Pojęcie audytu

Nazwa audyt wywodzi się z języka łacińskiego, gdzie audire oznacza słyszeć, słuchać, przesłuchiwać, badać . Można przyjąć że w języku polskim audyt, a zwłaszcza audyt zewnętrzny oznacza badanie ksiąg rachunkowych, jest określany jako rewizja sprawozdań finansowych instytucji zobowiązanych do weryfikacji rachunkowości i sprawozdawczości finansowej. Natomiast pojęcie audytu wewnętrznego bywa niesłusznie utożsamiane z kontrolą wewnętrzną (w odróżnieniu od kontroli zewnętrznej, czyli dokonywanej przez osoby lub instytucje zewnętrzne wobec kontrolowanej instytucji) W polskiej praktyce kontrolerskiej termin audytor, kojarzony był przede wszystkim z audytem zewnętrznym i pojawił się na początku lat dziewięćdziesiątych wraz z rozwojem i komplikowaniem się instrumentów finansowych i księgowych oraz koniecznością powierzenia weryfikacji bilansu osobą z zewnątrz instytucji .

Nazwa audyt wywodzi się z języka łacińskiego, gdzie audire oznacza słyszeć, słuchać, przesłuchiwać, badać . Można przyjąć że w języku polskim audyt, a zwłaszcza audyt zewnętrzny oznacza badanie ksiąg rachunkowych, jest określany jako rewizja sprawozdań finansowych instytucji zobowiązanych do weryfikacji rachunkowości i sprawozdawczości finansowej. Natomiast pojęcie audytu wewnętrznego bywa niesłusznie utożsamiane z kontrolą wewnętrzną (w odróżnieniu od kontroli zewnętrznej, czyli dokonywanej przez osoby lub instytucje zewnętrzne wobec kontrolowanej instytucji)

W polskiej praktyce kontrolerskiej termin audytor, kojarzony był przede wszystkim z audytem zewnętrznym i pojawił się na początku lat dziewięćdziesiątych wraz z rozwojem i komplikowaniem się instrumentów finansowych i księgowych oraz koniecznością powierzenia weryfikacji bilansu osobą z zewnątrz instytucji . Miej więcej w tym samym czasie , czyli na początku procesów transformacji, zaczęto coraz głośniej mówić o standardach jakości. Ich docenianie znalazło wyraz w zapotrzebowaniu na certyfikację wyrobów i usług. Tak narodził się audyt(audit) jakości.

Inaczej rzecz się ma z audytem wewnętrznym. Jest on rezultatem poszukiwań sposobów na wzmocnienie kontroli wewnętrznej  uznanej za nieefektywną i wywieranych coraz mocniejszych nacisków  instytucji UE  dążących do zdyscyplinowanego gospodarowania środkami finansowymi. Niezależnie od tych żródeł wiele instytucji wprowadzało różne formy audytu wewnętrznego jako wyraz zapotrzebowania na usprawnienie procesów informacyjnych i decyzyjnych, procesów zarządzania. Aktywnymi propagatorami audytu wewnętznego, jako nowego podmiotu kontrolnego są osoby związane z Polskim Instytutem Kontroli Wewnętrznej biorące czynny udział w upowszechnianiu w naszym kraju standardów kontroli wewnętrznej. Wspomniane standardy rozrózniają audyt wewnętrzny (interial audit) i kontrolę wewnętrzną (interial control ). Jeden z nich określa zakres prac audytu wewnętrznego jako badanie i ocenę adekwatności działania przy realizacji powierzonych jej zadań. W tym rozumieniu audyt wewnętrzny jest sprawowany przez instytucjonalną komórkę kontrolną powołaną przez kierownika organizacji dla weryfikowania istnienia i skuteczności działania systemu kontroli wewnętrznej w tej instytucji. Natomiast system kontroli wewnętrznej jest realizowany na wszystkich szczeblach organizacyjnych i składa się na jego organizację zarówno komórki, jak i procedury, przepisy.

Ze względu na rodzące się często niezrozumienia lub nieporozumienia , audyt wewnętrzny utożsamiany jest z kontrolą wewnętrzną instytucjonalną (komórką kontroli wewnętrznej ) zaś kontrola wewnętrzna z kontrolą funkcjonalną związaną z zasadami organizacji i kierowania poszczególnymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi. Tradycyjnie polskie kategorie i podziały w obrębie kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, wypracowane w latach siedemdziesiątych i pózniej pod wpływem literatury i praktyki zachodniej ulegają znacznej modyfikacji. Spotkać się można z określeniem profesjonalnej komórki wewnętrznej jako kontroli funkcjonalnej.

Modele audytów i podaudytów – koncepcja Stępniewskiego Poziom akceptowania reguł które są kluczowymi czynnikami sukcesu, oraz rodzaj zainteresowań- treść i funkcjonowanie lub cele i adekwatność prowadzą do rozróżnienia dwóch podstawowych rodzajów audytów prawidłości i sprawności. Audyt prawidłowości polega na badaniu istnienia i przestrzegania opracowanych reguł oraz ich funkcjonowania. Przedmiotem audytu prawidłowości jest badanie i ocena reguł, zasad, wzorców. Zainteresowanie natomiast treścią celami nakładami zrodziło drugi model, który określa się audytem sprawności. Jego istota polega na badaniu odpowiedzialności i doskonaleniu realizowanych celów, bez pomijania wdrożonych reguł. Te rozróżnienia w literaturze czasami są wzbogacone, co niekoniecznie sprzyja ich jasności. Na przykład kiedy reguły funkcjonowania audytowanej jednostki są wystarczająco znane i akceptowane tak, iż stały się zasadami, to będzie chodziło o audyt prawidłowości. Jeśli reguły są napisane w postaci np. instrukcji, to będzie chodziło o audyt zgodności. W przypadku gdy reguły są ewidentne i dotyczą sposobu funkcjonowania, np. ochrona osób, danych, majątku lub tajność i wiarygodność informacji, to będzie można mówić o audycie bezpieczeństwa. W przeciwnym razie, kiedy nie ma systemu referencji lub jest on niekompletny lub kwestionowany, będzie chodziło o doskonalenie reguł funkcjonowania i jakości rezultatów można wówczas powiedzieć że, jest to audyt sprawności. Zatem można stwierdzić że audyt zgodności i bezpieczeństwa są w gruncie rzeczy „podaudytami” (subaudytami). Mają do spełnienia mniejsze zadanie w obszarze zadania większego lub mocniej akcentują misję audytu podstawowego.

Misje audytów

               Każdy audyt ma jakąś misję do spełnienia. Misją audytu prawidłowości jest zapewnienie bezpieczeństwa lub zgodności sposobu funkcjonowania z głównymi i oczekiwanymi rezultatami działalności. Mogą to być określone wielkości lub terminy świadczonych na odpowiednim poziomie usług lub respektowane terminy „produkcji rezultatów księgowych”. Mówiąc inaczej misją audytu prawidłowości jest upewnienie się lub spowodowanie. Aby sprawozdania finansowe firmy były sporządzane w terminie wymaganym przez  instytucje, jak np. sąd administracyjny  

Misją audytu sprawności jest dążenie do zapewnienia skuteczności lub jakości otrzymywanych informacji lub działań. Mówiąc inaczej jest to dążenie do tego, aby zadanie uzyskania wyników księgowych w określonym czasie po zamknięciu okresu gospodarczego odpowiadało realnym potrzebom i usprawiedliwiało ilość i wartość środków użytych do tego celu lub odwrotnie, ustalenie czy te wyniki mogłyby być uznane szybciej i jakich wymagało by to nakładów.

Generalnie można powiedzieć, że audyt wewnętrzny w przedsiębiorstwach zaczyna się od badania prawidłowości. Do najważniejszych trosk zarządu należą: przestrzeganie jej dyrektyw oraz bezpieczeństwo organizacji. Wraz z upływem czasu rozszerza się dziedzina audytu i rodzaj jego zainteresowań przede wszystkim w kierunku audytu sprawności, który bada: -adekwatność środków w stosunku do celu -trafność (odpowiedniość ) organizacji i metod – rygorystyczne zarządzanie -jakość działań (decyzji ) nie menadżerskich -adekwatność celów i strategii przedsiębiorstwa - dostosowanie struktur do przyjętych i akceptowanych misji.

Najogólniej mówiąc, chodzi tu o analizę przyczyn braku skuteczności lub niesprawności w przedsiębiorstwie. W zależności od tego, czy cele będą dotyczyć prawidłowości czy sprawności, badanie systemów nie będzie realizowane w ten sam sposób:

-W obszarze prawidłowości audytor będzie zainteresowany, czy zadania są wykonane zgodnie z systemem standardów i czy wyniki są poprawne. A kiedy przystąpi do szczegółowego badania organizacji, to najczęściej rozpocznie od stanu istniejącego: badanie mechanizmów kontroli zgodności, badanie środków zabezpieczania W obszarze sprawności nie wystarczy zbadać systemów istniejących, ale trzeba je połączyć z ich celami. Przykładowo w audycie dyskonta finansowego, po określeniu wielkości otrzymanych i straconych obniżek w okresach poprzednim i bieżącym.

Orientacja audytu na sprawność jest często podzielona na audyt sprawności i audyt zarządzania. W ramach audytu sprawności bada się:

-adekwatność środków w stosunku do przyjętych celów, -odpowiedzialność metod i procedur. -zasady zarządzania i jakości wyników.
W ramach audytu zarządzania bada się: -adekwatność celów w stosunku do strategii i polityki przedsiębiorstwa, -dostosowanie struktur do założonych celów, -podstawy, komunikowanie się, stosunki międzyludzkie.

Audyt zarządzania wymaga szerszej wiedzy i kompetencji niż prosty audyt sprawności ale stosuje się w nim te same metody i takie samo podejście. Na górnej granicy zarządzania znajduje się audyt strategiczny. Który polega na audycie adekwatności przyjętej strategii i audycie procesów dostosowawczych strategii i uwzględnia jego wnioski. Audyt wewnętrzny nie może być obojętny na otoczenie przedsiębiorstwa, w nim bowiem tkwią ryzyka np.

-osiągnięcia konkurencji w dziedzinie wyników -czy park produkcyjny jest konkurencyjny -czy przedsiębiorca i jego marka są kompatybilne z namierzonym rynkiem, z celami handlowymi i planami produkcji,

Audytor nie ogranicza się tylko do identyfikacji i sygnalizacji braku zrozumienia i przewidywania ryzyka, jego misja polega czasami na doradztwie w dziedzinie strategii. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby audytor wewnętrzny wystąpił w roli konsultanta, lecz przetwarzanie ryzyka należy zwykle do zadań danej dyrekcji lub do wyspecjalizowanej firmy doradczej. Zdaniem wielu ekspertów normalna rola audytu polega na upewnieniu się, czy decyzje są podejmowane prawidłowo, a nie na badaniu czy są one dobre. Bardzo trudno jest rozgraniczyć racjonalność podejmowania decyzji od racjonalnej decyzji. Można przyjąć, że stosunkowo łatwiejszym zadaniem jest stwierdzenie, iż decyzja została podjęta nieprawidłowo. Można przyjąć, że logiczne rozumowanie audytora przebiega dwutorowo

W dziedzinie prawidłowości, gdzie misją jest bezpieczeństwo i zgodność, działania polegają na: -identyfikacji aktywów do ochrony, -identyfikacji niebezpiecznych zdarzeń, które mogą wystąpić, -zdefiniowaniu czynników mogących sprzyjać ich wystąpieniu, -określenie metod i środków prewencji, -określenie procedur wykonywania i ochrony tego co cenne, W dziedzinie sprawności gdzie misją jest skuteczność i jakość działania audytora polegają na: -identyfikacji obszarów działalności do opanowania, -określeniu kluczowych czynników sukcesu do rozwinięcia -określenie charakterystycznych wskazników do ulepszenia, -określenie metod i środków zarządzania