Outsourcing – historia Pojęcie outsourcingu pierwszy raz użyto w 1979 r., odnosiło się ono wtedy do kupowania projektów niemieckich przez brytyjski przemysł motoryzacyjny. Outsourcing rozumiany był jako taktyka zaopatrzenia, którą stosowały firmy produkcyjne, głównie motoryzacyjne. Polegała ona na całkowitej rezygnacji z tworzenia wszystkich prefabrykatów, które są niezbędne do produkcji, na rzecz pozyskiwania ich od innych producentów. Już pod koniec XX w. outsourcing zaczęto stosować ogółem do strategii powierzania operacji, które wspierają główną działalność przedsiębiorstwa instytucjom zewnętrznym. Szybki wzrost zainteresowania outsourcingiem zanotowany jest na rok 2004, zaczęto wtedy wskazywać na poważną rolę w gospodarce światowej zjawiska przenoszenia działalności przedsiębiorstw za granicę i publicznie rozpatrywać działanie stosowania tej taktyki w krajach rozwiniętych na wzrost bezrobocia.

Outsourcing – definicja Outsourcing (ang. outside resource using) jest to wykorzystywanie zasobów zewnętrznych, zlecanie specjalnym podmiotom zewnętrznym zadań, które są niezbędne do funkcjonowania własnego przedsiębiorstwa. Obowiązki te, są tam zrealizowane efektywniej niż jest to możliwe we własnym zakresie. Zwykle dotyczy to zadań pomocniczych, nie związanych bezpośrednio z uzyskiwaniem dochodu. Współcześnie bardzo często outsource’owane są usługi ochroniarskie, prawnicze, informatyczne, księgowe, utrzymywanie czystości itd. Niektóre firmy idą znacznie dalej, outsource’ując np. część produkcji. Wśród dużych zachodnich koncernów rozpowszechniła się praktyka outsource’owania znacznej części produkcji do krajów o tańszej sile roboczej, zwłaszcza do krajów azjatyckich - szczególną popularnością cieszą się usługi firm hinduskich. Outsourcing jest obecnie jedną z najszybciej rozwijających się dziedzin. Początkowo odnosił się jedynie do działań firmy, które nie zaliczały się do podstawowych, na przykład remonty, utrzymanie czystości w biurach. Jednakże dzisiaj obowiązuje zasada, że firma powinna zlecać na zewnątrz wszystko to, co ktoś inny może zrobić taniej i lepiej.

Rodzaje outsourcingu Istnieje wiele rodzajów outsourcingu, które zależne są od przyjętych kryteriów podziału. Jeżeli chodzi o horyzont czasowy, wyróżniamy outsourcing strategiczny, jest on związany ze zlecaniem na zewnątrz usług charakteryzujących się długoterminowością, są to np. usługi finansowe. Kolejnym rodzajem jest outsourcing taktyczny, cechujący się zlecaniem na zewnątrz usług bieżących, np. sprzątanie. Ze względu na rodzaj wydzielonych funkcji rozróżnia się outsourcing funkcji kierowniczych, podstawowych i pomocniczych. Kryterium celu wydzielenia wskazuje outsourcing naprawczy - w przypadku zagrożenia prawidłowego funkcjonowania organizacji, outsourcing dostosowawczy - wyznaczanie funkcji dla osiągnięcia zamierzonych celów w niestałych warunkach oraz outsourcing rozwojowy - dla realizowania celów strategicznych. Można wyodrębnić również outsourcing kontraktowy, zwany wewnętrznym i outsourcing kapitałowy – zewnętrzny. Z outsourcingiem kontraktowym mamy do czynienia, gdy rezygnujemy z realizacji funkcji w przedsiębiorstwie i przekazujemy jej wykonanie niezależnemu podmiotowi gospodarczemu na podstawie kontraktu, tzn. porozumienia lub umowy. Oznacza to likwidację wszystkich elementów związanych z realizacją funkcji, a więc zwolnienie pracowników, sprzedaż bądź likwidację majątku, likwidację komórki organizacyjnej. Z outsourcingiem kapitałowym mamy do czynienia, gdy wydzielamy funkcję z przedsiębiorstwa w postaci powiązanej kapitałowo spółki-córki. Oznacza to, że elementy związane z realizacją funkcji w ramach przedsiębiorstwa nie ulegają likwidacji, lecz są przekazywane do nowego podmiotu gospodarczego, czyli spółki-matki.

Cel outsourcingu Celem outsourcingu, w najbardziej ogólnym ujęciu, jest zwiększenie skuteczności i efektywności prowadzonej działalności. Głównym celem strategicznym outsourcingu jest koncentracja zakładu macierzystego na jego działalności podstawowej, która decyduje o jego pozycji konkurencyjnej i perspektywach rozwojowych. Dzięki temu następuje zwiększenie swobody doboru partnerów i warunków współdziałania z nimi. Redukcja problemów operatywnych, następująca w wyniku outsourcingu, umożliwia kierownictwu zakładu macierzystego koncentrację na problemach strategicznych. Outsourcing spowodować powinien także lepszą realizację celów rynkowych, np. poprawę pozycji rynkowej zakładu macierzystego, zwiększenie skali jego działalności, dywersyfikację lub koncentrację rynkową działalności. Jako najważniejsze powody stosowania outsourcingu prezesi firm podają między innymi następujące przyczyny:

Ponoszenie niższych kosztów;

Dostęp do wykwalifikowanych pracowników;

Wzrost elastyczności modelu biznesowego;

Możliwości ekspansji geograficznej;

Poprawa stosunków z klientami;

Rozwijanie nowych produktów. Nietrudno można zauważyć, że najczęściej wymienianym powodem był czynnik ekonomiczny, chociaż na drugim miejscu znalazł się czynnik o zupełnie innym charakterze, co może świadczyć o docenianiu przez przedsiębiorstwa niebywale istotnej roli jaką odgrywa kapitał ludzki. Nasuwa się jednak pytanie, czy dla przedsiębiorstw nie byłoby bardziej opłacalne zatrudnienie własnych pracowników, dysponujących dużym potencjałem intelektualnym, niż szukanie ich poza przedsiębiorstwem? Być może, jednak przyciągnięcie i utrzymanie wartościowych pracowników jest dla przedsiębiorstw bardzo trudnym zadaniem i stanowi duży problem wielu firm.

Outsourcing nadzoru nad systemem zarządzania jakością Wiele firm konsultingowych w swojej ofercie posiada usługę polegającą na przejmowaniu funkcji związanych z odpowiednikiem pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością. Co prawda norma ISO 9001 nie nazywa tego stanowiska „pełnomocnikiem”, a „przedstawicielem kierownictwa”, to jednak osoba odpowiedzialna za wykonywanie tych obowiązków, która powinna być powołana już na etapie wdrażania systemu. Najpopularniejszym międzynarodowym standardem definiującym wymagania odnośnie systemu zarządzania jakością jest norma ISO 9001. Zgodnie z punktem 5.5.2. normy: „Najwyższe kierownictwo powinno wyznaczyć członka kierownictwa, który niezależnie od innej odpowiedzialności powinien mieć odpowiedzialność i uprawnienia, które obejmują:

Zapewnienie, że procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością są ustanowione, wdrożone i utrzymywane;

Przedstawienie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania jakością i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem;

Zapewnienie upowszechnienia w całej organizacji świadomości dotyczących wymagań klienta”. Menedżerowie firm konsultingowych uważają, ze zadania należące do pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością mogą być zlecone na zewnątrz. Jako zalety takiego rozwiązania wymienia się przede wszystkim obniżenie kosztów przedsiębiorstwa związanych z zatrudnieniem pełnomocnika oraz dostęp konsultantów zewnętrznych do najnowszej wiedzy z zakresu zarządzania jakością.

Outsourcing auditów Oferowane usługi w zakresie realizacji auditów obejmują audity pierwszej i drugiej strony. Do auditów pierwszej strony zaliczamy audity wewnętrzne (audity określające stopień spełnienia wymagań norm ISO) oraz audity zarządzania. W ramach systemu zarządzania jakością organizacja powinna przeprowadzić audity wewnętrzne w zaplanowanych odstępach czasu w celu określenia, czy system zarządzania jakością:

Jest zgodny z zaplanowanymi ustaleniami, z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej oraz z wymaganiami systemu zarządzania jakością ustanowionymi przez organizację;

Jest skutecznie wdrożony i utrzymany. W tym zakresie firmy konsultingowe oferują outsourcing polegający na przeprowadzeniu auditów wewnętrznych. W praktyce wygląda to tak, iż są one dokonywane przez konsultantów zewnętrznych na podstawie opracowanego programu auditów.

Ceny usług outsourcingowych w zakresie zarządzania jakością Usługi outsourcingowe w zakresie zarządzania jakością są zróżnicowane pod względem ceny. Najczęściej jest ona ustalana indywidualnie z uwzględnieniem wielkości organizacji, zakresu świadczonych usług, a także częstotliwości wizyt konsultanta. Szczegółowe ustalenia wynikają z konkretnych umów. W praktyce przyjmuje się od dwóch do dwunastu wizyt w miesiącu. Za jedną wizytę trzeba zapłacić od 600 do 1000 PLN. Kontrakty długoterminowe, trwające od sześciu do dwunastu miesięcy, uwzględniające częstsze wizyty konsultanta, zapewniają niższe ceny jednostkowe wizyt. Zagrożenia wynikające z wdrożenia usług outsourcingowych:

Pozbycie się funkcji, które mogą być ważne dla firmy ze strategicznego punktu widzenia przy niewłaściwym określaniu jakie funkcje powinny być „ wyrzucane na zewnątrz”. Wiąże się to również z utratą przewagi konkurencyjnej;

Obniżenie jakości oferowanych produktów ze względu na korzystanie z obcych źródeł zaopatrzenia: niewłaściwe wykonywanie usług przez podmioty wyodrębnione ze struktury;

Groźba utraty przez przedsiębiorstwo tożsamości, a w efekcie również przewagi konkurencyjnej ze względu na zatarcie się granic kto i co wytwarza;

brak całkowitej akceptacji społecznej zwalnianych pracowników posługiwanie się outsourcingiem do zwalniania niewygodnych pracowników .

Korzyści z wdrożenia usług outsourcingowych Do zalet związanych ze stosowaniem usług outsourcingowych w sferze działalności firmy należą między innymi:

Ograniczenie kosztów, ponieważ wraz ze zmniejszaniem etatów zmniejszeniu ulegają kwoty przeznaczone na wynagrodzenie, zabezpieczenie socjalne, emerytalne i chorobowe. Przedsiębiorstwo nie ponosi również kosztów urlopów, zwiększania kwalifikacji personelu a przede wszystkim kosztów utrzymania jego stanowiska pracy - począwszy od dzierżawy pomieszczenia, w którym pracuje, poprzez amortyzację sprzętu biurowego, połączeń telefonicznych a skończywszy na zużyciu energii. To także pozbycie się kłopotów związanych z inwestycją w nowoczesne systemy finansowe i eliminacja problemów kadrowych – np. budowania zespołu księgowego;

Powierzenie części organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach może zatrudnić lepszych fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo;

Uzyskanie większej stabilności opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami organizacyjnymi naszej firmy - brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem;

Możliwość korzystania z usług ekspertów o dużym doświadczeniu i fachowości, których zatrudnienie byłoby zbyt drogie i nieracjonalne;

Umowa z firmą outsourcingowa to więcej niż zatrudnienie pojedynczego fachowca. Specjalista skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych oraz z porad innych ekspertów;

Bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba - pracuje również w soboty i niedziele;

Łatwy dostęp do najnowszych technologii informatycznych, w przypadku outsourcingu informatycznego;

Utrzymanie pożądanego poziomu etatów, zapewniając jednocześnie wystarczającą liczbę odpowiednio wykwalifikowanego personelu;

Pomoc w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz;

Wysoka jakość usług w oparciu o dotychczasowe doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących omawiane usługi;

Koncentracja na umiejętnościach firmy, które zapewniają jej przewagę konkurencyjną.