wyruszył w drogę wypłacano mu tzw. wiatyk, zasiłek pieniężny. Jego wysokość zależała od rangi posła i od kierunku poselstwa. Pozostałe koszty regulowano po powrocie. Jeżeli poselstwo kończyło się sukcesem, a w rozmowy włożono wiele wysiłku, posłowie mogli liczyć na nagrodę. W 1503 r. Piotr Myszkowski otrzymał dom w Piotrkowie za podpisanie porozumienia między Litwą a Moskwą. . Erazmowi Ciołkowi wypłacono 1500 florenów za udany pobyt w Rzymie. Po kilkanaście florenów dostawali zazwyczaj posłowie obcych poselstw. Natomiast Tatarzy i Mołdawianie otrzymywali upominki.

W poł. XV. Król nadal cieszył się uznaniem społecznym. Jego zakres władzy nieco się zwiększył. Również XVI w. był głównym reprezentantem Polski na arenie międzynarodowej. Ale powoli zaczęto dostrzegać aspiracje średniej szlachty, która pragnęła ograniczyć prerogatywy króla i utworzyć demokrację szlachecką. Żądała prawa kontrolowania posłów udających się za granicę. W tej sytuacji król próbował porozumieć się z mieszczaństwem. Niestety szybko okazało się to nie możliwe, ponieważ chciało ono jedynie bronić własnych interesów. Również armia i skarb królewski nie było w stanie zapewnić odpowiedniego wsparcia. Polityka Bony zmierzająca do wsparcia finansowego obu Zygmuntów na niewiele się zdała.

Nadal głównym doradcą monarchy była rada królewska, która w 1493 r. przekształciła się w senat. Równolegle do tej instytucji powołano izbę poselską, która reprezentowała poszczególne ziemie Rzeczpospolitej. spowodowało to wycofanie z rady senatu urzędników ziemskich, w składzie natomiast pozostali: „...arcybiskup, biskupi, wojewodowie, kasztelani i tak zwani ministrowie: kanclerz, podkanclerzy, marszałkowie wielki i nadworny oraz hetmani wielki i polny”. Senat w dalszym ciągu pełnił funkcję rady. Nie wszyscy senatorowie mieli okazję zabrać głos w danej sprawie. Zwracano się do tych, którzy cieszyli się zaufaniem króla; przebywali na dworze albo byli najlepiej poinformowani.

Kancelaria koronna w czasach ostatnich Jagiellonów funkcjonowała w oparciu o konstytucje sejmowe, wcześniej liczyła się głównie praktyka oraz prawo zwyczajowe. Dzięki dziełu Reinholda Heidensteina, jednego z sekretarzy, znamy zasady działania tej instytucji. Kanclerz wielki koronny reprezentował kancelarię większą, podkanclerzy mniejszy zajmował się kancelaria mniejszą. Głównym ich zajęciem było prowadzenie dokumentacji związanej z polityką zagraniczną oraz wewnętrzną. Odpowiadali za prowadzoną korespondencję, wchodzące w skład Metryki Koronnej tzw. Księgi Poselstw, które zawierały wszelkie informacje na temat poselstw. Stemplowanie pieczęcią dokumentów wychodzących z kancelarii, obok podpisu królewskiego, umacniało prestiż kanclerza. Łączył się z tym zwyczaj zawieszania na łańcuchu i noszenia na szyi pieczęci, schowanej w ozdobnym mieszku. Oczywiście miało to miejsce nie na co dzień, ale jedynie podczas okazjonalnych spotkań. Nie było oficjalnego podziału pracy między kancelariami. Wyjątek stanowił okres rządów Zygmunta Augusta. Podkanclerzy Piotr Myszkowski i Franciszek Krasiński zajmowali się polityką zagraniczną podczas gdy kanclerz Walenty Dembiński pracował nad unią z Litwą. Do roku 1507 oba urzędy sprawowali duchowni. Przekonanie, że pewnymi sprawami, jak np. sporami ze Stolicą Apostolską, nie powinni zajmować się księża spowodowało, że jeden z urzędów przypadł osobie świeckiej. Ponieważ nie zawsze dana osoba sprawdzała się na tym stanowisku, jedynym wyjściem by ją odwołać, było powierzenie jej innej funkcji. Prawo o tzw. incompatibiliach z 1504 r. zakazywało łączenia urzędu kanclerskiego i podkanclerskiego z niektórymi godnościami świeckimi i duchownymi. W ten sposób Zygmunt Stary pozbył się Jana Łaskiego. Ale nie zawsze przestrzegano konstytucji. Względami cieszyły się osoby, mające wielki wpływ zwłaszcza na politykę zagraniczną. Za czasów Zygmunta Starego Piotr Tomicki piastował urząd podkanclerski, będąc jednocześnie biskupem krakowskim i poznańskim; kanclerz Krzysztof Szydłowiecki zarządzał województwem krakowskim; Jan Chojeński posiadał biskupstwo krakowskie. Zygmunt August natomiast łamał nagminnie zasadę dziedziczenia przez podkanclerzego funkcji kanclerza.

Kancelaria mniejsza towarzyszyła królowi podczas jego misji. Im władca więcej podróżował, tym więcej obowiązków przydzielano podkanclerzom. Wozili oni zawsze ze sobą swoje księgi, a sprawy załatwiali czasem nawet podczas przystanków na odpoczynek. Tak było za czasów Augusta. Kancelaria większa nie podejmowała się wówczas nowych zadań i nie wydawała nowych dokumentów.

Początkowo w kancelarii panował chaos, ponieważ nie rozpisywano podziału obowiązków. Nie określono nawet liczby osób tam pracujących. Największym prestiżem cieszył się urząd sekretarza. Byli oni mianowani i zaprzysiężani przez króla. Do głównych ich zadań należało formułowanie dokumentów i korespondencji, sprawowanie poselstw, wprowadzanie na dwór królewski oraz do senatu posłów z zagranicy, przekazywanie królowi zajętego stanowiska przez nieobecnych podczas narady senatorów. Uczestniczyli w obradach senatu, ale nie wolno im było zabierać głosu i rozpowiadać później zawartych postanowień. Na potrzeby króla powoływano specjalne grupy sekretarzy. Konstytucja z 1504r. wyróżniła wielkiego lub pierwszego sekretarza. Początkowo angażowano go w tajne sprawy publiczne. Później zaczął pełnić funkcję zastępcy kanclerza. Miał on prawo korzystać z osobistej pieczęci króla, następnie od 1562 r. z własnego sygnetu. Inni wyodrębnieni sekretarze odpowiadali wyłącznie za poselstwa, tzw. secretarii Italici, zajmowali się korespondencją dotyczącą włoskich spraw majątkowych. Metrykanci przechowywali księgi i dokumenty; pisarze przepisywali sporządzone przez sekretarzy dokumenty i podlegali wyłącznie kanclerzom i podkanclerzom. Wysokość zarobków przedstawiała się różnie. Od 100 do 200 złotych polskich rocznie należało się sekretarzom. Ponieważ stan skarbu państwa nie zawsze zezwalał na wypłacanie pensji na czas, duchowni zmuszeni byli zadowalać się beneficjami kościelnymi. Mimo to, nigdy nie brakowało chętnych do pracy w tym zawodzie. Nie tylko chodziło o prestiż stanowiska czy o otrzymywanie dodatkowych cennych podarków. Zajęcia kancelaryjne były również dobrą odskocznią dla codziennych obowiązków duchownych. Pisarze pobierali pieniądze od ilości przerobionych stron dokumentów. Ponieważ dokonywano wielu oszustw w związku z tą sprawą, uchwala sejmowa z 1511 r. określiła wynagrodzenie za poszczególne zajęcia. Dobrze powodziło się kanclerzom, którzy otrzymywali po 100 grzywien, a jeszcze lepiej podkanclerzom, którzy ze względu na droższe podróże u boku króla cieszyli się 140 grzywnami.

Głównym zadaniem posła było uzyskanie informacji na temat aktualnych wydarzeń europejskich oraz wewnętrznej sytuacji partnera. Dokonywano tego za pomocą działalności szpiegowskiej, obserwacji i zbierania danych od wynajętych informatorów. Tych ostatnich rekrutowano w rozmaity sposób: przekupywano, zawierano znajomości, obiecywano podobne usługi, zagadywano okazjonalnie. Wielu kusiło się na dodatkowy zarobek. Wielki dragoman Ibrahim wysyłał potajemnie do Polski swoich ludzi z najświeższymi nowinami. Swoje kontakty towarzyskie wykorzystywał, łatwo nawiązujący nowe znajomości, Jan Dantyszek. Na zasadach wzajemności działali najbardziej wytrawni politycy, jak np. kanclerz koronny Krzysztof Szydłowiecki, który balansował na granicy zdrady. „Przygodnie” natomiast wysługiwano się domami bankierskimi oraz kupcami. O szpiegach polskich niewiele wiadomo. Zygmunt August posiadał zaufanych ludzi w Moskwie. Prócz tego postulował w 1544 r. o stworzenie stałego wywiadu tureckiego. Również zagraniczni monarchowie wysyłali swoich szpiegów do Polski. Zdrajcą okazał się być krakowski burmistrz niemieckiego pochodzenia, Karol Kuzers, który działał za pomocą pośredników.

Polskie kancelarie działały na bardzo wysokim poziomie. Wykazywały się wielką precyzją w zdobywaniu informacji. Jako przykład przytacza się często memoriał Wawrzyńca Miedzelskiego przekazany Leonowi X. Poseł wykazał się bardzo dobrą znajomością problematyki tureckiej, arabskiej, egipskiej i syryjskiej. Ale zdarzały się też niedomówienia, jak np. nieprawdziwa informacja na temat śmierci Iwana IV Groźnego w 1570 r. co spowodowało niepotrzebne złudne nadzieje polityczne Zygmunta Augusta. Również obcej dyplomacji zdarzały się wpadki. W 1535 r. Zygmunt Stary otrzymał kondolencje w związku ze swoją i syna śmiercią, oraz wskazówki co do następstwa tronu. Plotki te dotarły aż do Hiszpani.