Bilans jest to dokument, bez którego nie może się obyć żadne sprawozdanie finansowe. To dwustronne zestawienie wartości zasobów majątkowych, czyli aktywów oraz źródeł ich finansowania, czyli pasywów sporządzone na określony dzień i w określonej formie. Bilans dokładnie odzwierciedla działalność naszej firmy i pozwala stwierdzić jak dokładnie funkcjonuje przedsiębiorstwo, czyli jakie przynosi zyski a jakie straty i z czego one wynikają.

Bilans możemy podzielić na dwie podstawowe części:

*aktywa- wykaz majątku firmy i należności,

*pasywa- źródła pokrycia majątku przedsiębiorstwa,

Obie strony bilansu wyrażone są w ujęciu wartościowym. Bilans obligatoryjnie sporządzany jest w spółkach z o.o. oraz spółkach akcyjnych, a więc podmiotach zobowiązanych do prowadzenia pełnej księgowości. Zgodnie z zasadą równowagi bilansowej suma AKTYWÓW musi być równa sumie PASYWÓW.

AKTYWA - są to wszystkie składniki majątkowe, które w danym momencie pozostają do dyspozycji organizacji. Aktywa są ułożone na bilansie według stopnia płynności. Są to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości uzyskanie korzyści ekonomicznych. Dzielą się na:

- aktywa trwałe

- aktywa obrotowe.

A. Aktywa trwałe- definiowane są jako zasoby charakteryzujące się pełną lub względną trwałością, nie zużywające się w

ramach jednego cyklu produkcyjnego. Spadek ich wartości następuje w wyniku starzenia się oraz systematycznego zużycia i

uwzględniany jest w kosztach poprzez amortyzację danych środków, czyli systematyczne, comiesięczne obniżanie ich wartości.

I. Wartości niematerialne i prawne( WNiP) – wszelkie prawa posiadane przez jednostkę i nadające się do wykorzystania gospodarczego. Przykładami takich praw są: licencje, patenty, prawa autorskie, znaki towarowe, zarejestrowane wzory użytkowe itp. oraz koszty zakończonych prac rozwojowych, zaliczki na WNiP i nabyta wartość firmy (goodwill). Również tu wykazana będzie wartość zakupionego przez firmę oprogramowania komputerowego.

II. Rzeczowe aktywa trwałe - to głównie środki trwałe. Obejmują one przede wszystkim budynki, grunty, prawa wieczystego użytkowania, maszyny wykorzystywane w produkcji, środki transportu. Zgodnie z przepisami również obce środki trwałe mogą być zaliczane do środków trwałych przedsiębiorstwa, jeżeli są wykorzystywane przez przedsiębiorstwo na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. W takich sytuacjach, przedsiębiorstwo amortyzuje również dane środki ze względu na zużycie.

Do rzeczowych aktywów trwałych zalicza się też środki trwałe w budowie oraz zaliczki na środki trwałe.

III. Należności długoterminowe -są to należności o terminie spłaty powyżej roku licząc od dnia bilansowego. W bilansie przygotowywanym zgodnie z polską ustawą o rachunkowości występuje jednak pewne odstępstwo od tej reguły, gdyż jako długoterminowych nie ujmuje się należności z tytułu dostaw i usług, które zawsze zaliczane są do należności krótkoterminowych, ale osobno w nich wyodrębniane. Należnościami długoterminowe są to z reguły pożyczki udzielane innym firmom.

NALEŻNOŚCI- są to wszystkie aktywa, które należą nam się od podmiotów zewnętrznych w związku ze zdarzeniami zaistniałymi w przeszłości. Najpowszechniejszym przykładem takiego zdarzenia będzie sprzedaż, gdzie wysłaliśmy towar do klienta i wystawiliśmy mu fakturę z terminem zapłaty za 30 dni. Jest to technika bardzo często spotykana we współczesnym biznesie. Sprzedaż została dokonana, natomiast klient zapłaci dopiero po pewnym czasie, powstaje więc należność od klienta, którą wykazujemy w aktywach.

IV. Inwestycje długoterminowe – to aktywa, które firma nabyła w celu osiągnięcia korzyści. Korzyści te wynikać mogą z uzyskania w przyszłości odsetek, dywidend, innych przychodów, lub po prostu z przyrostu wartości danej inwestycji. Zalicza się tu aktywa rzeczowe takie jak nieruchomości, które spółka kupiła nie na własny użytek, lecz je na przykład dzierżawi. Mogą to być również różnego rodzaju inwestycje finansowe takie jak: akcje i udziału, lokaty bankowe, udzielone pożyczki. Kryterium zaliczenia ich do długoterminowych jest czas, przez jaki firma planuje utrzymywać daną inwestycję - jeżeli powyżej roku to długoterminowe.

V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe- są to koszty przyszłych okresów, które będą rozliczone w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Ujmowane są tu nakłady poniesione przez firmę w przeszłości a następnie systematycznie, po części, rozliczane w ciężar kosztów.

B. Aktywa obrotowe- przeznaczone są do wykorzystania w czasie jednego roku obrachunkowego. Z reguły sprowadza się to do zużycia ich w jednym cyklu operacyjnym lub odsprzedaży w czasie poniżej 12 miesięcy. Wyróżnione cztery główne grupy aktywów obrotowych to: zapasy, należności krótkoterminowe, inwestycje krótkoterminowe oraz krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

I. Zapasy rzeczowych aktywów obrotowych- obejmują materiały, surowce, produkcję w toku, produkty gotowe, towary oraz zaliczki na poczet przyszłych dostaw, wszystkich wymienionych rodzajów zapasów.

II. Należności krótkoterminowe- wszystkie należności z tytułu dostaw i usług oraz inne należności wymagalne w okresie krótszym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. W bilansie przygotowanym zgodnie z polskim przepisami, występuje wyodrębniona grupa - należności od odbiorców o terminie spłaty powyżej 12 miesięcy. Jest ona istotna z punktu widzenia ewentualnej analizy finansowej, należności tych nie można bowiem potraktować jako aktywów płynnych (czyli takich, które szybko można zamienić na gotówkę).

.III. Inwestycje krótkoterminowe- obejmują krótkoterminowe aktywa finansowe. W bilansie wykazuje się tu między innymi środki pieniężne w kasie oraz na rachunkach bankowych jak również inne odpowiedniki pieniężne takie jak weksle i czeki. W pozycji tej ujęte są również inwestycje firmy w krótkoterminowe papiery wartościowe jak również akcje i papiery dłużne o okresie zapadalności powyżej roku, jeśli firma zakupiła je z zamiarem dalszej odsprzedaży w krótkim czasie (poniżej 12 miesięcy).

IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe- koszty poniesione w okresie sprawozdawczym, a dotyczące późniejszego okresu, np. organizacja wykupiła roczną polisę ubezpieczeniową na okres od lipca do lipca. Polisa w całości zostanie zapłacona w momencie zawarcia umowy, czyli w lipcu. Do kosztów (w znaczeniu rachunkowym) danego roku będzie zaliczona wartość polisy za okres od lipca do grudnia. Do rozliczeń międzyokresowych czynnych będzie zaliczona kwota polisy za okres od stycznia do lipca kolejnego roku. Kwota ta będzie wykazana w bilansie.

PASYWA - przedstawiane są z reguły po prawej stronie bilansu. Charakteryzują one źródła finansowania aktywów, czyli pokazują skąd przedsiębiorstwo pozyskało środki finansowe na zakup aktywów. Pasywa dzielą się na dwie podstawowe grupy:

- kapitał własny

- kapitał obcy.

A. Kapitał własny - to te składniki majątku, w stosunku do których jednostce gospodarczej przysługuje prawo własności.

Wartość została wniesiona przez założycieli w formie pieniężnej lub rzeczowej.

I. Kapitał podstawowy - jest najistotniejszym kapitałem własnym. W spółkach akcyjnych nazywany jest kapitałem zakładowym. Jego wysokość jest ustalona w umowie spółki i wpisana w rejestrze sądowym. Jest to w pewnym sensie wkład właścicieli spółki, którzy wnoszą oni w momencie zakładania przedsiębiorstwa, aby miało ono środki do rozpoczęcia działalności. Może on być wniesiony w postaci gotówki, bądź np. środków trwałych takich jak maszyny bądź nieruchomości. W przypadku gdy wniesienie następuje w postaci niegotówkowej mówi się, że kapitał podstawowy został wniesiony aportem. Ze względu na jego charakter, kapitał podstawowy nazywany jest często kapitałem początkowym, bądź zakładowym.

II. Należne wpłaty na kapitał podstawowy- należy rozumieć jako zadeklarowane, ale nie wniesione wpłaty. Wielkość kapitału podstawowego wpisana jest do rejestru, zdarza się jednak, że właściciele pomimo swoich deklaracji nie wnoszą do spółki pełnej wartości kapitału, lub robią to w ratach. W bilansie należy jednak wykazać taką ilość kapitału podstawowego, jaka została wpisana w rejestrze sądowym. W tej sytuacji powstaje pozycja należne wpłaty na kapitał podstawowy. Ujmowane są one w bilansie jako wartość ujemna. Obniżają wielkość kapitału podstawowego, który obejmuje zarówno kapitał rzeczywiście opłacony jak i jedynie zdeklarowany.

III. Akcje własne- są wartością ujemną obniżającą kapitał własny. Są to akcje firmy skupione przez nią samą od akcjonariuszy. Skupując akcje od ich posiadaczy, spółka niejako oddaje im wpłacony przez nich kapitał podstawowy, dlatego aby w bilansie wykazać jego odpowiednią ilość należy wykazać takie akcje jako wartość ujemną. Jako generalna zasada, posiadanie akcji własnych przez spółkę jest zabronione przez prawo, gdyż mogłaby ona próbować manipulować kursem swoich akcji poprzez ich zakupy i sprzedaż. Kodeks spółek handlowych dopuszcza jednak skupowanie akcji własnych przez spółkę w konkretnych przypadkach, np. jeżeli akcje te mają zostać rozdane pracownikom lub umorzone czyli zlikwidowane.

IV. Kapitał zapasowy

Kapitał zapasowy powstaje na dwa sposoby:

1. Z nadwyżki ceny sprzedaży nad wartością nominalną akcji. Jeżeli spółka posiada kapitał podstawowy w wysokości 100.000 to jeżeli, aby go zebrać wyemitowała 10.000 akcji, to wartość nominalna akcji wynosi 10 zł. Kapitał podstawowy = 10.000 x 10 = 100.000 zł. Jeżeli natomiast spółka sprzedałaby swoje akcje po 12 złotych to suma kapitału pozyskanego w ten sposób wynosiłaby 120.000. Z czego 100.000 tworzyłoby kapitał podstawowy (zgodnie z zapisem w rejestrze sądowym), pozostałem 20.000 natomiast tworzyłoby kapitał zapasowy.

2. W trakcie działania spółki, kapitał zapasowy zwiększany jest co roku przez zatrzymywaną przez spółkę część zysku netto. Każdego roku, w którym spółka wypracuje zysk, podejmowana jest decyzja co z nim zrobić. Można go wypłacić właścicielom firmy w postaci dywidendy, lub zatrzymać w firmie i wykorzystać w jej działalności i rozwoju. Ta zatrzymana część zysku będzie właśnie zwiększała kapitał zapasowy.

V. Kapitał z aktualizacji wyceny - powstaje w skutek przeszacowania środków trwałych i inwestycji długoterminowych. Aktualizacja ta odbywa się ze względu na urzędowe zarządzenia mające na celu urealnienie wartości środków trwałych posiadanych przez przedsiębiorstwa. Jest to pozycja typowo rozliczeniowa. Raz na jakiś czas Ministerstwo Finansów wylicza na podstawie inflacji, wzrost wartości poszczególnych rodzajów środków trwałych i publikuje przeliczniki, przy pomocy których spółki podnoszą wartość swoich środków trwałych aby ich wartość była bardziej zbliżona do wartości rynkowej. W sytuacji wzrostu wartości aktywów, aby zachować zasadę bilansowania wzrost ich wartości wykazuje się z drugiej strony bilansu jako kapitał z aktualizacji wyceny.

VI. Kapitały rezerwowe- mogą być tworzone przez spółki akcyjne na pokrycie szczególnych strat lub zobowiązań.

VII. Zysk (strata) z lat ubiegłych- wypracowawszy zysk, firma podejmuje decyzję, co zamierza z nim zrobić. Może go wypłacić akcjonariuszom w formie dywidendy lub zatrzymać i wykorzystać do finansowania swojej działalności. Jeżeli firma nie podejmie decyzji co zrobić z zyskiem z roku poprzedzającego ten, na który stworzony jest bilans, wynik ten figuruje w pozycji zysk (strata) z lat ubiegłych aż do momentu podjęcia decyzji.

VIII. Zysk (strata) netto- osobno, w pozycji zysk (strata) netto pokazywany jest wynik z danego roku obrotowego. Pozycja ta występuje w zasadzie w każdym bilansie, gdyż decyzje o podziale zysku zapadają z reguły w roku następującym, po roku którego dotyczy bilans. Na dzień bilansowy, nie ma więc jeszcze decyzji o podziale zysku. Pozycja ta wydzielona jest osobno z pozycji zysk (strata) z lat ubiegłych w celach informacyjnych.

IX. Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego- ukazują wysokość wypłaconych ewentualnych zaliczek na dywidendy. Wielkość ta obniża wartość kapitału własnego, dlatego też jest prezentowana z minusem. Działa to następująco:

Jeżeli akcjonariusze postanowią o wypłacie dywidendy z zysku z danego roku przed końcem tego roku, podejmują odpowiednią uchwałę. Spółka wypłaca im zaliczkę na dywidendę. Aby przedstawić ją odpowiednio w bilansie i zaznaczyć iż jest to dywidenda dotycząca tego roku, oraz aby utrzymać przejrzystość bilansu, zamiast obniżać zysk o wypłaconą zaliczkę, spółka prezentuje ją jako wartość ujemną w kapitałach własnych, obniżając ich wartość ale utrzymując czytelność zapisu - nie są wymagane dodatkowe wyjaśnienia aby każdy mógł się zorientować jakie zdarzenia zaszły w spółce.

B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania to kapitały obce, które będzie trzeba oddać, a które firma wykorzystuje do finansowania swojej działalności. Podstawowymi pozycjami są tu:

•rezerwy na zobowiązania,

•zobowiązania długoterminowe,

•zobowiązania krótkoterminowe,

•rozliczenia międzyokresowe.

ZOBOWIĄZNIA- to wszystkie długi, głównie pieniężne, które nasza firma musi zapłacić swoim kontrahentom bądź innym podmiotom, w związku ze zdarzeniami zaistniałymi w przeszłości. Zobowiązania są czymś odwrotnym do należności. Wyobraźmy sobie, że dokonujemy zakupu jakiegoś towaru. Sprzedający dostarcza nam towar. My otrzymujemy fakturę z kwotą jaką mamy zapłacić oraz terminem płatności np. za 30 dni. Jesteśmy zobowiązani do zapłaty za dostarczony towar najpóźniej za 30 dni - mamy wobec naszego kontrahenta dług. Takie długi nazywamy właśnie zobowiązaniami.

I. Rezerwy na zobowiązania- tworzy się aby uwzględnić w sprawozdaniu finansowym koszty, które dotyczą danego roku obrachunkowego, ale jeszcze nie powstały, można je jednak przewidzieć z dużym prawdopodobieństwem oraz oszacować ich wielkość. Rezerwy tworzy się np. z tytułu oczekiwanych strat wynikających ze zwrotów gwarancyjnych towarów i produktów, strat wynikających z udzielonych poręczeń i operacji kredytowych lub skutków toczącego się postępowania sądowego. Tworzy się również szacowaną metodami aktuarialnymi rezerwę na świadczenia emerytalne. Weźmy za przykład zwroty gwarancyjne: Jeżeli firma sprzedaje produkty w ciągu roku z gwarancją na 12 miesięcy, część tych produktów zostanie zwrócona jako zwroty gwarancyjne w roku kolejnym. Zwroty te będą jednak dotyczyły sprzedaży z roku danego. Aby ująć odpowiednio koszty przyszłych napraw/zwrotów gwarancyjnych dotyczących sprzedaży tegorocznej, firma szacuje (z reguły na podstawie doświadczeń z lat poprzednich) wielkość rezerwy na dane koszty i księguje ją w danym roku obrotowym. Innym przykładem może być również zakup produktów lub usług pod koniec roku, na które kontrahent wystaw nam fakturę dopiero w styczniu. Aby odpowiednio zakwalifikować koszty do okresu, w którym odbył się zakup, tworzymy rezerwę na zobowiązania.

II. Zobowiązania długoterminowe- obejmują zobowiązania o terminie zapadalności powyżej 12 miesięcy. Zalicza się tu przede wszystkim długoterminowe kredyty i pożyczki, obligacje i inne zobowiązania z tytułu emisji długoterminowych dłużnych papierów wartościowych. Zaciągnięte kredyty też bowiem są zobowiązaniami, w których otrzymujemy od banku gotówkę i zobowiązujemy się do jej zwrotu w terminie późniejszym.

III. Zobowiązania krótkoterminowe- zobowiązania o terminie spłaty poniżej jednego roku zaliczane są do zobowiązań krótkoterminowych. Jest to obszerna grupa obejmująca zobowiązania z tytułu dostaw i usług, z tytułu wynagrodzeń, podatków, ceł, ubezpieczeń, kredytów i pożyczek, z tytułu emisji krótkoterminowych papierów wartościowych, zobowiązań wekslowych, otrzymanych zaliczek na dostawy oraz innych zobowiązań.

IV. Rozliczenia międzyokresowe- zalicza się tu ujemną wartość firmy, przychody przyszłych okresów oraz inne długo- i krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. W przeciwieństwie do rozliczeń międzyokresowych aktywnych, te rozliczenia międzyokresowe dotyczą kosztów, które nie zostały jeszcze poniesione, natomiast znamy ich przewidywaną wartość i termin. Na przykład jeżeli jakaś spółka wykonuje dla nas usługę, na którą wystawi nam fakturę pod koniec wykonania, a wykonanie rozciąga się na wiele miesięcy, nieprawidłowym byłoby ujmowanie w koszty całej kwoty, w momencie otrzymania faktury, gdyż usługa dotyczyła dłuższego okresu czasu a nie jednego miesiąca. Aby odpowiednio dopasować wielkość kosztu do konkretnych miesięcy, firma co miesiąc tworzy rezerwę w wysokości kosztu przypadającego na dany miesiąc, w korespondencji z kosztem. Następnie w momencie otrzymania faktury, spółka księguje ja w korespondencji z rezerwą zamiast z rachunkiem wyników, unikając w ten sposób zniekształcenia, które wynikłoby, gdyby cały koszt ujęty był w jednym miesiącu.