Sprawozdawczość i analiza finansowa

Zakładowe zasady rachunkowości a sprawozdanie finansowe na podstawie przedsiębiorstwa „MatriX” S.A.*)

Co to jest sprawozdanie finansowe? Jaki jest jego cel? W jaki sposób odzwierciedlone są w sprawozdaniu finansowym zakładowe zasady rachunkowości? Czym są te zasady i jaki jest ich związek z polityką rachunkowości? Nasze rozważania zaczniemy od odpowiedzi na powyższe pytania, aby następnie zagłębić się w ten, naszym zdaniem niezwykle interesujący, problem. Sprawozdanie finansowe jest to pewien rodzaj raportu, który zawiera zapis przeszłych zdarzeń i ich skutków. Przedstawia sytuację finansową, majątkową i dochodową przedsiębiorstwa. Jego treść jest uregulowana głównie w Ustawie o rachunkowości, lecz mają tu także zastosowanie Krajowe i Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. W skład sprawozdania finansowego wchodzi zawsze bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Natomiast jednostki, których sprawozdanie podlega badaniu i ogłaszaniu, muszą sporządzać także zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Według założeń koncepcyjnych MSR, celem sporządzenia sprawozdań jest dostarczanie informacji o sytuacji finansowej, wynikach działalności oraz zmianach w sytuacji finansowej jednostki, które będą użyteczne dla szerokiego kręgu użytkowników przy podejmowaniu decyzji gospodarczych. Sprawozdanie ilustruje także sposób, w jaki kierownictwo jednostki zarządza nią i ochrania majątek, oraz odpowiedzialność kierownictwa za powierzone zasoby.

Co to są zasady rachunkowości? Jakie są różnice między nadrzędnymi zasadami rachunkowości a zakładowymi zasadami rachunkowości? Co wspólnego ma polityka rachunkowości z zakładowymi zasadami? Czy można utożsamiać te dwa pojęcia? Zasady rachunkowości dzielą się na nadrzędne oraz zakładowe zasady. Zasady nadrzędne muszą być bezwzględnie stosowane przez wszystkie jednostki. Należą do nich zasady:

• memoriału – według art. 6 ust. 1 UoR, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
• współmierności kosztów i przychodów (art. 6 ust. 2 UoR) – dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
• kontynuacji działania (art. 5 ust. 2 UoR) – przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego.
• ciągłości (art. 5 ust. 1 UoR) – przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
• istotności (art. 8 ust. 1 UoR) – dokonując wyboru rozwiązań dopuszczonych ustawą i dostosowując je do potrzeb jednostki, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności.
• niekompensowania (art. 7 ust. 3 UoR) – wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych.
• ostrożności (art. 7 ust. 1 UoR) – poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić:

1. zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
2. (skreślony),
3. wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,
4. wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne,
5. rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

• przewagi treści nad formą (art. 4 ust.2 UoR) – zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Zakładowe zasady rachunkowości ustalane są przez kierownictwo jednostki w kwestiach, w których Ustawa pozastawia możliwość wyboru. Dotyczy to grupowania operacji gospodarczych, wyboru metod wyceny zasobów majątkowych w ciągu roku obrotowego oraz na dzień bilansowy, metod amortyzacji, metod ustalania wyniku finansowego. Należy stosować je w sposób ciągły, tak aby zapewnić porównywalność informacji w kolejnych latach, co jest istotne dla jakości sprawozdania finansowego. Kryterium wyboru metod jest specyfika działalności (charakter produkcji) oraz specyfika branży. Czy można zmienić te zasady w ciągu roku obrachunkowego? Tak, jest to możliwe, gdy zaistnieją pewne ważne okoliczności przemawiające na tym faktem. Dotyczy to np. sytuacji, w której jednostka zmienia rodzaj działalności, technologie bądź branżę. Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na wierny i rzetelny obraz jednostki. Zakładowe zasady rachunkowości zawarte są w Zakładowym Planie Kont. W polskim prawie bilansowym zakładowe zasady rachunkowości utożsamiane są z polityką rachunkowości. Czy to stwierdzenie jest aby na pewno słuszne? Rozważmy tą kwestię. Zasady są uregulowane prawnie, istnieje jedynie możliwość wyboru między metodami wykonania tych zasad. Metoda to sposób działania. Natomiast polityka bilansowa to pewien proces decyzyjny, jest pewną częścią składową polityki gospodarczej podmiotu. Kierownictwo jednostki kreuje i realizuje politykę rachunkowości. Nie wynika ona z regulacji prawnych. Polityka bilansowa może być wykorzystywana do realizacji wielu celów, np. do obniżenia zobowiązań podatkowych, uzyskania kredytu bankowego, maksymalizacji nadwyżki finansowej itp. Są one osiągane przez odpowiednie kształtowanie obrazu gospodarki przedsiębiorstwa prezentowanego w sprawozdaniach finansowych. Wizerunek ten jest adresowany głównie do podmiotów z otoczenia przedsiębiorstwa i ma wywołać u nich zachowania sprzyjające osiągnięciu zamierzonych celów przedsiębiorstwa. Przedsięwzięcia podejmowane w ramach polityki bilansowej w znacznej części znajdują uzasadnienie ekonomiczne (przesunięcie w czasie podatków, uzyskanie kredytu), częściowo jednak pełnią jedynie tak zwaną funkcję upiększającą. Zakładowe zasady służą do realizacji polityki rachunkowości podmiotu gospodarującego. Ustawodawca nie rozróżnił tych pojęć, dlatego też w naszej pracy, odnosząc się do Ustawy, będziemy stosować przyjętą tam terminologię.

Na opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości składa się co najmniej:

1. stosowany przez jednostkę rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,
2. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: zakładowy plan kont (nie ujmując w nim metod i zasad wyceny aktywów i pasywów, które stanowią oddzielny element dokumentacji), wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych,
3. metody i zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
4. organizacyjne rozwiązania służące ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (art. 10 ust. 1).

W ramach zakładowych zasad rachunkowości przedsiębiorstwo ma możliwość ustalenia:

• momentu rozpoczęcia amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
• stawek (okresu) i metod (naturalnej, liniowej lub degresywnej) amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
• sposobu amortyzowania środków trwałych o niskiej wartości – sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem czy poprzez jednorazowy odpis,
• sposobu wyceny rzeczowych składników aktywów obrotowych: • w cenach rzeczywistych: a) materiałów lub towarów – w cenach nabycia lub cenach zakupu, z jednoczesnym określeniem sposobu rozliczania kosztów zakupu, b) wyrobów gotowych – według kosztu wytworzenia, przy czym należy określić, jaki poziom pośrednich kosztów produkcji w danej jednostce odpowiada poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych, c) produkcji w toku – w wysokości kosztu wytworzenia lub pośrednich kosztów wytworzenia, lub tylko materiałów bezpośrednich bądź nie wycenia się ich w ogóle – jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego; • w cenach ewidencyjnych: a) w przypadku materiałów lub towarów – w stałych cenach ewidencyjnych, przy czym należy zaprezentować metody rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych, b) w przypadku wyrobów gotowych, produkcji w toku lub półproduktów – w planowanych (normatywnych) kosztach wytworzenia, wymaga to określenia sposobu rozliczania odchyleń od kosztów planowanych,
• sposobu ustalania wartości rozchodu jednakowych albo uznanych za jednakowe rzeczowych składników aktywów obrotowych, wycenianych w cenach lub kosztach rzeczywistych, których cena nabycia albo zakupu lub koszty wytworzenia są różne: • według cen (kosztów) przeciętnych, • według cen (kosztów), po których jednostka najwcześniej nabyła (wytworzyła) składniki aktywów – metoda FIFO, • według cen (kosztów), po których jednostka najpóźniej nabyła (wytworzyła) składniki aktywów – metoda LIFO, • w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen (kosztów),
• metody wyceny inwestycji długoterminowych: • według ceny nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, • według wartości godziwej, • według metody praw własności w przypadku udziałów w jednostkach podporządkowanych,
• metody wyceny inwestycji krótkoterminowych: • według wartości rynkowej (godziwej), • według ceny nabycia lub wartości rynkowej, zależnie od tego, która z nich jest niższa,
• metody rozchodu inwestycji według jednej z metod: • cen przeciętnych, • ceny najwcześniejszej, • ceny najpóźniejszej,
• zasad tworzenia rezerw i dokonywania odpisów aktualizujących,
• zasad ujmowania przychodów i kosztów wykonania niezakończonej usługi,
• sposobu prezentacji: • rachunku zysków i strat, który może być sporządzony w wariancie kalkulacyjnym lub porównawczym, • rachunku przepływów pieniężnych, który można sporządzić metodą bezpośrednią lub pośrednią.

Rozważania dotyczące związku pomiędzy zakładowymi zasadami a sprawozdaniem finansowym przedstawiamy dalej na podstawie przedsiębiorstwa „MatriX” S.A. Jest to jednostka działająca w branży informatycznej. Należy do grupy kapitałowej oraz jest notowana na giełdzie. Zajmuje się tworzeniem zintegrowanego oprogramowania dla przedsiębiorstw, tworzy specjalistyczne aplikacje branżowe. Zapewnia bezpieczną infrastrukturę, wspiera klientów podczas eksploatacji systemu. Spółką matką jest spółka „TrinitY” S.A. Przedsiębiorstwo „MatriX” jest spółką akcyjną, dlatego ma obowiązek sporządzać pełne sprawozdanie finansowe, ze wszystkimi jego elementami. Dodatkowo sporządzane jest również sprawozdanie z działalności spółki. Sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu i ogłaszaniu. Zakładowe zasady rachunkowości w przedsiębiorstwie „MatriX” zostały przedstawione poniżej.

Rok obrotowy i okresy sprawozdawcze

Rok obrotowy to zazwyczaj rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Definicja ta jednoznacznie przesądza, iż do obliczenia okresu obejmującego rok obrotowy bierze się pod uwagę pełne miesiące kalendarzowe. W pewnych sytuacjach ustawodawca dopuszcza sytuację przyjęcia przez jednostkę innego roku obrotowego niż 12 kolejnych miesięcy. W przypadku rozpoczęcia działalności w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres można połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. Rok obrotowy lub jego zmiany powinien określać statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Drugim przypadkiem, kiedy rok obrotowy nie stanowi 12 kolejnych miesięcy, jest sytuacja zmiany roku obrotowego. Pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy. W znowelizowanej Ustawie zastąpiono pojęcie „miesiąc” pojęciem „okres sprawozdawczy”, przez który rozumie się okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym Ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych (art. 8 ust. 1 pkt. 8 UoR). W spółce „MatriX” S.A. rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy rozpoczynający się 1 stycznia, a kończący 31 grudnia. Dla celów sprawozdawczości wewnętrznej, sporządzenia zestawienia obrotów i sald, oceny realizacji budżetów kosztów, wykonania przychodów, a także ustalenia podstawy opodatkowania dla określenia wysokości zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych itp. oraz wymaganej informacji statystycznej ustala się, że wchodzące w skład roku obrotowego okresy sprawozdawcze są okresami miesięcznymi.

W przedsiębiorstwie „MatriX” S.A. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych opisany w zakładowych zasadach rachunkowości przedstawia się w sposób ukazany poniżej. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie spółki w języku polskim i walucie polskiej, co spełnia wymogi zawarte w art. 9 i art. 11 ust. 1 UoR. Otwieranie ksiąg na początku roku obrotowego polega na przeniesieniu sald końcowych aktywów i pasywów ubiegłego roku obrotowego na bilans otwarcia. Zamknięcie ksiąg następuje na dzień kończący rok obrotowy lub w innych terminach przewidzianych Ustawą. Rachunkowość spółki prowadzona jest przy użyciu komputerów w systemie modułowym „TrinitY” S.A. System ten zainstalowany jest na serwerze, natomiast dostęp do wszystkich modułów finansowo-księgowych umożliwiony jest za pomocą internetu. Zasady funkcjonowania systemu finansowo-księgowego zostały opracowane w oparciu o wymogi wynikające z obowiązujących przepisów, dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przez osoby prawne. Ewidencja finansowo-księgowa jest prowadzona w ramach 29-cyfrowych symboli kont. Trzy pierwsze cyfry są zarezerwowane na oznaczenie symbolu konta syntetycznego, kolejne dwie cyfry to rozwinięcie konta, natomiast kolejne dwadzieścia cztery cyfry to oznaczenie szczegółowej analityki. Konstrukcja konta przedstawia się następująco: Nazwa poziomu Długość (ilość cyfr) Konto właściwe 5 Subkonto właściwe 3 Jednostka organizacyjna 3 Typ kosztu 3 Przedsięwzięcie 6 Podatek dochodowy 1 Nr ewidencyjny pracownika 3 Subkonto zapasowe 3 Segment bilansujący 2

Poszczególne moduły systemu współpracują ze sobą wykorzystując dane uzyskane w ramach eksploatacji podsystemów, bez potrzeby ponownego wprowadzania ich bądź sporządzania dodatkowych not księgowych. Wszystkie wydruki systemu są stronicowane w sposób umożliwiający ustalenie kolejności i kompletności stron. Na każdej stronie wydruku komputerowego jest umieszczona:

• nazwa programu przetwarzania danych,
• rodzaj ksiąg rachunkowych i nazwa spółki,
• oznaczenie roku obrotowego i okresu sprawozdawczego, którego dotyczą prezentowane dane. Daty te pozwalają określić salda początkowe poszczególnych kont, obroty i salda okresu sprawozdawczego, obroty i salda narastająco oraz obroty i salda na koniec okresu. Księgi rachunkowe „MatriX” S.A obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:
• Dziennik,
• Księgę główną,
• Księgi pomocnicze,
• Zestawienie obrotów i sald obejmujące konta syntetyczne lub konta właściwe. Dziennik prowadzony jest jako chronologiczny zbiór danych o operacjach gospodarczych w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy są chronologicznie i kolejno numerowane (w ramach poszczególnych miesięcy), sumy zapisów w dzienniku (obroty) liczone są w sposób ciągły i umożliwiają ich uzgodnienie z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Ze względu na dużą ilość pozycji, dzienniki obejmujące jeden miesiąc sprawozdawczy nagrywane są na płytach CD, pierwsza i ostatnia strona dzienników jest drukowana i przechowywana w formie papierowej. Konta księgi głównej (konta syntetyczne) określone są w Zakładowym Planie Kont. Zapisy na tych kontach prowadzone są w porządku systematycznym, tzn. z uwzględnieniem grupowania operacji gospodarczych według ich treści ekonomicznych. Pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych na konta te nanosi się salda początkowe aktywów i pasywów. Kolejne zapisy wynikają z księgowań na kontach analitycznych w księgach pomocniczych, dokonywane są chronologicznie, z równoczesnym zarejestrowaniem ich w dzienniku. W „MatriX” S.A. księgowania dokonywane są na kontach posiadających minimum 5 znaków, tj. na kontach właściwych. Stany kont syntetycznych (3-znakowych) ustala się jako sumę zapisów na poszczególnych kontach właściwych poprzez sporządzenie raportu. Konta ksiąg pomocniczych (analityczne) służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów na kontach księgi głównej. Konta prowadzone są jako księgi wyodrębnione w ramach kont księgi głównej – zapisy dokonywane są tu z uwzględnieniem zasady podwójnego zapisu (suma sald i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo i obroty odpowiedniego konta księgi głównej). Zapisy na kontach ksiąg pomocniczych dokonywane są przy użyciu komputera. Księgi pomocnicze prowadzone są w spółce dla:
• Ewidencji środków trwałych (aplikacja „TrinitY” S.A),
• Rozrachunków z dostawcami – zobowiązania (aplikacja „TrinitY” S.A),
• Rozrachunków z odbiorcami – należności (aplikacja „TrinitY” S.A.),
• Ewidencji ilościowo-wartościowej towarów i wyrobów (system ZZZZ firmy Aaaa),
• Ewidencja wynagrodzeń (system KADRY – PŁACE firmy Pppp) – interfejs płac do „TrinitY” S.A.
• Operacji gotówkowych (kasa MS EXCEL). Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych (3-znakowych) i kont właściwych (5-znakowych) sporządzane jest na koniec każdego miesiąca. Zawiera ono:
• symbole i nazwy kont,
• salda kont na dzień otwarcia (BO)
• obroty kont za dany miesiąc i narastająco od początku roku obrotowego,
• salda kont na koniec miesiąca. W zakresie zasad funkcjonowania poszczególnych kont w układzie syntetycznym oraz sposobu ewidencjonowania na nich poszczególnych operacji gospodarczych przyjmuje się zasady powiązania pomiędzy kontami zapisane w „Zakładowym Planie Kont od 2002 r. z Komentarzem dla jednostek prowadzących działalność gospodarczą” wydanym przez „EKSPERT” Wydawnictwo i Doradztwo wydanym we Wrocławiu w sierpniu 2001. Pozycja ta zawiera nowe rozwiązania obowiązujące od 2002 roku w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe.

Opis kont syntetycznych (księgi głównej)

Zespół „0” Aktywa trwałe

Konta zespołu „0” Aktywa trwałe przeznaczone są do ewidencji:

• środków trwałych (konta 012-015) oraz ich umorzenia (konta 071-074),
• wartości niematerialnych i prawnych (konta 022-024) oraz ich umorzenia (konta 077-079),
• środków trwałych w budowie (konto 081)
• inwestycji długoterminowych
• długoterminowych aktywów finansowych
• odpisów aktualizujących wartość długoterminowych aktywów finansowych oraz inwestycji. Do środków trwałych zalicza się stanowiące własność lub współwłasność spółki – nieruchomości (grunty, budynki, w tym także będące odrębną własnością lokale, budowle i inwestycje w obcych obiektach), maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do używania rzeczowe aktywa trwałe – o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, przeznaczone na własne potrzeby jednostki. Od roku 2002 do środków trwałych spółki zalicza się również obce środki trwałe (sprzęt komputerowy i samochody) używane przez spółkę na podstawie umowy leasingu, dokonuje się od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych), które ujmuje się w księgach bilansowych. Dla celów podatkowych leasing traktuje się jako leasing operacyjny i zalicza się do kosztów uzyskania przychodów kwotę raty leasingowej, składającą się z części kapitałowej ewidencjonowanej na koncie 20701 oraz części odsetkowej obciążającej koszty finansowe. Nie zalicza się do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych tych nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych, które nie są użytkowane przez spółkę do realizacji działalności statutowej, lecz zostały nabyte lub wytworzone w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu wartości tych aktywów, uzyskania z nich przychodów lub innych pożytków, w tym transakcji handlowej. Zalicza się je do inwestycji długoterminowych. Do inwestycji długoterminowych zalicza się również długoterminowe aktywa finansowe tj. akcje i udziały w obcych jednostkach oraz inne długoterminowe papiery wartościowe. Nie stanowią również środków trwałych obiekty, które w spółce są przedmiotem obrotu i sprzedaży, a więc nie są używane na własne potrzeby. Środki trwałe w momencie przyjęcia do używania wycenia się według ich wartości początkowej, tzn. w cenie nabycia lub po koszcie wytworzenia. W przypadku, gdy istniejące środki trwałe ulegają ulepszeniu, polegającemu na przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, ich wartość początkową powiększa się o sumę kosztów poniesionych na ich ulepszenie. Środki trwałe uważa się za ulepszone, jeżeli poniesione koszty powodują wzrost ich wartości użytkowej w stosunku do stanu z dnia przyjęcia do używania, mierzonej w szczególności okresem używania (wydłużenie tego okresu), zdolnością wytwórczą (zwiększenie wydajności), poprawą jakości produktów lub niższymi kosztami eksploatacji ulepszonych środków trwałych. Do roku 2001 w „MatriX” S.A. ewidencja środków trwałych prowadzona była w arkuszu Excel. W roku 2002 wdrożony został moduł Środki trwałe w „TrinitY” S.A. Od 2003 roku ewidencja prowadzona jest więc tylko w „TrinitY” S.A.

Do wartości niematerialnych i prawnych kwalifikuje się nabyte przez spółkę prawa majątkowe przeznaczone do gospodarczego wykorzystania na własne potrzeby, jeżeli przewidywany okres ich wykorzystywania jest dłuższy niż rok. Obejmują one m.in. nabyte (zakupione, otrzymane jako aport) oprogramowanie, licencje. Ponadto do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się koszty zakończonych prac rozwojowych spełniających określone warunki. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na tych samych narzędziach, co obsługa środków trwałych. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych zapewnia ustalenie wartości poszczególnych tytułów wartości niematerialnych i prawnych, grupowanie tych wartości w układzie wymaganym do sporządzenia sprawozdania finansowego, prawidłowe obliczenie odpisów amortyzacyjnych.

W „MatriX” S.A. wydatki poniesione na nabycie składników majątku, których wartość nie przekracza 500 zł, zaliczane są w koszty bezpośrednio po zakupie (w miesiącu oddania do używania). Odpisy amortyzacyjne składników majątku o cenie nabycia od 501 zł do 3500 zł są dokonywane jednorazowo – w 100% w miesiącu następującym po ich przyjęciu do używania. Podlegają one wpisowi do ewidencji z nadanym numerem inwentarzowym. Składniki majątku o cenie nabycia powyżej 3500 zł wprowadzane są do ewidencji, posiadają numer inwentarzowy i amortyzowane są liniowo według przyjętego okresu i stawki. Poprawność zastosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych jest przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych. Majątek trwały wykazuje się w sprawozdaniu finansowym sporządzonym na dzień bilansowy w wartości księgowej netto pomniejszonej o odpisy aktualizujące. Przez wartość księgową netto rozumie się wartość początkową środków trwałych, które stanowią ceny ich nabycia lub koszty wytworzenia albo wartości po aktualizacji wyceny, powiększoną o koszty ich ewentualnego ulepszenia i pomniejszoną o dokonane dotychczas odpisy amortyzacyjne i ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Zespół „1” Środki pieniężne, rachunki bankowe i inne krótkoterminowe aktywa finansowe

Konta zespołu „1” przeznaczone są do ewidencji:

• aktywów pieniężnych w postaci krajowych środków pieniężnych i zagranicznych, przechowywanych w kasie (konto 101) oraz na rachunkach bankowych (konta 131-132),
• aktywów pieniężnych w postaci weksli, czeków obcych i innych aktywów finansowych,
• krótkoterminowych aktywów finansowych, obejmujących wyemitowane przez inne jednostki instrumenty kapitałowe oraz zobowiązania finansowe,
• papierów wartościowych przeznaczonych do obrotu: bony, certyfikaty (konto 140),
• udziałów i akcji własnych do zbycia,
• kredytów bankowych krótko- i długoterminowych (konta 139, 138),
• różnic z aktualizacji wyceny krótkoterminowych aktywów finansowych. Zadaniem kont zespołu „1” jest odzwierciedlenie operacji pieniężnych i stanu gotówki, weksli, czeków obcych oraz metali szlachetnych (jeżeli nie są zaliczane do rzeczowych składników majątku obrotowego), obrotów i stanów rachunków bankowych wyrażających należność z tytułu lokat i zobowiązania z tytułu wykorzystania kredytów bankowych. Krajowe środki pieniężne i kredyty bankowe wykazuje się w ciągu roku w księgach w wartości nominalnej. Nabyte krótkoterminowe papiery wartościowe w walucie polskiej wykazuje się w księgach rachunkowych według cen ich zakupu. Wyliczone na dzień bilansowy odsetki od lokat, których termin nie upłynął, zaliczane są do przychodów finansowych i wykazane w bilansie w pozycjach, do których zakwalifikowane są lokaty (zależnie od okresu, na który zostały założone). Nie zapłacone odsetki od kredytów, naliczone do dnia bilansowego, zwiększają wartość kredytów i stanowią koszty finansowe. Wyrażone w walutach obcych środki pieniężne, kredyty bankowe i papiery wartościowe wykazuje się w ciągu roku obrotowego w wartości nominalnej, przeliczonej na walutę polską po kursie kupna i sprzedaży, zastosowanym dla danej waluty obcej przez bank, z którego usług korzysta spółka. Wycena środków pieniężnych i kredytów bankowych na dzień bilansowy:
• środki pieniężne, weksle, czeki w walucie polskiej – według wartości nominalnej z uwzględnieniem odsetek,
• kredyty – w kwocie wymagającej zapłaty, tj. łącznie z naliczonymi na ten dzień odsetkami,
• środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych w walucie obcej – po kursie kupna, stosowanym dla danej waluty obcej przez bank, z którego usług korzysta spółka, nie wyższym od średniego kursu, ustalonego dla danej waluty na dzień bilansowy przez NBP. Powstałe różnice kursowe zalicza się do kosztów lub przychodów finansowych.

Zespół „2” Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

Konta zespołu „2” służą do ewidencji wszelkich krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz roszczeń, a także do rozliczeń wynagrodzeń, niedoborów szkód i nadwyżek oraz innych rozliczeń związanych z rozrachunkami. W „MatriX” S.A. ewidencją na kontach zespołu „2” objęte są w szczególności:

• bezsporne rozrachunki z odbiorcami i dostawcami zarówno długo- jak i krótkoterminowe (konta 200-202),
• zobowiązania z tytułu leasingu (konto 207),
• należności, na które dokonano odpisów aktualizujących, w tym także od odbiorców postawionych w stan upadłości i likwidacji oraz dochodzonych na drodze sądowej (konta 209),
• odpisy aktualizujące należności (konto 210),
• rozrachunki z tytułu podatków i ubezpieczeń społecznych oraz PFRON (konta 221-229),
• rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, delegacji i pobranych zaliczek (konta 231-242),
• należności od pracowników z tytułu niedoborów, szkód i roszczeń spornych (konto 243),
• inne rozrachunki (203, 205, 206, 208, 247, 248, 249),
• pożyczki udzielone innym spółkom (konto 251),
• należności z tytułu przychodów szacowanych kontraktów długoterminowych (250).

Zadaniem ewidencji szczegółowej prowadzonej do kont zespołu „2” jest przede wszystkim:

• wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunkowych, roszczeń spornych i rozliczeń dla potrzeb sprawozdawczości finansowej,
• odzwierciedlenie przebiegu rozrachunków i rozliczeń,
• ustalenie stanu należności, zobowiązań roszczeń spornych i rozliczeń ogółem oraz z podziałem na kontrahentów,
• spełnienie wymogów charakterystycznych dla poszczególnych rozrachunków i rozliczeń.

Na kontach zespołu „2” ujmowane są wszelkie należności i zobowiązania od momentu ich powstania aż do całkowitego rozliczenia, tj. spłacenia, oddalenia w wyniku postępowania wyjaśniającego lub spornego, umorzenia lub przedawnienia. Szczegółowa analityka do kont 200 i 201 prowadzona jest w module Zobowiązania, a do kont 202 i 206 w module Należności. W modułach tych księguje się faktury i zapłaty, transferowane później do księgi głównej. Zakwalifikowanie sald zobowiązań i należności do poszczególnych pozycji bilansu następuje drogą analizy poszczególnych kont.

Krajowe należności i zobowiązania wykazuje się w ciągu roku w wartości nominalnej, ustalonej przy ich powstaniu. Należności i zobowiązania wyrażone w walutach obcych wykazuje się:

• w ciągu roku obrotowego – według średniego kursu danej waluty ustalonego przez NBP na dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej lub według kursu waluty wynikającego z dokumentu odprawy celnej,
• na dzień bilansowy – należności po kursie kupna, stosowanym dla danej waluty obcej przez bank, z którego usług korzysta spółka, nie wyższym od średniego kursu, ustalonego dla danej waluty na dzień bilansowy przez NBP, zobowiązania po kursie sprzedaży, stosowanym dla danej waluty obcej przez bank, z którego usług korzysta spółka, nie niższym od średniego kursu, ustalonego dla danej waluty na dzień bilansowy przez NBP. Różnice kursowe wynikające z przeliczenia należności i zobowiązań w danej walucie obcej, zalicza się do kosztów finansowych roku obrotowego i do przychodów finansowych. Zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny, należności w bilansie wykazuje się w wartości realnej, tzn. pomniejszonej o odpisy aktualizujące należności wątpliwe i nieściągalne. Ewidencję odpisów aktualizujących rozrachunki prowadzi się na koncie 210 w księdze głównej, a należności, na które dokonano odpisów aktualizujących, na koncie 209. Do obu kont prowadzona jest analityka wg kontrahentów.

Zespół „3” Towary

Do ewidencji towarów, stanowiących nabyte rzeczowe składniki majątku przeznaczone do odsprzedaży w niezmienionej postaci, wykorzystuje się konto 330 – „Towary handlowe”. Księgowań dokonuje się za pośrednictwem konta 303 – „Rozliczenie zakupu towarów”. Zakup usług oraz dostawy nie objęte ewidencją magazynową księgowane są w koszty bez pośrednictwa konta „Rozliczenie zakupu”.

Zespół „4” Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

Na kontach zespołu „4” ujmowane są koszty proste według rodzajów, za które uznaje się wszelkie poniesione w danym okresie sprawozdawczym koszty nie dające się rozłożyć na elementy składowe, niezależnie od tego, czy zostaną zaliczone do kosztów bieżącego, czy przyszłych okresów sprawozdawczych, dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej. W „MatriX” S.A. ewidencja kosztów rodzajowych stanowi punkt wyjścia do rozliczenia kont zespołu „5”. Przeniesienie kosztów według rodzajów na konta zespołu „5” i „6” następuje za pośrednictwem konta „490”.

Zespół „5” Koszty według typów działalności i ich rozliczenie

Konta zespołu „5” służą do ewidencji i rozliczania kosztów według poszczególnych rodzajów działalności i miejsc powstawania kosztów, to jest:

• kosztów kontraktów (konto 501),
• kosztów pionów realizujących kontrakty (konto 520),
• kosztów handlowych i sprzedaży (konta 510,511),
• kosztów ogólnego zarządu (konto 555). Konta kosztów działalności podstawowej (501 i 520) przeznaczone są do ujęcia kosztów ponoszonych w związku z realizacją zasadniczego celu spółki. Do kosztów tych zalicza się koszty związane bezpośrednio z realizacją kontraktów. Stanowią one koszt wytworzenia produktów. Do kosztów sprzedaży zalicza się koszty działów Pionu Handlowego i koszty sprzedaży. Konta kosztów ogólnego zarządu przeznaczone są do ujęcia kosztów ponoszonych w związku z administrowaniem i kierowaniem jednostką jako całością i nie są aktywowane.

Zespół „6” Produkty i rozliczenia międzyokresowe

Od roku 2002 spółka nie prowadzi działalności produkcyjnej. Na koncie 601 – „Magazyn wyrobów gotowych” ewidencjonowane są zapasy wyrobów gotowych z lat ubiegłych. Szczegółowa ewidencja wyrobów prowadzona jest w systemie Symfonia. W bilansie wyroby gotowe wykazywane są w wartości netto, tzn. w wysokości salda konta 601 skorygowanego o odpisy aktualizujące wartość wyrobów. Spółka nie posiada i nie wycenia produkcji w toku.

Rozliczenia międzyokresowe kosztów występują w przypadku, gdy moment poniesienia kosztów wyprzedza lub następuje po okresie, którego koszty te dotyczą. Koszty poniesione w okresie sprawozdawczym, a dotyczące przyszłych okresów, stanowią rozliczenia czynne, natomiast utworzenie rezerw w ciężar kosztów bieżącego okresu na wydatki przyszłych okresów powoduje powstanie biernych rozliczeń międzyokresowych. Do rozliczeń międzyokresowych w „MatriX” S.A. zalicza się:

• koszty prac rozwojowych dotyczących określonych produktów – ewidencjonowane na koncie 630,
• inne koszty dotyczące przyszłych okresów, m.in. odpis na FŚS, ubezpieczenia, zapłacone prenumeraty (konto 641),
• aktywa z tytułu podatku odroczonego (konto 643),
• rezerwy obciążające koszty, księgowane na koncie 646. Koszty prac rozwojowych, stanowiące koszty poniesione przez jednostkę na własne potrzeby, powstałe przed podjęciem produkcji lub zastosowaniem technologii, gromadzone są na rozliczeniach międzyokresowych na podstawie decyzji Zarządu z podziałem na tytuły prac. Wartość tych kosztów stanowi po zakończeniu wartości niematerialne i prawne, jeżeli spełnione są następujące warunki (art. 33 ust. 2 ustawy o rachunkowości):
• produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych są wiarygodnie określone,
• techniczna przydatność produktu lub technologii została stwierdzona i odpowiednio udokumentowana i na jej podstawie jednostka podjęła decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub stosowaniu technologii,
• koszty prac rozwojowych zostaną pokryte, według przewidywań, przychodami ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii. W przypadku braku pozytywnego efektu, wartość prac obciąża pozostałe koszty operacyjne.

Od 2001 roku spółka wylicza i ujmuje w księgach odroczony podatek dochodowy. Aktywa z tytułu podatku odroczonego ustala się jako iloczyn wartości ujemnych różnic przejściowych i stawki podatku dochodowego obowiązującej w roku, w którym mogą one wpłynąć na obniżenie podatku dochodowego. Aktywa z tytułu podatku dochodowego księgowane są na koncie 643 według poszczególnych tytułów i wykazywane w bilansie jako długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

Jednostka tworzy rezerwy na naprawy gwarancyjne, niewykorzystane urlopy, odprawy emerytalne, premie i nagrody dotyczące roku ubiegłego, badanie sprawozdania finansowego. Rezerwy na naprawy gwarancyjne obciążają „Pozostałe koszty operacyjne”, a ich rozwiązanie księguje się na konto „Pozostałe przychody operacyjne”. Rozwiązania rezerw na naprawy gwarancyjne dokonuje się miesięcznie w wysokości rzeczywiście poniesionych kosztów, kwalifikowanych na konta z numerem przedsięwzięcia rozpoczynającym się od litery „G”. Pozostałe rezerwy ewidencjonowane na biernych rozliczeniach międzyokresowych kosztów tworzy się i rozwiązuje w korespondencji z kontami zespołu „5”. Ich rozwiązanie następuje w miesiącu zaistnienia zdarzenia, na które zostały utworzone, lub (np. w przypadku rezerw na urlopy) na koniec roku obrotowego po dokonaniu analizy dotyczącej wysokości obecnie wymaganej rezerwy.

Zespół „7” Przychody i koszty, zyski i straty nadzwyczajne

Konta zespołu „7” przeznaczone są do ewidencji przychodów ze sprzedaży i kosztów związanych z ich osiągnięciem.

Za przychody uważa się:

1. należne kwoty netto za sprzedane produkty i towary (niezależnie od tego czy zostały zapłacone), skorygowane o należne dopłaty oraz udzielone rabaty, bonifikaty i tym podobne upusty,
2. zarachowane przychody z tytułu nie zakończonych, długoterminowych umów,
3. należne kwoty z tytułu operacji finansowych jak:

• przychody z udziałów, dywidendy i odsetki,
• przychody ze sprzedaży papierów wartościowych,
• dodatnie różnice kursowe;

4. pozostałe przychody, w tym także z tytułu sprzedaży materiałów, likwidacji i sprzedaży środków trwałych i wyposażenia, sprzedanych inwestycji rozpoczętych lub zakończonych itp.
5. zyski nadzwyczajne.

Do koszów zalicza się:

1. koszt wytworzenia sprzedanych w danym okresie produktów,
2. wartości w cenach zakupu sprzedanych towarów,
3. całości poniesionych w danym okresie kosztów handlowych i kosztów sprzedaży oraz kosztów zarządu,
4. koszty operacji finansowych:

• wartości nabycia papierów wartościowych,
• odsetki od kredytów i pożyczek,
• ujemne różnice kursowe i inne;

5. nie umorzoną część wartości likwidowanych i sprzedanych środków trwałych,
6. straty nadzwyczajne.

Do ewidencji przychodów i kosztów uzyskania przychodów w „MATRIX” S.A. służą konta:

• przychodów z działalności produkcyjnej (konta 701-702) oraz kosztów osiągnięcia tych przychodów (konta 711, 712),
• przychodów działalności handlowej (konto 731) oraz kosztów osiągnięcia tych przychodów (konto 736),
• przychodów finansowych i odsetek uzyskanych (konta 752, 754, 755) oraz kosztów finansowych (konta 757,759),
• różnic kursowych (konta 753, 758),
• zysków i strat nadzwyczajnych (konta 770, 771),
• pozostałych przychodów operacyjnych, w tym przychodów ze sprzedaży niefinansowych aktywów trwałych (konto 761), oraz pozostałych kosztów operacyjnych, w tym wartości netto sprzedanych niefinansowych aktywów trwałych (konto 760).

Zespół „8” Kapitały, rezerwy, wynik finansowy

Konta zespołu „8” przeznaczone są do ewidencji:

• kapitałów zasadniczych (konta 801 – „Kapitał akcyjny”, 806 – „Kapitał zapasowy”),
• funduszy specjalnych (konto 851 – „Fundusz Świadczeń Socjalnych”),
• rezerw i rozliczeń przychodów (konta 843-845),
• ustalenie wyniku finansowego (konto 860),
• podatku dochodowego i innych obowiązkowych obciążeń wyniku finansowego (konta 871 i 872),
• rozliczenie wyniku finansowego (konto 821),
• rezerwa z tytułu podatku odroczonego (konto 841). Kapitał akcyjny wykazany jest na koncie „801” w wysokości zgodnej ze statutem i rejestrem handlowym. Kapitał zapasowy – konto „806” – tworzony jest zgodnie ze statutem na pokrycie ewentualnych strat bilansowych, jakie mogą powstać w wyniku działalności gospodarczej spółki. Fundusz Świadczeń Socjalnych – konto „851” zalicza się do funduszy specjalnych. Odpis na FŚS tworzony jest na początku roku obrotowego i korygowany na dzień bilansowy. Źródła tworzenia i sposób wykorzystania tego funduszu określają odpowiednie przepisy. Rezerwy wykazane na koncie „843” tworzone są w celu zapewnienia realnej wysokości wyniku finansowego, w wysokości przewidywanego ryzyka gospodarczego.

Do rozliczeń międzyokresowych przychodów (konto 845) zalicza się m.in.:

• równowartość otrzymanych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, jeżeli świadczenie to zostało udokumentowane fakturą,
• przyjęte nieodpłatnie środki trwałe, środki trwałe w budowie oraz wartości niematerialne i prawne.

Od 2001 roku spółka wylicza i ujmuje w księgach odroczony podatek dochodowy. Rezerwa z tytułu podatku odroczonego stanowi iloczyn wartości dodatnich różnic przejściowych i stawki podatku dochodowego obowiązującej w roku, w którym podatek odroczony stanie się podatkiem bieżącym. Rezerwa z tytułu podatku odroczonego księgowana jest na koncie 841 według poszczególnych tytułów i wykazywana w bilansie jako rezerwa na zobowiązania.

Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego

Jedną z zasadniczych części zakładowych zasad rachunkowości jest dokumentacja przyjętych metod i zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Szczególnie ważne jest dokładne określenie powyższych zasad w zakresie, w jakim Ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Niezasadne jest zatem opisywanie przez jednostkę wszystkich metod wyceny, powinna ona ograniczyć się jedynie do wybranych, oczywiście w zakresie, w jakim jej na to pozwala Ustawa, i opisać te, które stosuje (np. metody amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, sposób wyceny długo- i krótkoterminowych papierów wartościowych, sposób rozliczania różnic kursowych). Informacje o tym powinny się znaleźć w części wstępnej informacji dodatkowej, która wchodzi w skład sprawozdania finansowego. Aktywa i pasywa w „MatriX” S.A. wycenia się na dzień bilansowy w sposób następujący:

1. środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości dokonywane na podstawie odrębnych decyzji. Zasady ujmowania w kosztach i ewidencji własnych (zakupionych) składników majątkowych firmy: I. Składniki majątku o wartości do 500 zł traktowane są jako materiały i zaliczane bezpośrednio w koszty. W księgowości nie prowadzi się ewidencji tych składników. II. Składniki majątkowe o wartości od 501 zł do 3499 zł (z wyjątkiem samochodów oraz komputerów i przedmiotów z nimi związanych, np. drukarek) traktowane są jako środki trwałe niskocenne. Są one umarzane (odpisywane w koszty) jednorazowo w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia ich do używania. W księgowości prowadzona jest ewidencja tych środków. Środki trwałe niskocenne mają nadany numer inwentarzowy. Samochody, komputery i przedmioty z nimi związane ewidencjonowane są w tabelach amortyzacyjnych oraz amortyzowane liniowo w ratach miesięcznych według określonej stawki odzwierciedlającej okres planowanego używania środka trwałego, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia do używania, bez względu na wartość. III. Środki trwałe o wartości 3500 zł i powyżej ewidencjonowane są w tabelach amortyzacyjnych na podstawie dokumentu OT z wpisanym numerem inwentarzowym. Są one amortyzowane liniowo w ratach miesięcznych według określonej stawki odzwierciedlającej okres planowanego używania środka trwałego, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia do używania. Stawki i okresy są przez spółkę weryfikowane powodując odpowiednią korektę odpisów dokonywanych w następnych latach obrotowych. IV. Od roku 2002 do środków trwałych spółki zalicza się również obce środki trwałe (sprzęt komputerowy i samochody) używane przez spółkę na podstawie umowy leasingu. Dokonuje się od nich odpisów amortyzacyjnych, które ujmuje się w księgach bilansowych. Dla celów podatkowych leasing traktuje się jako leasing operacyjny i zalicza się do kosztów uzyskania przychodów kwotę raty leasingowej, składającą się z części kapitałowej ewidencjonowanej na rozrachunkach oraz części odsetkowej obciążającej koszty finansowe. V. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się zakupione oprogramowanie i licencje, koszty zakończonych prac rozwojowych oraz pozostałe wartości niematerialne i prawne. Są one amortyzowane liniowo w równych ratach miesięcznych począwszy od miesiąca następującego po miesiącu zakupu – o wartości powyżej 3500 zł, lub jednorazowo – o wartości do 3499 zł.
2. Inwestycje krótkoterminowe w trakcie roku ewidencjonuje się w cenie zakupu, a na dzień bilansowy wycenia się według skorygowanej ceny nabycia (poprzez doliczenie odsetek od daty nabycia do dnia bilansowego),
3. rzeczowe składniki aktywów obrotowych – według cen nabycia,
4. rozchód towarów i produktów wycenia się kolejno po cenach tych składników aktywów, które jednostka najwcześniej nabyła,
5. spółka nie prowadzi produkcji, w związku z czym nie wycenia produkcji w toku.

Utrata wartości należności, zapasów i innych aktywów dokonywana jest na podstawie odrębnych decyzji Zarządu spółki. Odpisy aktualizujące wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych (art. 34.5) dokonywane w związku z utratą ich wartości oraz wynikające z wyceny według cen sprzedaży netto zamiast według cen nabycia albo zakupu, zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych. Odpisów aktualizujących dokonuje się na koniec roku obrotowego. Koszty prac rozwojowych są aktywowane, a po ich zakończeniu są ujmowane w wartościach niematerialnych i prawnych i amortyzowane przez okres nie dłuższy niż 5 lat. Decyzje o tworzeniu rezerw podejmowane są przez Zarząd w zależności od okoliczności i potrzeb. Przychody z wykonania nie zakończonej usługi, objętej umową, w okresie realizacji dłuższym niż 6 miesięcy i wartości powyżej 200 tys. zł, wykonanej na dzień bilansowy w istotnym stopniu, ustala się proporcjonalnie do stopnia zaawansowania usługi. Stopień ten mierzy się udziałem kosztów, poniesionych od początku realizacji kontraktu do końca okresu sprawozdawczego, w całkowitych planowanych kosztach wykonania usługi. Według powyższych założeń ustala się przychody na koniec każdego okresu sprawozdawczego (miesiąca) oraz na koniec roku. Jednostka sporządza rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym. Koszty bezpośrednie poniesione na kontrakty oraz koszty pionów: technicznego, operacyjnego i integracji systemów zalicza się do kosztów wytworzenia produktów. Koszty pionu handlowego wykazywane są jako koszty sprzedaży. Koszty pozostałych działów stanowią koszty ogólnego zarządu. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości spółka wylicza odroczony podatek dochodowy będący skutkiem różnic przejściowych pomiędzy przychodami i kosztami uznanymi dla celów bilansowych i podatkowych. Do wyliczenia podatku stosuje się metodę bilansową polegającą na ustaleniu różnic pomiędzy wartością podatkową i bilansową aktywów i pasywów wykazywanych w księgach rachunkowych na dzień bilansowy.

System ochrony danych

Podstawowy system informatyczny oparty jest na aplikacji firmy „TrinitY” S.A. Zarządzanie jest oparte na scentralizowanym systemie kont domenowych i scentralizowanym systemie regulacji praw dostępu oraz monitorowania. Poszczególne zespoły elementów systemów są powiązane w grupy robocze. Bezpieczeństwo danych jest realizowane poprzez: a. wydzielenie części serwerowej do osobnego pomieszczenia zabezpieczonego przed awariami zasilania, zalaniem i pożarem, b. zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych do urządzeń serwerowych oraz urządzeń budujących sieć informatyczną, c. systematyczne wykonywanie kopii zapasowych danych, d. staranne przechowywanie nośników z kopiami danych z uwzględnieniem stosowanego regulaminu archiwizacji zasobów, e. unowocześnienie infrastruktury sieciowej poprzez zastosowanie urządzeń o wyższej klasie bezpieczeństwa oraz zastosowanie systemów monitorowania dostępu do danych konfiguracyjnych i danych poszczególnych systemów informatycznych.

Jak wpływają zakładowe zasady rachunkowości na sprawozdanie finansowe w spółce „MatriX”? Czy ich zmiana wpłynęłaby na poszczególne elementy sprawozdania? Jeśli tak, to w jaki sposób? W przypadku środków trwałych spółka przyjęła, że składniki majątku o wartości do 500 zł są traktowane jako materiały i zaliczone bezpośrednio w koszty. Jednocześnie środki trwałe o wartości od 501 zł do 3499 zł (z wyjątkiem samochodów oraz komputerów i przedmiotów z nimi związanych) traktowane są jako środki niskocenne, co powoduje, że ich wartość jest odpisywana jednorazowo w miesiącu następnym po miesiącu przyjęcia do użytkowania. Takie rozwiązanie oznacza, że spółka zwiększa swoje bieżące koszty, gdyż amortyzacja nie jest rozłożona w czasie. Powoduje to zmniejszenie wyniku finansowego, a tym samym zmniejszenie podatku dochodowego, który spółka musi zapłacić. Wartości tych pozycji są ujawnione w bilansie, rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych (jeśli jest sporządzany metodą pośrednią). Są to rozwiązania dopuszczone w prawie podatkowym, dlatego jest to forma często stosowana przez podmioty gospodarujące. Amortyzacja jest jednym z wielu kosztów, jakie ponosi przedsiębiorstwo. Cechą odróżniającą amortyzację od innych kosztów jest możliwość dość swobodnego kształtowania jej wielkości, co może mieć istotne przełożenie na wynik finansowy. W praktyce najczęściej amortyzacja podatkowa jest równa amortyzacji bilansowej, co wynika najczęściej z wygody, gdyż nie zmusza do prowadzenia podwójnej ewidencji (bilansowej i podatkowej). Konsekwencją stosowania przez spółkę „MatriX” stawek amortyzacyjnych do celów bilansowych innych niż podatkowe jest powstawanie rozbieżności, a przez to konieczność utworzenia rezerw lub aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego. W przypadku wyższej amortyzacji podatkowej niezbędne będzie utworzenie rezerwy na odroczony podatek dochodowy, która skoryguje o przyszły podatek wynik finansowy przedsiębiorstwa. Wartość wspomnianych aktywów czy rezerw jest wykazywana w bilansie odpowiednio po stronie aktywów lub pasywów. Liniowy sposób dokonywania amortyzacji powoduje równomierne rozłożenie kosztów w całym okresie użytkowania danego środka, a przez to równomiernie obciąża wynik finansowy. Inwestycje krótkoterminowe wyceniane są na dzień bilansowy według ceny rynkowej. Oznacza to, że stosowana jest wycena realna, która jest alternatywą do zasady ostrożnej wyceny. Powoduje to, że wartość inwestycji może być wyższa niż cena nabycia. Ma to odzwierciedlenie w bilansie jako zwiększenie się sumy bilansowej. Skutki wzrostu lub obniżenia wartości inwestycji odnoszone są na przychody lub koszty finansowe, co ma wpływ na wartość tych pozycji w rachunku zysków i strat, a tym samym na wynik finansowy. Sposób wyceny jest zawarty w informacji dodatkowej. Rozchód zapasów jest wyceniany według metody FIFO. Jest to spowodowane tym, że spółka na bieżąco obraca zapasami. Ceny rozchodowanych zapasów są zbliżone do cen aktualnie obowiązujących. Zastosowanie tej metody pozwala przedsiębiorstwu na rzeczywiste odzwierciedlenie ponoszonych kosztów. Zapewnia to wierny i rzetelny obraz spółki przedstawiony w sprawozdaniu. Dla zachowania współmierności przychodów i kosztów przychody z wykonania usług nie zakończonych na dzień bilansowy ustala się proporcjonalnie do stopnia zaawansowania usługi, który mierzy się udziałem kosztów poniesionych w całkowitych planowanych kosztach usługi. Poprawność przyjętych metod ustalania stopnia zaawansowania usługi, a także przewidywanych całkowitych kosztów i przychodów z wykonania usługi, są weryfikowane przez menedżerów po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Spowodowane weryfikacją korekty wpływają na wynik finansowy jednostki tego okresu sprawozdawczego, w którym przeprowadzono weryfikację. Przedsiębiorstwo sporządza rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym. Powoduje to, iż w „dodatkowych informacjach i objaśnieniach” musi podać informacje o poniesionych kosztach według rodzajów.

Czy przyjęte zakładowe zasady rachunkowości są odpowiednie dla przedsiębiorstwa „MatriX”? Czy zmiany przepisów prawnych nie spowodują konieczności zmiany obecnie funkcjonujących zasad? Przedsiębiorstwo „MatriX” należy do grupy kapitałowej „TrinitY”, której papiery wartościowe są notowane na urzędowym rynku giełdowym. Jednostka dominująca zobowiązana będzie, zgodnie z Ustawą z dnia 27.08.2004 r. o zmianie rachunkowości oraz o zmianie Ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie, do sporządzania skonsolidowanego sprawozdania finansowego według MSR, począwszy od roku obrotowego rozpoczętego w 2005 roku. Ze względu na przynależność do grupy kapitałowej „TrinitY” przedsiębiorstwo „MatriX” będzie zobowiązane sporządzać sprawozdanie finansowe według MSR dla celów konsolidacyjnych. Oznacza to, że będzie musiało przystosować zakładowe zasady rachunkowości do MSR. Na przykład konieczna będzie zmiana naliczania amortyzacji. W prawie podatkowym istnieje możliwość zaliczania bezpośrednio w koszty składników majątku o wartości do 3500 zł. Przedsiębiorstwo „MatriX” zalicza bezpośrednio w koszty tylko składniki majątku do wartości 500 zł, natomiast od 500 do 3499 zł (z wyjątkiem samochodów oraz komputerów i przedmiotów z nimi związanych) traktowane są jako środki trwałe niskocenne i umarzane jednorazowo w miesiącu następnym po miesiącu przyjęcia ich do używania. MSR 16 „Rzeczowe aktywa trwałe” nie daje możliwości dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego składników rzeczowych aktywów trwałych o niskiej wartości początkowej. Dla spółki lepiej by było, gdyby wartość, którą przyjęli w zakładowych zasadach rachunkowości, była większa dla środków niskocennych. Ponieważ jednak przyjęta wartość jest niska, bo już 500 zł, trzeba będzie dokonywać korekt dla środków, które byłyby amortyzowane. Należy odnaleźć wszystkie te pozycje, które były w całości umarzane w miesiącu następnym po miesiącu przyjęcia ich do użytkowania, i wyznaczyć dla nich okres użytkowania i wartość początkową. Przez to koszty amortyzacji tych środków niskocennych zostaną rozłożone w czasie.

Na podstawie powyższych rozważań stwierdzamy, że istnieje ścisła zależność pomiędzy zakładowymi zasadami rachunkowości a sprawozdaniem finansowym. Przyjęte rozwiązania w zakresie zasad wyceny składników sprawozdania wpływają na wartości tych składników, które zostają odzwierciedlone w wielkościach ukazanych w poszczególnych częściach sprawozdania finansowego. Przedsiębiorstwa powinny stosować takie zakładowe zasady, które odpowiadają specyfice ich działalności oraz specyfice branży, w której funkcjonują. Kryterium wyboru zasad powinno być przedstawienie w sprawozdaniu finansowym wiernego i rzetelnego obrazu podmiotu gospodarującego. Sporządzone na podstawie tych zasad sprawozdanie powinno być prawidłowe, czyli zgodne z obowiązującym prawem bilansowym i wydanymi na jego podstawie przepisami szczegółowymi, rzetelne, czyli zgodne z prawdą materialną, wiernie odzwierciedlające rzeczywistość, oraz jasne, czyli pełne i jednoznaczne, bez wybiegów, upiększeń i zaciemnień przedstawiające informacje o je