Małgorzata Leszczyńska

Zacznę od wyjaśnienia pojęcia planowania. Słowo „planować” pochodzi z języka łacińskiego od słowa „planta”, tłumacząc na język polski – jest to szkic budynku . W kwestii zarządzania najprościej rozumiemy to jako wytyczanie celów organizacji i określenie najlepszego sposobu ich realizacji w wyznaczonym czasie. Planowanie także jest to pożądany kierunek działania, którego celem jest osiągnięcie przyszłego stanu rzeczy. Ściśle wiąże się z realizacją wyznaczonych wcześniej założeń. Dobry plan w organizacji charakteryzuje się:

• realnością (pewność, że wykonanie określonego celu jest prawdopodobne),

• spójnością (cele nie mogą być sprzeczne),
  -operatywnością (czytelność, zrozumiałość i ścisłość powiązana z realizacją zgodną z wykorzystaniem zasobów),

• elastycznością (możliwość realizacji zadań planowych w zmienionych warunkach),

• terminowością (określenie czasu wykonania planów i celu głównego),

• kompletnością (opisanie wszystkich niezbędnych założeń w kwestii realizacji wszystkich zadań),

• perspektywicznością (wybieganie w przyszłość, konieczna zgodność planów krótkookresowych z przewidywanymi), - konkretnością (ścisły sposób określenia głównych celów w planie danej organizacji) .

  W procesie planowania możemy niekiedy napotkać przeszkody, które są przyczyną nieodpowiedniej pracy danej organizacji. Najczęściej występującymi barierami możemy określić oto te zjawiska: niewłaściwe cele, niewłaściwy system nagradzania, dynamiczne i złożone otoczenie, niechęć do ustalania celów, opór wobec zmian, ograniczenia. Rolę barier w skutecznym planowania przyjmują różne okoliczności. Chciałabym teraz nieco wyjaśnić wymienione wyżej bariery.
  Pierwszą z sześciu najpowszechniejszych przeszkód są niewłaściwe cele. Istotnym błędem w organizacjach, który „psuje” działalność firmy jest płacenie części zysku netto spółki akcyjnej dla posiadaczy akcji spółek akcyjnych dokonywana przez koszt badań i proces rozwojowy. Niewłaściwym działaniem jest też błędnie wybrany cel, mianowicie cel nieosiągalny. Kolejnym jest zainteresowanie tylko jednym wybranym celem i zaniedbanie innych, równie istotnych. Mowa tu o np. zbyt wielkim nacisku na ilościowe lub jakościowe mierniki powodzenia. Organizacje skupiające się tylko na jednym z nich same proszą się o kłopoty w rozwoju, zwłaszcza w kwestii finansów. Drugą z sześciu głównych barier jest niewłaściwy system nagradzania. W pewnych sytuacjach dochodzi do podstawowego błędu w kwestii wynagradzania pracowników. Mianowicie mam na myśli wysokie zarobki dla pracownika, który mało sprawnie wyznacza cele i na odwrót, niskie wynagrodzenie lub jego brak dla rzetelnego pracownika. Innym przykładem jest znaczne obniżenie nagrody pieniężnej dla danej osoby za mało istotną pomyłkę w procesie planowania. Inną przyczyną niewłaściwego ustalania celów i opracowania planów jest chęć uzyskania wyższych zarobków w krótkich okresach przez pracowników, którzy skupiają się tylko na zyskach krótkoterminowych i którzy pomijają problemy długookresowe. Owa przyczyna bardzo zaburza pracę i rozwój organizacji.
  Trzecią z sześciu barier jest dynamiczne i złożone otoczenie. Charakter otoczenia organizacji jest kolejną przeszkodą dla skutecznego planowania. Przez charakter otoczenia rozumiemy szybkie zmiany, niespodziewane wprowadzanie nowych technologii czy intensywna konkurencja, która utrudnia dla organizacji podjęcie właściwej oceny przyszłych możliwości i zagrożeń. Spróbuje wyjaśnić na przykładzie : jest jakaś firma elektroniczna, która opracowała plan długookresowy dla sprzedaży dyskietek, próbowała w nim uwzględnić prawdopodobne zmiany techniczne w owym horyzoncie czasowym. Przewidywanie jest bardzo trudne. We wczesnym czasie, kiedy to nastąpił dynamiczny rozwój komputerów owszem ważne dane były zapisywane na dyskietkach. Natomiast później został wprowadzony dysk twardy, z powodu ograniczonego miejsca na dyskietkach. W dzisiejszych czasach stosuje się zazwyczaj dyski. Śmiało mogę stwierdzić, że otoczenie bardzo szybko się zmienia, często niespodziewanie oraz, że planowanie długookresowe jest bardzo trudnym zadaniem dla pracowników organizacji. Czwartą z sześciu barier jest niechęć do ustalania celów. Mowa tu o braku zaangażowania pracowników na stanowiskach kierowniczych w ustalaniu planów dla siebie i podległych jednostek. Świadomie lub nieświadomie uciekają oni od odpowiedzialności, prowadzi to do spowolnienia całej pracy planistycznej danej organizacji. Przyczyną tego niekiedy jest brak wiary w siebie lub obawa przed niepowodzeniem. Na przykład wielka firma farmaceutyczna popadła w poważne kłopoty, ponieważ jej menedżerowie nie opisali planów w kwestii badań i rozwoju. Kolejne problemy wynikały z poprzednich, trudności tylko się pognębiały.
  Piątą przeszkodą jest opór wobec zmian. W ludzkiej naturze jest stawianie oporu przed wprowadzaniem zmian. Spowodowane jest to trudnością w przystosowaniu się do nowych zmian w organizacji oraz strachem przed nieznanym. Czasami niechęć wprowadzenia zmian może być przyczyną problemów finansowych.
  Ostatnią, szóstą barierą są ograniczenia w skutecznym planowaniu. Są to m.in.: niedobory zasobów, utrudniony przepływ informacji, ograniczenia polityki rządu, silna konkurencja, niewystarczający czas czy zachwiana wiara w znaczenie skutecznego planowania. Skutkiem owych ograniczeń jest zmniejszenie swobody działania firmy w prognozowaniu przyszłości.

  W dalszej części mojego referatu chciałabym przedstawić także sposoby pokonania wcześniej wymienionych barier w skutecznym planowaniu. Bardzo ważne jest zrozumienie, jak można przezwyciężyć przeszkody. Jest kilka wskazówek, które ułatwiają ustalanie celów. Omówię cztery ważniejsze wskazówki.
  Pierwszą z nich jest zrozumienie znaczenia celów i planów. Najlepszym sposobem ułatwiającym proces planowania jest rozpoznanie podstawowych zadań. Stawianie celów nie jest gwarancją powodzenia wykonania wcześniejszych założeń, należy liczyć się z prawdopodobieństwem wystąpienia poprawek lub zmiany całości prognozy na przyszłość. Planowanie nie jest „lekiem na wszystko”. Przykładem może być wprowadzenie przez daną organizację nowego logo. Niestety ta decyzja okazuje się błędna, logo nie zostaje przyjęte przez konsumentów. Pracownicy podejmują szybką decyzję o usunięciu błędnych planów i powrocie do wcześniejszego logo. Z starannego planowania wynikła pomyłka, mimo tego firma zyskała na tym, gdyż „zrobiła szum” wokół siebie na rynku i ożywiła ponowne zainteresowanie.
  Drugą z istotnych wskazówek jest komunikacja i uczestnictwo. Wszyscy uczestnicy procesu planowania powinni zostać poinformowani o jego przebiegu. Wszystkie cele i plany muszą być doprowadzone do pracowników. Ważne jest też to, by osoby biorące udział w planowaniu były odpowiedzialne za realizację swoich założeń. Tymi osobami powinni być pracownicy, którzy byli zaangażowani w proces planowania od samego początku. Z reguły ludzie chętniej pracują nad jakimś celem, jeżeli są związani z nim „ od A do Z ”. Kolejnym plusem jest to, że owi pracownicy służą cennymi informacjami i pomocą w razie niepożądanych problemów.
  Trzecią wskazówką są spójność, przegląd i aktualizacja. Istnieją dwa typy spójności, które należy zapewnić - pozioma i pionowa. Pozioma oznacza potrzebę ustalenia niesprzecznych celów w przekroju całej organizacji. Natomiast pionowa to wymaganie uzgodnień celów na różnych szczeblach. Proces planowania jest procesem zmiennym, dlatego też musi być aktualizowany. W wielu organizacjach w dzisiejszych czasach dostrzega się coraz częstszą potrzebę przeglądu i nanoszenia poprawek w ustalonych planach i celach firmy.
  Ostatnim sposobem na przezwyciężenie barier jest skuteczny system nagradzania. Z natury ludzie lubią być chwaleni i nagradzani. Jest to bardzo dobra motywacja do pracy. Za skuteczne planowanie powinno się chwalić i nagradzać pracownika. Za nieudane ustalenie celów nie należy karać, gdyż zniechęca to pracowników do dalszej pracy. Człowiek z reguły uczy się na błędach .

  Na koniec pragnę podsumować moje rozważania na temat barier w skutecznym planowaniu. Moim zdaniem na całym globie występują ograniczenia w ustalonych działaniach. Nawet największe korporacje światowe napotykają przeszkody w rozwoju gospodarczym. Nie ma na świecie firmy, której idealnie się powodzi, problemy mniejsze czy większe to tylko kwestia czasu. W ustalaniu celów bardzo ważne jest przygotowanie się na ewentualne wystąpienie przeszkód, np. takich jak zmienne otoczenie, intensywna konkurencja czy opór pracowników. Oczywiście istnieje wiele różnych sposobów na przezwyciężenie barier. W swojej pracy opisałam cztery główne wskazówki, przypomnę jest to zrozumienie celów, komunikacja i uczestnictwo, spójność, przegląd, aktualizacje oraz odpowiedni system nagradzania. W kwestii zarządzania ustalaniem planów należy zrozumieć jakie bariery zakłócają prace oraz równie ważne jest zrozumienie jak można je przezwyciężyć. Nie należy zaniedbywać i ignorować barier, gdyż prowadzi to do poważnych konsekwencji. Podsumowując wszystkie organizacje, by skutecznie i efektywnie wykonywały procesy planowania muszą też pokonywać przeszkody, które czekają podstępnie na drodze do sukcesu.

Bibliografia:

1. www.wsiz.rzeszow.pl : Planowanie funkcjonowania organizacji i kontrola realizacji planów. Zarządzanie strategiczne.
2. Tadeusz Kotarbiński: Traktat o dobrej robocie oraz Sprawność i błąd
3. Ricky W. Griffin: Podstawy zarządzania organizacjami. Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN, 1998.