Motywowanie, jako element zarządzania, polega na takim wykorzystywaniu mechanizmów motywacji, by zapewniały zaangażowanie pracowników na rzecz sukcesu organizacji, zachęcały do podnoszenia kwalifikacji i dawały satysfakcję z pracy. Polega na wpływaniu na postawy i zachowania człowieka za pośrednictwem określonych bodźców. System motywacyjny: system oddziaływań organizacji na uczestników, którego celem jest zachęcenie ich do podejmowania zachowań korzystnych oraz unikania zachowań niekorzystnych z punktu widzenia całości. Motywowanie to „proces świadomego i celowego oddziaływania na motywy postępowania ludzi poprzez stwarzanie środków i możliwości realizacji ich systemów wartości i oczekiwań dla osiągnięcia celu motywującego”. Aby osiągnąć najlepsze efekty, unika się nadmiernej motywacji, która przez zwiększenie napięcia, wpływa na obniżenie skuteczności działania. Najbardziej skuteczna, pod względem osiąganych wyników, jest motywacja średnia, gorsze wyniki są przy zastosowaniu motywacji zbyt słabej lub zbyt wysokiej. Najpopularniejsze koncepcje motywacji to • teorie treści, kładące nacisk na czynniki wewnętrzne, powodujących, że człowiek postępuje w określony sposób • teorie procesu, mówiące o tym w jaki sposób i za pomocą jakich celów konkretny człowiek jest motywowany. Dla określonych grup pracowników, motywatorami są różne wartości oferowane im przez pracodawcę: • robotnicy zazwyczaj wybierają dobre warunki pracy, wyższe zarobki, pewność pracy, zdrowie, stosunki międzyludzkie • pracownicy umysłowi preferują angażującą pracę, prestiż i status zawodowy, autonomiczność, możliwość wykorzystania swojego potencjału, szanse rozwoju i awansu • dla kobiet ważne są wartości rodzinne, stosunki interpersonalne, poczucie bezpieczeństwa i stałość pracy, możliwość wzrostu zarobków. Teoria oczekiwań podaje trzy podstawowe sposoby na zwiększenie motywacji u pracowników: • zwiększenie oczekiwań, że w wyniku pracy nastąpi osiągnięcie celu. Główne działanie menadżera to przekonanie pracowników, że mogą osiągnąć zamierzone wyniki, w oparciu o posiadane kwalifikacje. Zwiększenie oczekiwań następować może przez szkolenie pracowników, podział zadań na podstawie kwalifikacji. • zwiększenie instrumentalności wyniku, oznaczające podniesienie prawdopodobieństwa, że cel zostanie nagrodzony po jego osiągnięciu. Jeśli jednak nagroda jest dla pracownika nieatrakcyjna poziom motywacji nie wzrośnie, przeciwnie - ulegnie obniżeniu. • zwiększenie wartości samych nagród. Menadżer powinien dobrze znać podległych mu pracowników i ich preferencje, aby stworzyć im szanse i możliwość uzyskania nagród uznawane przez nich za cenne. Bodźce motywacyjne powinny mieć charakter zmienny, ponieważ zależą od niestałych aspektów funkcjonowania organizacji: od struktury organizacyjno–kwalifikacyjnej załogi, celów i zadań firmy, organizacji pracy czy technologii. Z tego powodu, aby utrzymać optymalny poziom motywowania, należy okresowo badać stopień oddziaływania określonych sposobów motywowania na pracowników. SYSTEM NAGRADZANIA W ORGANIZACJI – to formalne i nieformalne mechanizmy, za pomocą których definiuje się, ocenia i nagradza osiągnięcia pracowników. Materialne pieniężne - wynagrodzenie podstawowe + podwyżka, premie i nagrody pieniężne, świadczenia zabezpieczające i emerytalne; Materialne niepieniężne – możliwość korzystania z obiektów sportowych, szkolenia, telefon, samochód służbowy, który może być wykorzystywany również do celów prywatnych, możliwość korzystania przez pracownika z laptopa w celach prywatnych, możliwość korzystania przez pracownika w domu z Internetu na koszt organizacji, zapewnienie pracownikom możliwości kupna posiłków po obniżonych cenach, zapewnienia pracownikowi mieszkania, wycieczki motywacyjne dla najlepszych pracowników Niematerialne – status stanowiska, umożliwienie pracownikowi rozwoju – szkolenia, konferencje, awans – związany z otrzymaniem wyższego wynagrodzenia (AWANS PIONOWY – polega na zatrudnieniu pracownika na stanowisku znajdującym się wyżej w hierarchii organizacyjnej niż stanowisko obecnie przez niego zajmowane, AWANS POZIOMY – polega na powierzeniu bardziej odpowiedzialnych i samodzielnych zadań lub zwiększeniu prestiżu stanowiska pracy), uznanie, dobre warunki pracy – nowoczesne, wyposażenie w narzędzia pracy, zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom, wizerunek organizacji, historia organizacji.

Skuteczne systemy nagradzania – musi zaspokajać zapotrzebowanie jednostki w zakresie potrzeb emerytalnych, nagrody oferowane przez daną organizację powinny wypadać korzystnie w zestawieniu z nagrodami oferowanymi przez inne organizacje, system nagradzania musi zapewnić sprawiedliwy rozkład nagród w ramach organizacji, system nagradzania musi uwzględniać fakt, iż różni ludzie mogą mieć różne potrzeby i w celu ich zaspokojenia mogą wybierać różne ścieżki.

Dzisiejsze warunki gospodarowania tworzą szanse rozwoju organizacji inteligentnych, uczą- cych się, elastycznych, o płaskiej strukturze i dobrej komunikacji. Organizacji, w których strategiczne znaczenie mają takie wartości jak wiedza, kompetencje, kreatywność, moralność i etyka pracowników. Rozwój organizacji przewidywany w strategicznej wizji celów i misji określającej sens jej funkcjonowania jest ściśle uwarunkowany rozwojem i motywacją jej pracowników. Obok kompetencji i kwalifikacji w zarządzaniu rozwojem organizacji kształtowane są takie cechy osobowe pracowników jak szacunek dla drugiego człowieka, prawdomówność, uczciwość, rzetelność, odpowiedzialność, empatia. Motywowanie pracowników w zarządzaniu rozwojem wymaga wprowadzania zmian w kulturze i zachowaniach organizacyjnych inicjowanych w procesach kształtowania i komunikowania zmian strategii organizacji, komunikowania ich konsekwencji, systemach wartościowania stanowisk pracy, systemach oceny pracowników, systemach wynagrodzeń i rozwoju pracowników. Narzędziem wspomagającym ustalanie zakresu koniecznych zmian i modyfikacji jest systemowa analiza problemu realizacji funkcji motywacyjnej w zarządzaniu rozwojem organizacji. Strategia rozwoju wiąże rozwój organizacji z rozwojem ludzi, gdy cele organizacji stają się wspólnym celem pracodawcy i pracowników. Funkcję warunkującą realizację wspólnych celów pełnią w zarządzaniu rozwojem procesy motywacyjne. Zarządzanie rozwojem widziane przez pryzmat funkcji motywacyjnej ma spełniać warunki racjonalności: ● teleologicznej w odniesieniu do wyboru celów działania ● instrumentalnej w odniesieniu do środków i technologii działania, ● ponadto, w każdym przypadku, decyzje dotyczące wyboru celów i sposobów ich osiągania mają spełniać postulat racjonalności, ● pragmatycznej, która wymaga racjonalnego uzasadniania dokonywanych wyborów Struktura funkcjonalna systemu motywacyjnego Motywowanie pracowników widziane przez pryzmat funkcji zarządzania jest zupełnie nietypowe w tym sensie, że o ile realizację pozostałych funkcji można oceniać, opierając się na analizie dokumentacji planowania, organizowania i kontroli, o tyle ocenę wyników motywowania kształtują indywidualne, subiektywne odczucia osób motywowanych w procesach realizowanych w różnych obszarach funkcjonowania organizacji. Istotnym problemem w kształtowaniu systemu motywacyjnego jest identyfikacja wielostronnych uwarunkowań powiązań procesów motywacyjnych w zarządzaniu rozwojem organizacji. Konieczna jest wiedza o celach i warunkach funkcjonowania organizacji, o pracownikach, ich potencjale intelektualnym, emocjonalnym, zdolnościach komunikacji interpersonalnej. Wiedza ta, w warunkach wysokiej dynamiki zmian, obejmujących wszystkie obszary działania ludzi i organizacji, musi być systematycznie rozwijana, aktualizowana i weryfikowana. „Potrzeba nieustannej odnowy umysłów i serc, aby przepełniała je miłość i sprawiedliwość, uczciwość i ofiarność, szacunek dla innych i troska o dobro wspólne, szczególnie o to dobro, jakim jest Ojczyzna” (Jan Paweł II 2004). W zarządzaniu rozwojem system motywacyjny kształtują realizowane z udziałem pracowników procesy tworzenia i realizacji strategii organizacji, wartościowania pracy, procesy oceniania i wynagradzania pracowników. Jakość i skuteczność procesów motywacyjnych wyznacza kultura organizacyjna i wynikające z niej standardy komunikacji międzyludzkiej. Sprzężenie tych procesów w systemie motywacyjnym wskazuje na ich wzajemne uwarunkowania i zależności. Dysfunkcje któregokolwiek z procesów prowadzą do wadliwego funkcjonowania całego systemu. Diagnoza i monitorowanie przebiegu motywowania pracowników w zarządzaniu rozwojem musi obejmować wszystkie obszary ich aktywności w organizacji.