Wstęp Często spotykamy się z zamiennym stosowaniem słowa audit i audyt. Jednakże budzi to duże kontrowersję. Według Rady Języka Polskiego, stosowanie słowa audit jest skutkiem błędnego tłumaczenia norm ISO 9001 i ISO 14001 przez Polski Komitet Normalizacyjny. Ponadto, termin „audit” nie występuje w słowniku języka polskiego, więc nie jest poprawnym terminem. Sekretarz RJP zauważa też, iż PKN nie jest konsekwentny w stosowaniu tej formy, gdyż w normie PN-ISO/IEC 27001:2007 użyto już poprawnego terminu jakim jest audyt. W roku 2002, na prośbę użytkowników norm, pismem - znak RJP 52/W/2002 – Sekretarz RJP zwrócił się do Polskiego Komitetu Normalizacyjnego z uwagą, iż należy uznać za poprawne używanie tylko terminów audyt i audytowanie. Jako uzasadnienie podano, iż obcojęzyczne di przybiera w polszczyźnie formę dy . Polski Komitet Normalizacyjny, w odpowiedzi na interwencję RJP, stwierdził, iż forma audit została wcześniej zaaprobowana przez językoznawcę, który został poproszony o konsultację. Pomimo, że słowo audit nie jest poprawnym terminem i nie występuje w słowniku języka polskiego, na stałe wpisało się w słownictwo audytorów, konsultantów i menedżerów zaangażowanych w systemy zarządzania jakością, środowiskiem oraz bhp i jest przez nich ogólnie stosowane oaz rozpowszechniane. Możemy zauważyć, że w odniesieniu do systemów zarządzania częściej używa się sformułowania audit. Skoro wg. PKN takie nazewnictwo jest poprawne, pozwolę sobie, na potrzeby niniejszej pracy, używać tych terminów zamiennie. Praca pt. Audyt w zarządzaniu jakością składa się z pięciu rozdziałów. W rozdziale pierwszym przedstawiono podstawowe definicje i pojęcia, które zostały użyte w pracy. Rozdział drugi opisuje cele audytu. Kolejny rozdział poświęcony jest zasadom audytowania. W rozdziale czwartym opisano klasyfikację audytu ze względu na powód jego przeprowadzenia i jego przedmiot oraz podział audytu ze względu na to kto go wykonuje i jaki jest jego cel. Ostatni, piąty rozdział, opisuje audyt w zarządzaniu jakością. Przedstawiono podstawy zarządzania jakością, rodzinę norm ISO 9000 oraz płynące z niej nakazy dotyczące zawartości dokumentów ISO i obowiązki kierownictwa w systemie zarządzania jakością. Rozdział ten wskazuje też powodu przeprowadzania audytów zarządzania jakością.

1. Podstawowe pojęcia i definicje Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania jakością zamieszczone są w Normie: PN-EN ISO 19011:2003. Norma ta definiuje audyt ogólnie, jako systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z audytu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów audytu . Bardziej szczegółowa jest definicja Międzynarodowe Stowarzyszenie Auditorów (IAA), która definiuje audyt jako niezależną, obiektywną działalność o charakterze zapewniającym i doradczym, prowadzoną w celu wniesienia do organizacji wartości dodanej i usprawnienia jej funkcjonowania . Podchodząc bardziej szczegółowo do pojęć związanych z audytem należy przedstawić definicję audytu jakości. Norma PN-ISO 8402 określa audyt jakości jako usystematyzowane i niezależne badanie mające stwierdzić, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów Inna definicja audytu jakości zamieszczona w wytycznych dotyczących auditowania systemów zarządzania jakością lub zarządzania środowiskowego normy PN EN ISO 19011:2003 przedstawia audyt jakości jako systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z audytu oraz jego obiektywna oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów audytu.
   Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA Polska przedstawia na swojej stronie internetowej definicję audytu wewnętrznego, opisując go jako „działalność niezależna i obiektywna, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej organizacji. Polega na systematycznej i dokonywanej w uporządkowany sposób ocenie procesów: zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego, i przyczynia się do poprawy ich działania. Pomaga organizacji osiągnąć cele dostarczając zapewnienia o skuteczności tych procesów, jak również poprzez doradztwo” . Audyt wewnętrzny wspiera organizację w osiąganiu wytyczonych celów poprzez systematyczne i konsekwentne działanie służące ocenie i poprawie efektywności zarządzania ryzykiem, systemu kontroli oraz procesów zarządzania organizacją . W normie ISO 9000 : 2000 przedstawione są następujące definicje, które pozwalam sobie przytoczyć w celu lepszego zrozumienia tematu:

1. kryteria auditu - zestaw polityk, procedur lub wymagań. Stanowią one odniesienie, z którym porównuje się dowody z auditu;
2. dowód z auditu -zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne ze względu na kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania;
3. ustalenia z auditu - wynik oceny zebranych dowodów z auditu w stosunku do kryteriów auditu;
4. wniosek z auditu - wynik auditu przedstawiony przez zespół auditujący po rozważeniu celów auditu i wszystkich ustaleń z auditu;
5. klient auditu – organizacja lub osoba zlecająca przeprowadzenie auditu (może nim być auditowany);
6. auditowany – organizacja, która jest audytowana;
7. auditor – osoba mająca kompetencje do przeprowadzania auditu;
8. zespół auditujący – jeden lub więcej audytorów, przeprowadzających audit, wspomaganych przez ekspertów technicznych (posiadających specyficzną wiedzę lub umiejętności), jeżeli jest to wymagane.
9. program auditów – zestaw auditów zaplanowanych w określonych ramach czasowych mających określony cel;
10. plan auditu – opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych z audytem;
11. zakres auditu – obszar i granice auditu, np. lokalizacja, jednostki organizacyjne, ramy czasowe.;
12. ISO -Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna;
13. Normy ISO to międzynarodowe standardy opracowane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną ISO. Zawierają szereg wymagań w stosunku do organizacji. Zostały opracowane w celu harmonizacji wymagań odnośnie systemów jakości w skali międzynarodowej i umożliwienia certyfikacji tych systemów.

2. Audyt i jego podstawowe cele Na wstępie należy zauważyć, iż audyt nie jest kontrolą i wykryte nieprawidłowości nie powinny skutkować dla załogi w postaci kar. Nie należy też mylić audytu z nadzorowaniem jakości lub kontrolą, czyli działaniami mającymi na celu sterowanie procesem albo akceptację wyrobu. Narzędzie to stosuje się do określenia stopnia spełnienia wymagań dotyczących systemu zarządzania jakością. Jednym z celów audytu jakości jest ocena potrzeby doskonalenia lub podjęcia działań korygujących Audyty jakości przeprowadzają osoby nie ponoszące bezpośredniej odpowiedzialności za obszary działania poddawane audytowi, ale – co jest pożądane – we współpracy z personelem danego obszaru. Podstawowym zadaniem audytu jest ocena sytuacji w przedsiębiorstwie aby stwierdzić i skorygować nieprawidłowości. Celem audytu jest określenie poziomu zgodności z normą audytu oraz wskazanie możliwych niezgodności, stanowiących prawne, finansowe lub inne ryzyko dla przedmiotu badania. Cel ten był obecny w normach ISO serii 9000 już od pierwszej ich wersji. Dopiero wydanie z roku 2000 wprowadziło istotne zmiany, które miały zwiększyć skuteczność prowadzonych audytów i spowodowały wskazanie nowych celów, takich jak:

 weryfikacja spełnienia wymagań stawianych przez przepisy i normy systemowi zarządzania,  ocena stopnia identyfikacji oraz spełnienia potrzeb i oczekiwań klientów,  oszacowanie ryzyka dla organizacji wynikającego z niespełnienia wymagań lub niewłaściwej ich realizacji,  badanie skuteczności, a także efektywności organizacji,  wykrywanie marnotrawstwa i zbędnych kosztów,  identyfikacja błędów i przekazywanie informacji o nich właściwym jednostkom,  komunikacja pomiędzy pracownikami liniowymi a zarządem organizacji,  ocena dostawców,  wykazanie możliwości doskonalenia.

Ustalenia z audytu są wykorzystywane do oceny skuteczności systemu zarządzania jakością i identyfikowania możliwości do doskonalenia.

3. Zasady audytowania Zasady audytowania, określone w ISO/FDIS 19011:2011, wskazują jak powinni postępować audytorzy oraz zarządzający programem auditów. Osoby te mają obowiązek:  wykonać swoja pracę rzetelnie, staranie i odpowiedzialnie;  zwrócić uwagę i uwzględniać wszystkie wymagania prawne;  udowodnić swoją zawodową kompetencję;  wypełnić swoja pracę bezstronnie tj. pozostać rzeczowym i być bez uprzedzenia we wszystkich swoich postępowaniach;  być wrażliwym wobec wszelkiego wpływu, który może być wywierany na zdolność wyrokowania podczas auditu przez inne zainteresowane strony. Do zasad tych wprowadzono też nową zasadę jaką jest „poufność” czyli zapewnienie bezpieczeństwa informacji. W toku swoich zadań, auditorzy powinni zapewnić bezpieczeństwo informacji oraz należycie postępować z wrażliwymi, poufnymi i tajnymi informacjami.

4. Rodzaje audytu Mając na uwadze powód przeprowadzania audytu oraz jego przedmiot wyróżnia się typy audytów:  audit systemu jakości,  audit procesu,  audit wyrobu  audit dokumentacji. Kolejna klasyfikacja audytów zależna jest od tego, kto kogo audytuje, w jakim celu oraz z jakich powodów. Norma ISO 19011 wyróżnia trzy podstawowe rodzaje audytów (pierwszej, drugiej oraz trzeciej) strony wskazując na dwie dodatkowe ich odmiany (wewnętrzny i zewnętrzny) Tak więc audyt możemy podzielić następująco:

1. audyt wewnętrzny - strony pierwszej - przeprowadzany przez samą organizację lub w jej imieniu dla potrzeb przeglądu zarządzania lub do innych celów wewnętrznych,
2. audyt zewnętrzny: a) strony drugiej - przeprowadzany przez stronę zainteresowaną organizacją, np. klientów, b) strony trzeciej - przeprowadzany przez niezależne organizacje zewnętrzne. Audyt wewnętrzny - pierwszej strony, polega na wytypowaniu zwykle własnych pracowników organizacji, którzy przeprowadzą badanie wybranego jej obszaru. Aby był zachowany obiektywizm, osoby przeprowadzające audyt nie powinny pracować w dziale audytowanym. Audytor powinien posiadać odpowiedni zasób wiedzy, zarówno z norm dotyczących jakości, jak i techniki prowadzenia audytu wewnętrznego. Pożądanym jest by audytorem wewnętrznym był pracownik z kilkuletnim doświadczeniem zawodowym i odpowiednim wykształceniem, najlepiej osoba, która z racji swojego doświadczenia , dobrze zna wszystkie procesy występujące w organizacji. Do przeprowadzenia tego audytu, nie wyklucza się również zaangażowania osób spoza przedsiębiorstwa. Podczas weryfikacji poszczególnych elementów systemu jakości, zwraca się szczególną uwagę na ocena stopnia przestrzegania wcześniej założonych ustaleń, które występują w postaci procedur i instrukcji. Najważniejszym dokumentem podczas przeprowadzania audytu jest Księga Jakości. Księga ta jest dokumentem opisującym system zapewnienia jakości w przedsiębiorstwie, czyli opisane są w niej ogólne dyspozycje przyjęte przez przedsiębiorstwo w celu osiągnięcia wymaganej jakości wyrobów i usług.

Audyt drugiej strony występuje wówczas, gdy dane przedsiębiorstwo występuje w roli zamawiającego. Audyt jakości przeprowadzany jest u aktualnych lub potencjalnych podwykonawców. Wykorzystuje do tego najczęściej własny zespół audytorów lub zleca wykonanie audytów w wyspecjalizowanej firmie. Jest on przeprowadzany zwykle wówczas, gdy kontrahent nie posiada certyfikowanego systemu zarządzania jakością, a deklaruje możliwość spełnienia wymogów stawianych przez służby jakościowe potencjalnego klienta Ten rodzaj audytu jest realizowany przez wykwalifikowanych audytorów wewnętrznych klienta. Jego przeprowadzenie musi zostać dopuszczone przez obie strony np. w umowie. Norma ISO 9001 mówi również o możliwości audytu przeprowadzonego przez klienta organizacji u jej dostawców, o ile odpowiednie kontrakty to dopuszczają. Szczególnego znaczenia audyty drugiej strony nabierają w przedsiębiorstwach, które posiadają wdrożony system zapewnienia jakości. Zgodnie z postanowieniami norm PN-ISO serii 9000, firma zobowiązana jest do pełnienia skutecznego nadzoru nad systemami jakości swoich podwykonawców. Może to być osiągnięte jedynie poprzez regularne audyty zewnętrzne, wykonywane przede wszystkim u podwykonawców nie posiadających certyfikowanych systemów jakości. Ponadto dzięki prowadzeniu audytów drugiej strony, przedsiębiorstwa mogą nie tylko dokonać wyboru najlepszych podwykonawców, ale także pomóc im w poprawie ich własnych systemów jakości. W rezultacie tego rodzaju audytów przedsiębiorstwo nabiera większego zaufania do swoich podwykonawców.

Audyt trzeciej strony jest rodzajem audytu, stanowiącym najważniejszy element w procedurze certyfikowania systemu jakości. Docelowym rezultatem pomyślnie zakończonego audytu trzeciej strony ma być wzrost zaufania zleceniodawców do danego przedsiębiorstwa. Celem takiego audytu jest pragnienie podbudowania renomę lub ugruntowanie pozycję na rynku. Audyt może być także skutkiem żądań potencjalnego kontrahenta. Wniosek o jego przeprowadzenie zgłasza do upoważnionej instytucji przedsiębiorstwo. Pozytywny rezultat audytu trzeciej strony pozwala na nadanie certyfikatu systemowi zapewnienia jakości w tym przedsiębiorstwie. Jest to oficjalny dokument stwierdzający, że system obowiązujący w danej firmie odpowiada wymaganiom jednej z norm podlegających certyfikacji. Partnerzy przedsiębiorstwa mają tym samym pewność, że posiada ono wdrożony i skuteczny system zapewnienia jakości zgodny z normami międzynarodowymi. Audyty mogą występować w dwóch specyficznych odmianach. Pierwsza z nich ma miejsce, gdy podczas audytu badanych jest kilka obszarów (np. jakość i środowisko), to takie audyty nazywamy połączonymi. W przypadku zaś, gdy wiele organizacji łącznie przeprowadza badanie u jednego audytowanego, wtedy taką odmianę audytu nazywamy wspólną. 5. Audyt w zarządzanie jakością Aby przejść do zjawiska audytu w zarządzaniu jakością, należy nadmienić czym jest zarządzanie jakością. Jest to jedno z ważniejszych zagadnień, którym zajmują się obecnie teoretycy i praktycy zarządzania. Gdy mówimy zarządzanie, to mamy na myśli planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrola. Zarządzanie jakością jest zatem planowaniem, organizowaniem, motywowaniem i kontrolą wszystkich działań dotyczących jakości. Jakość produktów i usług, jako ważny element międzynarodowej konkurencji coraz częściej decyduje o sukcesie firmy. Do głównych technik stosowanych w zarządzaniu jakością są: Just In Time (JIT), benchmarking, statystyczna kontrola procesu, Failure Mode and Effects Analysis (FMEA), metodę Taguchi, Quality Function Deployment (QFD), systemy zapewnienia jakości. Zarządzanie jakością składa się z czterech etapów tj.: kontrola jakości, sterowanie jakością, zapewnienie jakości i zarządzanie przez jakość.

1. Kontrola jakości (ang. quality control) jest świadomym działania przedsiębiorstwa wobec problemu jakości towarów i usług, w którym istotną część odpowiedzialności przejmuje naczelne kierownictwo organizacji. Dobra jakość produktu nie jest kwestią przypadku. Składa się na nią wiele czynników, takich jak szkolenie i doskonalenie personelu i kadry kierowniczej, skoordynowane działania wszystkich działów organizacyjnych przedsiębiorstwa, projektowanie i planowanie produkcji, itp. Celem kontroli jakości jest wyeliminowanie wszelkich negatywnych czynników, które obniżają jakość produktów i usług przedsiębiorstw.
2. Sterowanie jakością jest metodą i działaniem systemowym, stosowanym w celu zapewnienia wymagań jakościowych klienta. Wymagania te spełniane są poprzez nadanie produktowi odpowiednich cech i właściwości w celu uzyskania efektywnego ekonomicznego sterowania jakością. Sterowanie jakością jest systemem zapobiegania wadom i brakom, który obejmuje monitorowanie procesu, przy czym eliminuje przyczyny niezadowalające wykonawcę.
3. Zapewnianie jakości (Quality assurance; QA) polega na planowym i systematycznym działaniu, które jest niezbędne do zapewnienia spełnienia wymagań jakości produktu finalnego w procesie jego tworzenia.
4. Zarządzanie przez jakość (ang. Total Quality Management, inaczej: kompleksowe zarządzanie jakością, totalne zarządzanie jakością) – w procesie tym uczestniczą wszyscy pracownicy poprzez pracę zespołową, zaangażowanie i stałe podnoszenie kwalifikacji. Jest to takie zarządzanie organizacją, w którym każdy aspekt działalności jest realizowany z uwzględnieniem spojrzenia projakościowego. Celem jest osiągnięcie długotrwałego sukcesu, polegającego na korzyściach dla organizacji, społeczeństwa oraz zadowoleniu klienta. Audyt w zarządzaniu jakością Wykazanie zgodności z odpowiednimi normami, przepisami wewnętrznymi oraz wymaganiami prawnymi jest podstawowym celem audytu systemu zarządzania jakością. Tak więc, w rodzinie norm ISO 9000 z 2000r.,składającej się z 4 norm podstawowych, tj.:

1. ISO 9000:2000 – SZJ – Podstawy i terminologia
2. ISO 9001:2000 – SZJ – Wymagania;
3. ISO 9004:2000 – SZJ –Wytyczne doskonalenia funkcjonowania;
4. ISO 19011:2002 – SZJ – Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego, znajdują się dwie normy ISO 9001 oraz ISO 19011, na których opierają się zasady prowadzenia audytów zarządzania jakością oraz są wskazówkami dla podmiotu audytowanego wg jakiego klucza mają zarządzać przedsiębiorstwem, by planowany audyt w zarządzaniu jakością zakończył się pozytywnie. Mając powyższe na uwadze, organizacja powinna ustanowić, udokumentować, wdrożyć, utrzymywać i stale doskonalić procesy zgodnie z wymaganiami norm ISO 9000. Wymagania te (norma ISO 9001) nakazują zidentyfikować procesy dla systemu zarządzania jakością. Narzuca też wyznaczenie kryteriów i metod, dzięki którym będzie można prowadzić i nadzorować procesy i wdrażać działania, aby osiągnąć ustalone cele. Dokumentacja w ISO 9001 powinna zawierać politykę jakości i cele jakości, księgę jakości, oraz procedury takie jak: nadzorowanie dokumentacji i zapisów wyrobu niezgodnego, audyty wewnętrzne, działania korygujące, dokumenty zapewniające efektywne planowanie, prowadzenie i nadzorowanie procesów. Obowiązkiem kierownictwa jest ustalenie polityki jakości i celów jakości. Jest ono również odpowiedzialne za planowanie systemu zarządzania jakością (SZJ). Ponadto, ważnym zadaniem kierownictwa jest uświadamianie pracowników jak ważne jest spełnienie wymagań klienta i wymagań zawartych w przepisach prawa. Mają oni zapewnić dostępność niezbędnych zasobów oraz czuwać nad procesem komunikowania się miedzy różnymi szczeblami i służbami w sprawach dotyczących skuteczności systemu zarządzania jakością. Modele zarządzania jakością, ujęte w normie ISO 9001 oraz ISO 19011, charakteryzują się uniwersalnością. Pozwalają na dostosowania do wielkości i rodzaju organizacji, złożoności i wzajemnych oddziaływań procesów oraz kompetencji personelu. Powody przeprowadzania audytów zarządzania jakością mogą być następujące:  aby zweryfikować to, czy system jakości organizacji nadal spełnia określone wymagania,  aby ocenić system jakości organizacji na zgodność z wymaganiami normy dotyczącej systemu jakości,  dla potrzeb wstępnej oceny nowego, potencjalnego dostawcy,  w ramach regularnego przeglądu dostawców na podstawie umowy kontraktowej, aby upewnić się, że ich systemy jakości nadal spełniają wymagania.
   Tak jak wspomniano w I rozdziale, audyt jakości służy przeprowadzeniu niezależnej i bezstronnej oceny przebiegu procesów w organizacji. Proces ten odbywa się poprzez zauważenie i analizę występujących w nich mocnych i słabych stron. Analiza taka pozwala na wysnucie dalszych wniosków, a tym samym na dalsze doskonalenie organizacji. Audyt to także ocena zgodności z kryteriami, zauważenie i ocena odstępstw od przyjętych norm i regulacji. Audytor, porównując ze sobą trzy elementy:  wymagania norm i przepisów,  dokumentację organizacji oraz  stan istniejący stwierdzony w trakcie badania orzeka o zgodności systemu lub wskazuje niezgodności, które wymagają poprawy Przeprowadzenie procesu audytu w sposób niezależny i bezstronny pozwala na obserwacje, które w dalszym etapie pozwolą na wskazanie niezgodności oraz określenie skuteczności i efektywności badanych procesów.

ZAKOŃCZENIE Audyt stanowi istotny składnik systemu zarządzania jakością, jest najważniejszym narzędziem weryfikującym zgodność systemu z wymaganiami. Jest również zasadniczym instrumentem w zarządzaniu, pozwalającym osiągnąć cele wyznaczone w ramach polityki jakości. Wyniki audytów powinny umożliwić podjęcie właściwych działań korygujących i zapobiegawczych. Przeprowadzanie audytów przyczynia się do rozwoju i doskonalenia systemu zarządzania jakości.