Cel projektu Projekt ma za zadanie w przybliżeniu przedstawienie Planu Ochrony Informacji Niejawnych z nakładem na informacje oznaczone klauzurą tajności “poufne”. Plan ten będzie przedstawiał najważniejsze elementy kierujące pracowników urzędowych jak chronić takie informacje. Wstęp Aby opracować plan ochrony informacji niejawnych, w tym przypadku oznaczonych klauzurą “poufne” należy najpierw określić zagrożenia zewnętrzne i wewnętrzne mogące doprowadzić do wycieku tych informacji będących częścią dokumentów składowanych w Kancelarii Tajnej znajdującej się w państwowych jednostkach organizacyjnych jakimi mogą być np: Starostwo Powiatowe, Urząd Miejski, Urząd Gminy i inne. Na podstawie informacji o zagrożeniach można określić jakie środki podjąć aby nimi ustrzec dane informacje “poufne”.

  I. Ocena Zagrożeń Ważnym elementem planu jest ocena zagrożeń jakie mogą ewentualnie wystąpić w urzędzie , a które zagrażają wyjściu na światło dzienne dokumentów niejawnych a tym samym mogą zostać wykorzystane na czyjąś niekorzyść lub niekorzyść państwa. Zagrożenia te mogą pochodzić z zewnątrz otoczenia lub przejawiać się w środowisku pracowniczym urzędu. W tym rozdziale jest opisane czym mogą się przejawiać i na co maja zwracać uwagę pracownicy ochrony fizycznej jak i pracownicy urzędowi.

1.Zagrożenia zewnętrzne: Możliwość napadu przez zorganizowane grupy przestępcze i terrorystyczne działające przemyślanie i profesjonalnie oraz przez pojedynczych przestępców jak przypadkowe osoby korzystające z nadarzającej się okazji nieprawidłowości w ochronie. Symptomami mogącymi świadczyć o przygotowaniu napadu lub włamania mogą być: • Wzmożone zainteresowanie się osób postronnych obiektem lub poszczególnymi pomieszczeniami i usilnie próbujących uzyskać informacje na ich temat • Interesowanie się osobami funkcyjnymi i sposobem wykonywania ich obowiązków lub próba podszycia się pod byłych pracowników • Obserwacja systemu ochrony i technicznych zabezpieczeń , sekretariatu lub sprzątaczki • Celowe uszkadzanie urządzeń alarmowych , linii telefonicznych itp. • Próba pozyskania do grupy przestępczej pracowników urzędu( zwłaszcza mających problemy finansowe i inne) . Czynnościami uprzedzającymi ewentualne możliwości zaistnienia zagrożeń są: • Systematyczna i skrupulatna kontrola systemu ochrony przez osoby odpowiedzialne za jego organizację, • Pracownicy ochrony w czasie dnia pracy powinni zwracać szczególną uwagę na możliwość zaistnienia ewentualnych zagrożeń, • Stosowanie zasady niedopuszczania osób niepowołanych do infiltracji strefy bezpieczeństwa, • Wykonywanie prac porządkowych, remontowych, itp. W strefie bezpieczeństwa wyłącznie pod nadzorem osób odpowiedzialnych. 2. Zagrożenia wewnętrzne Wewnętrznymi zagrożeniami mogą być próby powielania dokumentów lub ich zaboru przez pracowników urzędu, byli pracownicy nie pełniący już etatu. Mogą to być też próby wglądu do dokumentów niejawnych przez osoby do tego nie uprawnione oraz rozpoznanie pracy jednostki organizacyjnej przez grupy przestępcze w celu łatwiejszej pracy na terenie urzędu. Czynnościami uprzedzającymi ewentualne zagrożenia mogą być: • zwracanie szczególnej uwagi na osoby, które mogą być zainteresowane zabraniem dokumentu, • prowadzenie szczególnego nadzoru, by nie dokonywano prób powielania dokumentu bez zgody przełożonego • uwrażliwianie pracowników w trakcie prowadzonych szkoleń na możliwość prób kontaktu grup przestępczych z pracownikami • zastosowanie zasady, że do informacji niejawnych mogą mieć dostęp tylko pracownicy posiadając poświadczenie bezpieczeństwa lub właściwe upoważnienie jednorazowe wydane przez kierownika jednostki

II. Przedmiot ochrony i zabezpieczenia Kolejnym elementem opisanym w tym rozdziale jest przedstawienie jakie dokumenty są przedmiotem ochrony, gdzie będą przechowywane. Opisane jest także jakie osoby mogą uzyskać do nich dostęp lecz zanim to nastąpi są zobowiązane do przeprowadzenia postępowania mającego na celu określenie czy osoba ta jest godna zaufania i wydania jej poświadczenia bezpieczeństwa.

1. Przedmiotem ochrony są informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzurą “poufne” oraz pomieszczenia w których składowane i opracowywane informacje niejawne takie jak Kancelaria Tajna.

2. Zabezpieczenia i dostęp do informacji niejawnych Informacje niejawne stanowiące tajemnice służbowe i oznaczone klauzura “poufne” wymagają przechowywania i zabezpieczenia w Kancelarii Tajnej w szafach metalowych z zamkami o skomplikowanym mechanizmie. W przypadkach uzasadnionych, podyktowanych wzglądami dłuższego okresu czasu, niezbędnego odo realizacji zadań związanych z dostępem do informacji niejawnych, dokumenty oznaczone klauzulą „poufne”, mogły być wydawane poza Kancelarią Tajną, ale jedynie w sytuacji, gdy odbiorca dokumentu zapewnia warunki ochrony tych dokumentów przechowując je w szafach metalowych z odpowiednim zamknięciem. Szafy w których są przechowywane te informacje niejawne codziennie po zakończeniu pracy podlegają zamknięciu i zapieczętowaniu. Według zasad dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową dokumenty na które została nałożona klauzura “poufne” lub “zastrzeżone” mogą być udostępnione wyłącznie osobą posiadającym odpowiednie uprawnienia do uzyskania informacji o danej klauzurze. Uzyskanie uprawnień do dostępu do informacji niejawnych może nastąpić: a) Po uzyskaniu przez daną osobę poświadczenia bezpieczeństwa po przeprowadzeniu zwykłego postępowania sprawdzającego – w przypadku dostępu do informacji o klauzuli „poufne”, b) Po przeszkoleniu danej osoby w zakresie ochrony informacji niejawnych i uzyskaniu odpowiedniego zaświadczenia o przeszkoleniu. c) Zwykłe postępowanie sprawdzające w związku z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” przeprowadza pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych na pisemne polecenie Burmistrza. d) Osoba podlegająca procedurze postępowania sprawdzającego zobowiązana jest do wypełnienia określonej przepisami ustawy ankiety bezpieczeństwa osobowego – w sposób dokładny i zgodny z prawdą. e) Odmowa poddania się postępowaniu sprawdzającemu ze strony osoby, która jest lub będzie zatrudniona na stanowisku związanym z dostępem do informacji niejawnych, a w związku z tym nie uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa warunkującego dostęp do informacji niejawnych może skutkować: przeniesieniem danej osoby na stanowisko nie związane z informacjami niejawnymi, rozwiązaniem umowy o pracę w przypadku niemożności zmiany stanowiska, niemożnością zatrudnienia na danym stanowisku, w przypadku ubiegania się o zatrudnienie w Urzędzie. f) Poświadczenie bezpieczeństwa osobowego w przypadku dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” jest ważne przez okres 10 lat.

III. Instrukcje postępowania w przypadku wystąpienia alarmu o podłożonym ładunku wybuchowym, o otrzymaniu paczki niewiadomego pochodzenia lub wystąpienia sytuacji kryzysowej. Rozdział ten zawiera instrukcje do jakich musi się stosować osoba w postaci pracownika urzędowego w przypadku kiedy nastała sytuacja zagrażająca bezpieczeństwu informacji niejawnych, jakim przykładowo są ładunek wybuchowy, paczka nieznanego pochodzenia oraz sytuacja kryzysowa. Według opracowującego taki plan postępowanie według takich kroków jest najlepszym sposobem dla zachowania bezpieczeństwa dokumentów i informacji niejawnych.

1. Postępowanie w przypadku otrzymania jakiejkolwiek przesyłki niewiadomego pochodzenia lub budzącej podejrzenia z takich powodów jak: brak nadawcy, brak adresu nadawcy, pochodzenie przesyłki od nadawcy lub z miejsca, z którego się nie spodziewamy lub z powodu innych podejrzeń nie należy otwierać tej przesyłki. Należy wtedy: a) umieścić przesyłkę w grubym worku plastikowym i szczelnie zamknąć, b) worek ten należy umieścić w drugim plastikowym worku szczelnie zamkniętym, zakleić taśmą lub plastrem, c) paczki nie należy przemieszczać, należy pozostawić ją na miejscu, d) powiadomić policję (tel. 997 lub 112) lub straż pożarną (tel. 998 lub 112). W przypadku, gdy podejrzana przesyłka została otwarta i zawiera jakąkolwiek podejrzaną zawartość w formie stałej (galareta, piana, pył lub inna) należy: a) nie naruszać tej zawartości, nie rozsypywać, nie dotykać, nie wąchać, nie powodować ruchu powietrza w pomieszczeniu b) całą zawartość umieścić w worku plastikowym, zamknąć go i zakleić taśmą lub plastrem, c) dokładnie umyć ręce, d) zaklejony worek umieścić w drugim worku, zamknąć go i zakleić, e) powiadomić policję lub straż pożarną. Po przybyciu właściwej służby należy bezwzględnie stosować się do jej zaleceń.

2. Podczas gdy zostanie podłożony ładunek wybuchowy: Po pierwsze Alarmowanie - Osoba, która przyjęła zgłoszenie o podłożeniu ładunku wybuchowego albo zauważyła w obiekcie przedmiot niewiadomego pochodzenia, mogący być ładunkiem wybuchowym, jest obowiązana powiadomić o tym: a) Burmistrza lub jego zastępcę, b) Policję - zawiadamiając Policję należy: podać miejsce i opis zlokalizowanego przedmiotu, który może być ładunkiem wybuchowym, podać numer telefonu z którego prowadzona jest rozmowa oraz stanowisko, uzyskać od Policji potwierdzenie przyjętego zawiadomienia. Po drugie akcją poszukiwawczą ładunku: po uzyskaniu informacji o jego podłożeniu do czasu przybycia Policji akcją kieruje Burmistrz, a w czasie jego nieobecności zastępca Burmistrza, Sekretarz bądź pełnomocnik ochrony. Kierujący akcją zarządza, aby użytkownicy pomieszczeń dokonali sprawdzenia czy w tych pomieszczeniach znajdują się: • przedmioty lub urządzenia, paczki, itp., których wcześniej nie było, • ślady przemieszczania elementów wyposażenia pomieszczeń, • zmiany w wyglądzie zewnętrznym przedmiotów, urządzeń, które przedtem w pomieszczeniu były oraz emitowane z nich sygnały, np. dźwięki mechanizmów zegarowych, świecące elementy elektroniczne, itp.). Pomieszczenia ogólnodostępne tj. korytarze, klatki schodowe, toalety, piwnica, strych itp. oraz najbliższe otoczenie zewnętrzne obiektu powinny być sprawdzone przez wyznaczonych do tego pracowników. Nie wolno dotykać zlokalizowanych przedmiotów, urządzeń, których w ocenie użytkowników obiektu przedtem nie było, a zachodzi podejrzenie, że mogą to być ładunki wybuchowe. O ich umiejscowieniu należy natychmiast powiadomić Burmistrza i Policję. Należy zachować spokój i opanowanie, aby nie dopuścić do przejawów paniki. Po przybyciu do obiektu policjanta lub policyjnej grupy interwencyjnej kierujący akcją powinien przekazać im wszelkie informacje dotyczące zdarzenia oraz wskazać miejsce zlokalizowanych przedmiotów lub urządzeń obcego pochodzenia i punkty newralgiczne w obiekcie. Policjant lub dowódca grupy policjantów przejmuje kierowanie akcją, a administrator obiektu winien udzielić mu wszechstronnej pomocy podczas jej prowadzenia. Osobom przyjmującym zgłoszenie o podłożeniu ładunku wybuchowego oraz administratorowi obiektu nie wolno lekceważyć żadnej informacji na ten temat i każdorazowo powinni powiadomić o tym policję, która z urzędu dokona sprawdzenia wiarygodności każdego zgłoszenia. Administrator obiektu powinien na bieżąco organizować szkolenie pracowników oraz winien znać rozmieszczenie newralgicznych punktów – węzły energetyczne i wodne, które udostępnia się na żądanie policjanta kierującego akcją.

3. Szczególny obowiązek zabezpieczenia materiałów niejawnych powstaje w przypadku wprowadzenia stanu nadzwyczajnego. Za stany nadzwyczajne uważa się stany określone w art. 228 Konstytucji RP (Dz. U. 1997. 78. 484 ze zm.), tj. stan wojenny, stan wyjątkowy lub stan klęski żywiołowej. Stan nadzwyczajny może być wprowadzony tylko na podstawie ustawy, w drodze rozporządzenia, które podlega dodatkowemu podaniu do publiczne wiadomości. W związku z wprowadzeniem stanu nadzwyczajnego działania podjęte w celu ochrony dokumentów niejawnych będących w posiadaniu Urzędu muszą odpowiadać stopniowi zagrożenia podstawowych interesów RP w zakresie obronności, bezpieczeństwa, stosunków gospodarczych i międzynarodowych państwa. a) Ewakuacja materiałów zawierających informacje niejawne następuje na polecenie Burmistrza. Koordynatorem ewakuacji jest pełnomocnik ochrony. b) Materiały niejawne przechowywane w kancelarii należy oznakować symbolami „Z” lub „E” umieszczonymi pod kategorią archiwalny w sposób widoczny i trwały. c) Zabezpieczeniu poprzez ewakuację podlegają wszystkie materiały oznakowane symbolem „E”. Materiały niejawne oznakowane symbolem „Z” należy zniszczyć w kancelarii niejawnej, np. poprzez pocięcie ich w niszczarce. d) Za prawidłowe wydzielenie materiałów i właściwe ich oznakowanie symbolami odpowiedzialny jest kierownik kancelarii, który dokonuje tej czynności w uzgodnieniu z wytwórcami merytorycznymi. e) Przed ewakuacją Kierownik Kancelarii Niejawnej sporządza – w miarę możliwości – dwa egzemplarze spisu dokumentów przeznaczonych do ewakuacji oraz do zniszczenia, z czego jeden przekazuje Burmistrzowi bezpośrednio lub za pośrednictwem Pełnomocnika Ochrony, a drugi zabiera wraz z ewakuowaną dokumentacją. f) W celu wykonania zadań związanych z ewakuacją Pełnomocnik Ochrony wydaje stosowne polecenie Kierownikowi Kancelarii Niejawnej. Jeśli ewakuacja jest zarządzona w godzinach pozasłużbowych należy wezwać Kierownika Kancelarii w celu sprawowania przez niego nadzoru nad zabezpieczeniem materiałów. W przypadku jego nieobecności Pełnomocnik Ochrony realizuje zadania związane z ewakuacją materiałów niejawnych. g) W przypadku pozostawienia w Kancelarii Niejawnej materiałów, które nie podlegają ewakuacji lub zniszczeniu, Kierownik Kancelarii Niejawnej lub Pełnomocnik Ochrony są zobowiązani zamknąć i zaplombować szafy oraz pomieszczenie Kancelarii Niejawnej. h) Ewakuacja akt powinna obejmować: • zapakowanie materiałów do worków ewakuacyjnych, będących na wyposażeniu Kancelarii Niejawnej, • przemieszczenie worków na środek transportu, • przewiezienie do wyznaczonego przez Burmistrza miejsca ewakuacji. i) Nadzór i ochronę transportu do miejsca ewakuacji dokumentów zapewniają pracownicy Pionu Ochrony, tj. Pełnomocnik Ochrony i Kierownik Kancelarii Niejawnej.

IV. Wykaz stanowisk i funkcji, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych w urzędzie:

1. Burmistrz (zastrzeżone)
2. Zastępca burmistrza (zastrzeżone)
3. Sekretarz gminy (zastrzeżone)
4. Skarbnik gminy (zastrzeżone)
5. Pełnomocnik ochrony (poufne)
6. Kierownik kanc. Materiałów niejawnych (zastrzeżone)
7. Kierownik referatu gospodarki terenowej (zastrzeżone)
8. Kierownik mops (zastrzeżone)
9. Pracownicy socjalni mops (zastrzeżone)
10. Inspektor ds. Zasiłków rodzinnych (zastrzeżone)
11. Inspektor ds. Zaliczki alimentacyjnej (zastrzeżone)
12. Informatyk mops (zastrzeżone)
13. Osoby funkcyjne akcji kurierskiej (zastrzeżone)
14. Osoby funkcyjne stałego dyżuru (zastrzeżone)