WPROWADZENIE

Warto we wstępie podkreślić, że w klasycznym ujęciu procesu zarządzania wyszczególnia się następujące funkcje: planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie. Z punktu widzenia efektywności działania najłatwiejszym do wyróżnienia jest etap kontrolowania.

Treścią niniejszej pracy są funkcje zarządzania i ich wymiar w zarządzaniu bezpieczeństwem podmiotu. By tego dokonać, skupiłam się na:

• działalności planistycznej w zarządzaniu bezpieczeństwem;

• działalności organizacyjnej w zarządzaniu bezpieczeństwem;

• przewodzeniu w zarządzaniu bezpieczeństwem;

• działalności kontrolnej w zarządzaniu bezpieczeństwem.

DZIAŁALNOŚĆ PLANISTYCZNA W ZARZĄDZANIU BEZPIECZEŃSTWEM Jedną z najważniejszych potrzeb człowieka jest potrzeba bezpieczeństwa. Pojęcie bezpieczeństwa jest trudne do jednoznacznego zdefiniowania. Najogólniej zdefiniować należy, że Bezpieczeństwo (ang. security) – stan, który daje poczucie pewności, i gwarancje jego zachowania oraz szansę na doskonalenie. Jedna z podstawowych potrzeb człowieka. Jest to sytuacja odznaczająca się brakiem ryzyka utraty czegoś, co człowiek szczególnie ceni, na przykład: zdrowia, pracy, szacunku, uczuć, dóbr materialnych. „Zapewnienie bezpieczeństwa ludziom świadczy zawsze o stopniu cywilizacyjnego i organizacyjnego rozwoju społeczeństwa”. Zarządzaniu strategicznemu bezpieczeństwem można, przypisać liczne funkcje. Przede wszystkim w zakresie: abstrahowania (tj. tworzenia, wyróżniania, identyfikowania jakichś cech, właściwości tożsamych procesom myślenia o bezpieczeństwie), a na tym tle tworzenia pojęć; formułowania twierdzeń i sądów, tworzenia pojęć; podejmowania/ decyzji (w sytuacji wyboru przynajmniej dwóch opcji wybranie jednej z nich, co nie jest równoznaczne z podjęciem działania); organizowania i planowania; rozwiązywania problemów. Wymienione funkcje. wskazują na spectrum zainteresowań współczesnego myślenia o bezpieczeństwie.

Według definicji „Planowanie to kolejność kroków, metoda osiągnięcia celu, »recepta« na działanie grupowe, obraz przyszłości, jaką pragnie się stworzyć”. ••Ustalając treść pojęcia „planowanie”, należy korzystając z założeń teoretycznych, przytoczyć jego ujęcie organizatorskie, stwierdzające, że planowanie polega na decydowaniu o podjęciu działań zorientowanych na wywołanie zjawisk, które nie zaistniały samoistnie. I tak na przykład, planowanie jest traktowane w teorii organizacji, jako pierwotna funkcja procesu zarządzania. Służy ona do ustalania celów i kierunków działania organizacji oraz środków niezbędnych do ich realizacji. W teorii zarządzania przyjmuje się, że planowanie to „proces definiowania celów jak i określenia adekwatnych a zarazem skutecznych przyszłych warunków środków, działań w celu ich osiągnięcia”. Większość definicji planowania koncentruje się wokół ustanawiania celów planowania oraz decydowania o właściwym toku działania…. Planowanie może być prowadzone w różnych horyzontach czasowych, co daje podstawę do wyodrębnienia pewnych typów planowania. Pierwszym z nich jest planowanie strategiczne, które jest także określane, jako „plan przyszłości” opracowywany na więcej niż 5 lat. Pozostałe typy planowania to: planowanie długoterminowe (od 2-5 lat), planowanie średnioterminowe (od kilku miesięcy do roku), planowanie krótkoterminowe (do 3 miesięcy) i planowanie bieżące (codzienne i w skali tygodnia). Wskazane jest przydatne także i z tego powodu, iż zwraca uwagę na możliwość wyodrębnienia pewnych kategorii dokumentów planowania (planów) na podstawie właśnie czasowych horyzontów zakładanych działań planistycznych. Dodać należy, iż skutkiem przeprowadzenia etapu planowania działania powinno być sporządzenie planu, który w aparacie bezpieczeństwa winien mieć z charakter pewnego sformalizowanego dokumentu. W takiej formie, jako dokument, plan staje się instrumentem (narzędziem), za pomocą, którego realizowany jest wymóg zaplanowania działania bezpieczeństwa. Dokumentem, który powinien posłużyć do przemyślanego przeprowadzenia działania.. Dobry plan działania powinien, więc być wykonalny (harmonijny oraz spójny), elastyczny, czytelny i zrozumiały, terminowy, racjonalny jak i kompletny. Definicja planu brzmi następująco „opis słowny i liczbowy: zasobów, które będą wykorzystywane; zadań; procedur jak i metod, które zostaną zastosowane; osób wykonujących dane zadanie; miejsca gdzie owe działania planowane odbędą się; terminów; miar służących ocenie postępów”. Przyjąć należy, że planowanie w zarządzaniu bezpieczeństwem jest niezbędne do osiągnięcia założonego celu. Sformułowanie celu działania jest odpowiedzią na pytanie, co zamierzamy robić, a także zawiera odpowiedzi na następujące pytania:, „kiedy?” (Ustalenie czasu realizacji ogólnego celu i jego poszczególnych podcelów, etapów działania), „jak?” (Wyznaczenie środków i sposobów), „gdzie?” (Określenie warunków działania).

Generalnie przyjąć należy, iż planowanie w zarządzaniu bezpieczeństwem jest kluczową funkcją i jako takie realizowane jest zarówno na szczeblu strategicznym jak i na poziomie taktyczno-operacyjnym. Funkcja ta polega przede wszystkim na przewidywaniu przyszłych warunków, wskazywaniu środków, za pomocą, których mają być realizowane przyszłe cele i zadania. Planowanie jest próbą przygotowania się na zmiany. DZIAŁALNOŚĆ ORGANIZACYJNA W ZARZĄDZANIU BEZPIECZEŃSTWEM Z planowaniem ściśle wiąże się kolejna funkcja - organizowanie, gdyż jest narzędziem realizacji utworzonych planów. Żaden plan nie może być zrealizowany bez uprzedniego dobrania, zgromadzenia i uporządkowania środków. Organizowanie to tworzenie organizacji w ujęciu systemowym. Według J. Zieleniewskiego jest to „takie przekształcenie wzajemnego stosunku części przedmiotu i/lub procesu złożonego i ich stosunku do niego jako całości, aby części te przyczyniły się w możliwie wysokim stopniu do powodzenia całości”. Według J. Kurnala organizowanie „polega na ustaleniu części potrzebnych do zbudowania danego działania całościowego, a następnie na celowym doborze i łączeniu tych części w zorganizowaną całość, która ma być kierowana”.

Podsystem organizowania ma istotne znaczenie dla efektu końcowego - osiągnięcia wskazanych celów, niewłaściwie dobrana struktura organizacyjna może bowiem w procesie realizacji nie tyle oddalać, ile wręcz utrudniać lub uniemożliwić osiąganie celów końcowych. Zatem podsystem ten ma też bardzo istotne znaczenie w procesie zarządzania. Stanowi niejako uzupełnienie podsystemu planowania w procesie przepływu strumieni informacyjno-decyzyjnych pomiędzy elementami systemu bezpieczeństwa.

PRZEWODZENIE W ZARZĄDZANIU BEZPIECZEŃSTWEM „Kierowanie ludźmi (przewodzenie) to zespół procesów wykorzystywanych w celu skłonienia ludzi do współpracy na rzecz osiągnięcia wspólnego dobra „. Przyjęcie takiego stanowiska powoduje, że rola kierownicza w systemie zarządzania. bezpieczeństwem jest bezdyskusyjnie konieczna. Kierownik stanowi niezbędny element systemu komunikacji i organizacji kontroli, jest kluczową postacią, reprezentującą interes instytucji, a nawet szerzej rozumiany interes społeczny. Z kolei funkcje kierownicze, czyli podstawowe wykonywane przez kierowników czynności uznaje się za uniwersalne..

W tym miejscu podkreślić należy, że przywództwo nie ma jednej powszechnie przyjętej definicji. Dzisiejsze definicje oceniane, jako najdokładniejsze określają przywódcę, jako osobę stojącą u władzy, która wykorzystując wzajemne relacje, wywiera wpływ na swoich współpracowników tak, aby w sposób skuteczny realizowali cele organizacji, dla jakiej razem pracują. Cele te to nie tylko świadczenie pracy w zamian za wynagrodzenie, ale także wyniki przekraczające oczekiwane i planowane poziomy.

Każda organizacja posiada wydzielone cele działania, środki materialne, personel a także strukturę. Każda z nich jest też zarządzana przez osoby pełniące funkcje przywódcze, na najwyższych oraz wysokich szczeblach zarządzania. Zapewnienie bezpieczeństwa oraz długofalowego rozwój owej organizacji a także zaangażowanie i zadowolenie pracowników, są powiązane, z jakością przywództwa. Rosnąca złożoność współczesnego świata stawia coraz więcej wyzwań wobec osób, odpowiedzialnych za rozwój organizacji, którymi zarządzają.

Zachodzące we współczesnym świecie zmiany uzasadniają konieczność krytycznego spojrzenia na posiadane przez liderów kwalifikacje. Nowa rzeczywistość społeczno-gospodarcza wymaga krytycznego spojrzenia na dotychczasowe nawyki oraz sposoby działania liderów. W swoich zachowaniach przywódcy z reguły powielają wzorce, które zostały im przekazane przez rodziców czy nauczycieli. Wyzwania współczesności nakazują poszukiwanie innych niż w przeszłości sposobów działania. Refleksyjność lidera co do metod postępowania staje się jednym z ważniejszych jego zadań we współczesnym świecie. Zmiany technologii, wyższe oczekiwania społeczne, rosnąca konkurencja a także wzrost wymagań, wpływają na konieczność doskonalenia sposobów i technik przewodzenia. Podobnie jak w przypadku orkiestry, tak też w zarządzaniu bezpieczeństwem, sporo zależy od umiejętności jej lidera (dyrygenta). Przywództwo wymaga codziennej refleksji nad jego istotą, zadaniami oraz metodami.

W koncepcji przywództwa, należy wskazać celowość koncentracji na kilku kluczowych elementach, między innymi: ••

• odpowiedzialność lidera za opracowanie wizji rozwoju organizacji. Może to być efektem talentu i wiedzy przywódcy lub rezultatem zaangażowania właściwych osób, które taką wizję pomogą opracować;

• komunikowanie wizji rozwoju pracownikom/podwładnym oraz motywowanie ich do zaangażowania na rzecz zrealizowania postawionych celów;

• ciągłe udoskonalanie ludzi, w tym także siebie. Lider powinien wiedzieć o tym, że „zarządzanie oraz jakość zaczyna się od niego”. Wymagając od siebie, można wymagać od innych. Niezbędna jest spójność słów i czynów lidera;

• koncentracja na wynikach oraz relacjach międzyludzkich. Oznacza to osiąganie zakładanej skuteczności oraz rentowności przy jednoczesnej dbałości o zadowolenie pracowników/podwładnych;

• wprowadzanie w życie planów oraz wyznawanych wartości. Utrwalanie zmian i nawyków jest warunkiem sukcesu w rozwoju podmiotu

W zarządzaniu bezpieczeństwem podmiotu warto myśleć o szkoleniu pracowników w zakresie rozwijania ich umiejętności przywódczych. Każda placówka potrzebuje kompetentnych ludzi, którzy zajmą się nowymi zadaniami oraz zapewnią sukcesję. Zastępowanie liderów, oraz członków zespołów przywódczych jest jednym z najtrudniejszych problemów, z punktu widzenia długofalowego rozwoju zarządzania bezpieczeństwem. DZIAŁALNOŚĆ KONTROLNA W ZARZĄDZANIU BEZPIECZEŃSTWEM Wśród wielu poglądów najlepszy sposób funkcjonowania organizacji jest ten, który mówi, że „dobre kierownictwo potrzebuje kontroli”. Właściwe zaplanowanie celów i organizacja ich realizacji, umiejętne kierowanie i motywowanie nie przyniosłyby pozytywnych rezultatów bez dostatecznego systemu kontroli. Kontrolą można określić, jako „proces oddziaływania kierownictwa organizacji na podwładnych w celu regulowania i koordynowania wszystkich czynności dla zapewnienia jej sprawności i skuteczności”. Wskazuje się ponadto, iż kontrolowanie polega na porównywaniu stanu rzeczywistego z zaplanowanym . Odgrywa ona znaczącą rolę w funkcjonowaniu każdej organizacji.

Kontrolę można traktować w dwojaki sposób, jako funkcję lub jako system organizacyjny. Jeżeli chodzi o traktowanie kontroli w znaczeniu systemu organizacyjnego, to można stwierdzić, że sprowadza się to do przedstawienia instytucji i jednostek organizacyjnych, które biorą udział w wykonywaniu kontroli. Tym samym określa nam funkcję podmiotu, który kontroluje działania innych jednostek, oceniając ich działania. Natomiast kontrola w znaczeniu funkcjonalnym polega na dokonywaniu wglądu w daną działalność, na sprawdzaniu, ocenie i formułowaniu wniosków. ••Odnosząc powyższe wnioski do zarządzania bezpieczeństwem przyjąć należy, iż przez działalność kontrolną w zarządzaniu bezpieczeństwem można rozumieć proces, który zapewnia zgodność działań planowanych z rzeczywistymi. Kontrola jest narzędziem, za pomocą, którego mierzy się postęp w realizacji celów i umożliwia zarządowi względnie wczesne wykrywanie odchyleń od założonego planu, w celu podjęcia działań korekcyjnych. Odwołując się do klasycznej definicji kontroli, i przymierzając ją do zarządzania bezpieczeństwem, stwierdzić można, iż jest to systematyczne działanie na rzecz ustanowienia norm efektywności przy planowanych celach, porównania rzeczywistej efektywności z wyznaczonymi normami, ustalania odchyleń i pomiaru ich znaczenia oraz podejmowania wszelkich kroków potrzebnych do zapewnienia, by wszystkie zasoby danego podmiotu były wykorzystywane najskuteczniej i najsprawniej do osiągania jego bezpieczeństwa. Podsumowując dotychczasowe rozważania stwierdzić należy, że działalność kontrolna w zarządzaniu bezpieczeństwem polega na ustalaniu wyników i ocenie postępu działań, czego rezultatem jest eliminacja ewentualnych odchyleń od stanu zadanego. Jest działaniem systematycznym, polegającym na porównywaniu rzeczywistych wyników z wyznaczonymi normami (standardami), ustalaniu odchyleń oraz podejmowaniu działań korygujących, w razie konieczności. Inaczej kontrola definiowana może być, jako regulacja działań podmiotu w taki sposób, aby ułatwić mu osiąganie celów związanych z bezpieczeństwem.

Bibliografia: Griffin R.W., Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1997, Kaczmarek B., Przywództwo polityczne a przywództwo organizacyjne, „Studia Politologiczne” 2001, Kuc B.R., Kontrola w systemie zarządzania. Funkcje i dysfunkcje, PTM, Warszawa 2006, Słownik języka polskiego, Wyd. Naukowe PWN, Warszawa 1994, Zieleniewski J., Organizacja i zarządzanie, PWN, Warszawa 1975, Zieleniewski J., Organizacja zespołów ludzkich, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1965. L. Krzyżanowski, Podstawy nauk o organizacji i zarządzaniu, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1998.

P. Sienkiewicz , Inżynieria systemów kierowania, PWE, Warszawa 1998.

L. Kanarski, Przywództwo we współczesnych organizacjach, Warszawa 2005.